Publiceringssidor, utcheckning och publicering

Introduktion
Detta inlägg handlar om publiceringssidor, utcheckning och publicering. Publiceringssidor är en av tre typer av webbsidor du kan skapa i SharePoint 2010. Du kan läsa mer om dessa typer i inlägget Webbsidor som också beskriver hur man skapar nya webbsidor.

Sidor-biblioteket
Alla webbplatser som använder publiceringssidor måste ha ett speciellt bibliotek där publiceringssidorna sparas. Som standard heter detta bibliotek "Sidor" (Pages). "Allt webbplatsinnehåll" (All Site Content), som du når från "Webbplatsåtgärder" (Site Actions), visar biblioteket:

Klickar du på "Sidor" så ser du alla publiceringssidor för hela webbplatsen:

Bilden ovan visar Sidor-biblioteket som det ser ut som standard.

Versionshistorik
Sidor-biblioteket har versionshistorik med huvudversioner och delversioner (utkast) som standardinställning. Läs mer om versionshistorik i ett tidigare inlägg. Standardinställningen är att alla som har skrivrättigheter till en publiceringsida ser delversionerna medan de som endast har läsrättigheter endast ser huvudversioner.

Har du skrivrättigheter till sidor-biblioteket kan du se vilken som är den senaste versionen av en publiceringssida. Gå till biblioteket, klicka på publiceringssidans "öppna-meny" och välj "Visa egenskaper". Du kan också välja att visa hela versionshistoriken.

Den senaste versionen av publiceringssidan ovan är 3.3 men användare med läsrättigheter ser version 3.0.

Utcheckning
Sidor-biblioteket har som standardinställning att "användare måste checka ut dokument innan de kan redigera dem". Läs mer om in- och utcheckning i ett tidigare inlägg. Krav på utcheckning kan skapa en del problem och även om det går att stänga av funktionen så bör den vara påslagen för att undvika att flera personer redigerar samma sida samtidigt.

Du kan se vilka sidor som är utcheckade och av vem genom att gå till sidor-biblioteket.

Utcheckade sidor har en liten pil som pekar nedåt till höger på en grön bakgrund. I exemplet ovan är Sida 2 utcheckad av Systemkontot och Sida 3 är utcheckad till och Homer.

Checka ut en publiceringssida
Det finns flera sätt att checka ut en publiceringssida.

• Alla sidor (som inte redan är utcheckade) kan checkas ut från sidor-biblioteket genom sidans "öppna-meny".
• Du kan checka ut den publiceringssida du befinner dig på genom att klicka på knappen "Checka ut" på fliken "Sida". Ser du inte fliken kan du välja "Visa menyfliksområde" (Show Ribbon) under Webbplatsåtgärder.
• När du väljer "Redigera sida" så checkas sidan automatiskt ut till dig. Är sidan redan utcheckad till någon annan så får du ett felmeddelande att sidan har checkats ut av en annan användare och du kan inte redigera sidan.

Så fort du checkar ut en publiceringssida så skapas en ny delversion av sidan. Den nya delversionen är dock endast tillgänglig för dig. Gör du förändringar på sidan och sedan lämnar sidan så är det endast du som kan se förändringarna. Så fort du checkar in sidan blir den nya delversionen tillgänglig för alla med skrivrättigheter (med standardinställningen). Vill du att alla skall kunna se ändringarna så måste du publicera en huvudversion.

Tänk på att alltid checka in eller publicera publiceringssidor så att du inte låser dem för andra som vill redigera sidan!

Checka in och publicera publiceringssidor
Det finns flera sätt att checka in (skapa en delversion/utkast) en publiceringssida:

• Alla sidor (som du har checkat ut) kan checkas in från sidor-biblioteket genom sidans "öppna-meny" och alternativet "Checka in". Välj därefter "Delversion (utkast)"
• Du kan checka in en publiceringssida du befinner dig på och som du har utcheckad genom att klicka på knappen "Checka in" på fliken "Sida".

Det finns också flera sätt att publicera (skapa en huvudversion) en publiceringssida: 

• Alla sidor (som du har checkat ut) kan publiceras från sidor-biblioteket genom sidans "öppna-meny" och alternativet "Checka in". Välj därefter "Huvudversion (publicera)"
• Du kan publicera en publiceringssida du befinner dig på och som du har utcheckad genom att klicka på knappen "Publicera" på fliken "Publicera".

Checka in sidor som någon annan har checkat ut
Ibland kan man behöva redigera en sida som är utcheckad till en annan användare. Har man tillräcklig behörighet så kan man från sidor-biblioteket checka in webbsidan så att man själv kan checka ut den. Notera dock att användaren som har sidan utcheckad riskerar att förlora förändringar hon har gjort på sidan. Välj dock alltid att checka in sidan snarare än att ignorera utcheckningen. Om den andra användaren har gjort förändringar men sedan lämnat sidan så kommer dessa förändringar med i det första fallet men inte i det andra.

Ett irritationsmoment
Tänk på att alltid checka ut en publiceringssida innan du redigerar webbdelar på sidan. SharePoint kommer att tillåta dig att redigera webbdelar men ge dig ett felmeddelande när du försöker spara inställningen för webbdelen. Du måste då börja om, checka ut sidan och göra förändringarna igen.

-- Peter Jochumzen

Mer om dokumentbibliotek

Arbeta med mappar
Har du många dokument kan du sortera in dem i mappar. Du skapar en mapp i standardvyn för biblioteket genom att klicka på "Ny mapp" (New Folder) under fliken "Dokument":

Ange ett namn på mappen och tryck på "Spara".

Klickar du på mappen så "går du in i mappen" och du kan ladda upp dokument i mappen. Det går bra att skapa "mappar i mappar". För att ta dig upp i hierarkin kan du använda "Navigera upp" knappen

Alternativ till mappar

Det finns bättre sätt att organisera stora dokumentbibliotek än att skapa mappar. Ett alternativ är att skapa en eller flera kolumner för kategorisering av dokumenten. I listan nedan har jag skapat en kolumn av typen Alternativ (Choice (menu to choose from)) som jag kallar "Kategori". Jag valde alternativen "Inlämningsuppgift", "Artikel" och "Föreläsningsanteckning". Därefter ställde jag in kategorin för mina dokument:

Vill en användare nu se exempelvis enbart inlämningsuppgifter så klickar man på den lilla nedåtpekande triangeln på "Kategori":

Väljer vi "Inlämningsuppgifter" så ser vi bara inlämningsuppgifter:

Notera filter-symbolen (en "tratt") bredvid kategori. Filter kan tas bort genom att klicka på tratten och välja "Radera filter i ...". Användaren kan därefter som vanligt klicka på en av kolumnerna för att sortera på just den kolumnen.

Har man många dokument i en kategori kan man exempelvis lägga till en kolumn "Ordning". Har jag exempelvis många föreläsningsanteckningar kan jag låta Ordning ange vilken föreläsning ett dokument hör till så att det blir enkelt för användarna att sortera dokumenten.

En annan fördel med dokumentegenskaper och filter över mappar är att man kan ställa in så att exempelvis "Kategori" tillåter flera val. Ett dokument kan då exempelvis vara både en artikel och en föreläsningsanteckning vilket gör att dokumentet visas båda när biblioteket har filtrerats för att visa föreläsningsanteckningar och när det har filtrerats för att visa artiklar.

Arbeta med Utforskaren

Du kan öppna dokumentbibliotek i utforskaren genom att klicka på "Öppna med utforskaren" (Open with Explorer) på fliken bibliotek:

Det kan finnas flera orsaker till att kontrollen är inaktiverad. Vanligtvis aktiveras kontrollen om du använder Internet Explorer 7 (eller senare) och lägger till webbplatsen i "Tillförlitliga platser".

Trycker du på knappen öppnas dokumentbiblioteket som en "vanlig mapp":

Du kan nu jobba med dokument i biblioteket på samma sätt som du jobbar med filer i en mapp. Lägg till dokument genom att dra dem till mappen, ta bort dokument genom att trycka på "Delete"-knappen. Flytta dokument till och från mappar i biblioteket genom att dra dem dit o.s.v.

En annan möjlighet är att skapa en genväg till dokumentbiblioteket på ditt skrivbord (dra mappen i adressfältet från utforskaren av biblioteket till ditt skrivbord). 

Då kan du enkelt ladda upp ett dokument till biblioteket genom att "dra och släppa" dokumentet på genvägen utan att behöva öppna SharePoint portalen i din webbläsare. Du kan också använda denna möjlighet för att enkelt kopiera eller flytta dokument mellan bibliotek.

Använda Microsoft Outlook

Har du Microsoft Outlook 2007 eller 2010 kan du ansluta dokumentbiblioteket till Outlook. Tryck på "Anslut till Outlook" (Connect to Outlook) på fliken Bibliotek:

Tryck på "Tillåt" två gånger och "Ja" en gång.

Du får nu ett nytt avsnitt i Outlook med alla dina SharePoint listor:

Du ser snabbt om det finns nya dokument i biblioteket som du inte tittat på. Klickar du på en av listorna så visas dokumenten i Outlook och du kan se vilka du har tittat på tidigare (de du inte har öppna har fet stil):

-- Peter Jochumzen

Introduktion till diskussionstavlan

Introduktion

I detta inlägg tittar vi närmare på grundläggande funktionalitet för listan "Diskussionstavla" (Discussion Board). I ett tidigare avsnitt finns en introduktion till listor och bibliotek och hur man skapar dem.

Standardvyn
Alla listor i SharePoint har en standardvy ("Standard View"). När du skapar en diskussionstavla så heter denna vy "Ämne" (men det går att ändra). Bilden visar webbplatsen "Demo" med diskussionstavlan "Min Diskussionstavla" och vyn "Ämne" som den ser utan när allt är standard.

Din standardvy kan se annorlunda ut om er organisation använder en annan mall och/eller om standardvyn har modifierats. Bilden nedan visar standardvyn av en diskussionstavla i Live@Lund (SharePoint portal på Lunds universitet):

Även om mallen är annorlunda så är den högra nedre delen samma (med början från kryssrutan till vänster om "Ämne").

Sammanfattningsvyer
Ofta finns det en eller flera sammanfattningsvyer av en diskussionstavla på andra webbsidor:

Då tar du dig till standardvyn genom att klicka på rubriken "Min Diskussionstavla".

Nytt ämne
Du kan skapa ett nytt ämne på några olika ställen:

• I standardvyn för biblioteket, längst ner i listan över inlägg klickar du på "Lägg till ny diskussion" (Add new discussion).
• I standardvyn, i menyn längst upp klickar du på fliken "Objekt" (Items) och  "Nytt objekt" (New Item).
• Genom att klicka på "Lägg till ny diskussion" i en vy av listan på en webbsida.

I vilket fall får du upp följande:

Formuläret "Nytt objekt" kan se annorlunda ut för dig om listan har konfigurerats. Fyll i ett ämne för ditt inlägg och en brödtext. Tryck därefter på "Spara":

Läsa och svara på inlägg
För att läsa alla inlägg för ett ämne klickar man på rubriken för ämnet:

För att svara på ett inlägg trycker man på "Svara":

Tryck på "Spara" på "Redigera" fliken:

Det finns två vyer som standard för en diskussion kring ett givet ämne i SharePoint: "Otrådad" (som visas ovan) och "Trådad". I en trådad diskussion visas svar på inlägg under och något till höger. Du byter till den trådade vyn genom att klicka på "Otrådad" på "Bläddra-fliken".

Går man tillbaka till ämnesvyn för diskussionstavlan (genom att klicka på "Min Diskussionstavla" på "Bläddra-fliken") så ser man att det nu finns ett svar:

Ta bort inlägg

För att ta bort ett inlägg trycker du på "Visa egenskaper" (View Properties) för inlägget och trycker på "Ta  bort objekt".

När du tar bort ett inlägg så tar du inte automatiskt bort svaren på detta inlägg.

Ta bort ämne
Om du pekar på namnet på ett valfritt ämne och du har en liten triangel som pekar nedåt, så kan du trycka på den och välja "Ta bort objekt" (Delete Item). 

Tar du bort ett ämne så tar du också bort alla svar på inlägget. Inte alla vyer erbjuder denna meny (vyn måste inkludera kolumnen "Rubrik (länk till objekt med redigeringsmeny)" (Title (linked to item with edit menu))). En icke-konfigurerad standardvy erbjuder dock alltid menyn.

Du kan också ta bort ett eller flera ämnen från listans standardvy genom att markera de ämnen du vill ta bort och välja "Ta bort objekt" (Delete item). Du kan markera alla ämnen genom att klicka i kryssrutan till vänster om "Ämne". Ser du inga kryssrutor måste "Tillåt enskilda kryssrutor för objekt" markeras (under "Tabellvy" i vyn, i en icke-konfigurerad standardvy är detta alltid markerat).

Redigera inlägg

Du kan redigera ett inlägg genom att klicka på "Visa egenskaper" och där välja "Redigera objekt":

-- Peter Jochumzen

Introduktion till meddelanden

Introduktion

I detta inlägg tittar vi närmare på grundläggande funktionalitet för listan "Meddelanden" (Announcements). I ett tidigare avsnitt finns en introduktion till listor och bibliotek och hur man skapar dem.

Standardvyn
Alla listor i SharePoint har en standardvy ("Standard View"). När du skapar en meddelandelista så heter denna vy "Alla objekt" (men det går att ändra). Bilden visar webbplatsen "Demo" med meddelandelistan "Mina Meddelanden" och vyn "Alla objekt" som den ser utan när allt är standard.

Din standardvy av en meddelandelista kan se annorlunda ut om er organisation använder en annan mall och/eller om standardvyn har modifierats. Bilden nedan visar standardvyn av en meddelandelista i Live@Lund (SharePoint portal på Lunds universitet):

Även om mallen är annorlunda så är den högra nedre delen i stort sätt samma (med början från kryssrutan till vänster om "Rubrik").

Sammanfattningsvyer
Ofta finns det en eller flera sammanfattningsvyer av en meddelandelista på andra webbsidor:

Då tar du dig till standardvyn genom att klicka på rubriken "Mina Meddelanden".

Nytt meddelande
Du kan skapa ett nytt meddelande på några olika ställen:

• I standardvyn för biblioteket, längst ner i listan över meddelanden klickar du på "Lägg till nytt meddelande" (Add new announcement).
• I standardvyn, i menyn längst upp klickar du på fliken "Objekt" (Items) och  "Nytt objekt" (New Item).
• Genom att klicka på "Lägg till nytt meddelande" i en vy av listan på en webbsida.

I vilket fall får du upp följande:

Formuläret "Nytt objekt" kan se annorlunda ut för dig om listan har konfigurerats. Fyll i en rubrik för ditt meddelande och en brödtext. Vill du att meddelandet automatiskt skall försvinna efter ett visst datum kan du ange det i "Gäller till". Tryck därefter på "Spara":

Ta bort meddelanden

Om du pekar på namnet på ett valfritt meddelande och du har en liten triangel som pekar nedåt, så kan du trycka på den och välja "Ta bort objekt" (Delete Item). 

Inte alla vyer erbjuder denna meny (vyn måste inkludera kolumnen "Rubrik (länk till objekt med redigeringsmeny)" (Title (linked to item with edit menu))). En icke-konfigurerad standardvy erbjuder dock alltid menyn.

Du kan också ta bort ett eller flera meddelanden från listans standardvy genom att markera de meddelanden du vill ta bort och välja "Ta bort objekt" (Delete item):

Du kan markera alla meddelanden genom att klicka i kryssrutan till vänster om "Rubrik". Ser du inga kryssrutor måste "Tillåt enskilda kryssrutor för objekt" markeras (under "Tabellvy" i vyn, i en icke-konfigurerad standardvy är detta alltid markerat).

Redigera meddelanden

Du kan redigera ett meddelande genom att klicka på "Redigera objekt" (Edit Item) i meddelandets redigeringsmeny ("den lilla triangeln"). 

Du kan också markera meddelandet i standardvyn och välja "Redigera objekt" i den övre menyn på fliken "Objekt". För standardmeddelanden kan du redigera rubrik, brödtext och "Gäller till":

Har du lagt till fler kolumner till din meddelandelista kan du redigera dem här också.

-- Peter Jochumzen

Introduktion till dokumentbibliotek

Introduktion

I detta inlägg tittar vi närmare på grundläggande funktionalitet för dokumentbiblioteket. I ett tidigare avsnitt finns en introduktion till listor och bibliotek och hur man skapar dem.

Standardvyn
Alla dokumentbibliotek i SharePoint har en standardvy ("Standard View"). När du skapar ett dokumentbibliotek så heter denna vy "Alla dokument" (men det går att ändra). Bilden visar webbplatsen "Demo" med dokumentbiblioteket "Mitt Dokumentbibliotek" och vyn "Alla dokument" som det ser utan när allt är standard.

Din standardvy av ett dokumentbibliotek kan se annorlunda ut om er organisation använder en annan mall och/eller om standardvyn har modifierats. Bilden nedan visar standardvyn av ett dokumentbibliotek i Live@Lund (SharePoint portal på Lunds universitet):

Även om mallen är annorlunda så är den högra nedre delen samma (med början från kryssrutan till vänster om "Typ").

Sammanfattningsvyer
Ofta finns det en eller flera sammanfattningsvyer av ett dokumentbibliotek på andra webbsidor:

Då tar du dig till standardvyn genom att klicka på rubriken "Mitt Dokumentbibliotek".

Överför dokument
Du kan ladda upp dokument till ditt bibliotek på några olika ställen:

• I standardvyn för biblioteket, längst ner i listan över dokument klickar du på "Lägg till dokument" / "Add document".
• I standardvyn, i menyn längst upp klickar du på "Dokument"/"Documents" och "Överför dokument"/"Upload Document".
• Genom att klicka på "Lägg till dokument" / "Add document" i en vy av biblioteket på en webbsida

I vilket fall får du upp följande:

Formuläret "Överför dokument"/"Upload Document" kan se annorlunda ut för dig. Använder du exempelvis versionshistorik för dokumentbiblioteket så har du också ett avsnitt "Versionskommentar" under "Överför dokument". Ser du inte "Överför flera filer..." så kan det bero på flera saker. Vanligtvis ser du alternativet om du använder Internet Explorer 7 (eller senare) och lägger till webbplatsen i "Tillförlitliga platser".

Tryck på "Bläddra"/"Browse", leta upp ditt dokument och tryck "Öppna"/"Open":

Om du låter "Skriv över befintliga filer" ("Overwrite existing files") vara markerad och du redan har ett dokument med samma "Namn" ("Name") i biblioteket ("Dokument 1.pdf" i mitt exempel) så kommer ditt existerande dokument att skrivas över utan någon bekräftelse. Avmarkerar du detta alternativ får du däremot ett felmeddelande om du försöker ladda upp en fil med samma namn.

Trycker du på OK i ett dokumentbiblioteket som är helt standard så laddas ditt dokument upp:

Har du däremot konfigurerat biblioteket och exempelvis lagt till en ny kolumn så får du möjlighet att ange dokumentets egenskaper (dess "metadata") först:

Här kan du exempelvis ange vilken kategori dokumentet tillhör. Har du inte konfigurerat vyerna för biblioteket så visas "Namn" men inte "Rubrik" (Title) och du kan då låta rubrik vara tom. Notera också att du i detta formulär kan byta namn på ditt dokument. Tryck på spara:

Ta bort dokument

Om du pekar på namnet på ett valfritt dokument och du har en liten triangel som pekar nedåt, så kan du trycka på den och välja "Ta bort" (Delete). 

Inte alla vyer erbjuder denna meny (vyn måste inkludera kolumnen "Namn (länk till dokument med redigeringsmeny)" (Name (linked to document with edit menu))). En icke-konfigurerad standardvy erbjuder dock alltid menyn.

Du kan också ta bort ett eller flera dokument från bibliotekets standardvy genom att markera de dokument du vill ta bort och välja "Ta bort dokument" (Delete document):

Du kan markera alla dokument genom att klicka i kryssrutan till vänster om "Typ". Ser du inga kryssrutor måste "Tillåt enskilda kryssrutor för objekt" markeras (under "Tabellvy" i vyn, i en icke-konfigurerad standardvy är detta alltid markerat).

Redigera dokumentets egenskaper (metadata)

Du kan redigera ett dokuments egenskaper genom att klicka på "Redigera egenskaper" (Edit Properties) i dokumentets redigeringsmeny ("den lilla triangeln"). 

Du kan också markera dokumentet i standardvyn och välja "Redigera egenskaper" i den övre menyn under "Dokument". I ett standardbibliotek kan du redigera dokumentets namn och rubrik (rubrik syns inte om du inte konfigurerar egna vyer).

Har du lagt till fler kolumner kan du redigera dem här också.

För mer avancerade dokumentbiblioteksfunktioner kan du läsa Mer om dokumentbibliotek.
-- Peter Jochumzen

Listor och bibliotek: godkännande, versionshistorik, utcheckning, schemaläggning och klassificering

Introduktion

I detta inlägg tittar vi på följande funktioner för listor och bibliotek:

• ”Godkännande av innehåll”. En person skapar ett nytt objekt medan en annan kan godkänna eller avvisa objektet. Inställningar kan göras så att endast godkända objekt visas i listan.
• ”Versionshistorik”. SharePoint kan hålla reda på versioner av objekt (dokument, webbsidor, m.m.) och man kan återställa äldre versioner.
• ”Checka ut och checka in objekt”. Om man redigerar ett objekt så kan man checka ut det vilket förhindrar andra från att redigera samma objekt (endast bibliotek).
• ”Schemaläggning av objekt”. Man kan schemalägga när objekten i ett bibliotek skall visas (endast bibliotek). 
• ”Klassificeringsinställningar”. Låter användarna klassificera objekt i en lista genom att välja ett antal stjärnor. Användbart om man snabbt vill få återkoppling från användarna.

Godkännande av innehåll

Du bestämmer om listan skall använda sig av denna funktion i avsnittet ”Godkännande av innehåll” (Content Approval) som du hittar på sidan ”Versionsinställningar” (Versioning Settings) som du når från listan/bibliotekets ”Inställningar”.

Denna del fungerar identiskt för listor och bibliotek. Standardinställningen för de flesta listor/bibliotek är ”Nej”. Följande händer när man kräver godkännande av innehåll

• Två av listans kolumner som tidigare varit dolda blir synliga (alla listor/bibliotek har dessa kolumner):
• ”Godkännandestatus” (Approval Status) med alternativen ”Godkänd” (Approved), ”Avvisad” (Rejected), ”Väntande” (Pending), ”Utkast” (Draft) och ”Schemalagd” (Scheduled).
• ”Kommentar av godkännare” (Approver Comments) för fritext.
• Två nya vyer skapas ”Mina skickade objekt” (My submissions) och ”Godkänn/neka objekt” (Approve/reject Items) som grupperar objekten efter godkännandestatus.
• ”Godkännandestatus” läggs till i de flesta existerande vyer för listan.
• En användare som skapar ett nytt objekt får följande information

• När ett nytt objekt skapas får det automatiskt status ”Väntande”. Objektet är då synligt för den som har skapat objektet och alla som har behörigheten ”Godkänn objekt”, som exempelvis ingår i behörighetsnivån ”Godkänna” (Approve) men inte i ”Delta” (Contribute).
• Alla med behörigheten ”Godkänn objekt” kan få upp formuläret ”Godkänn/avvisa” (genom objektets rullgardinsmeny eller genom knappen på menyfliken Objekt). Här kan man ändra status till något av ”Godkänt”, ”Avvisat” och ”Väntande” och skriva en kommentar. Alternativen ”Utkast” och ”Schemalagd” beskrivs längre ner.

• Om objektet har status ”Avvisad” så syns det fortfarande för den som skapade objektet. När objektet redigeras så ändras status till ”Väntande” igen.
• När objektet har status ”Godkänd” så syns det för alla.

Versionshistorik

Du bestämmer om listan skall använda sig av denna funktion i avsnittet ”Versionshistorik för Dokument” (Document Version History) som du också hittar på sidan ”Versionsinställningar”. Här bestämmer du också antalet versioner som skall sparas. Versionshistorik skiljer sig något mellan listor och bibliotek. Listor kan ha en enklare versionshantering där en ny version skapas varje gång objektet redigeras. Bibliotek kan ha en mer avancerad versionshantering med huvudversioner och delversioner.

Bibliotek:

Lista:

Versionshistorik, lista

Följande händer när du slår på versionshistorik för en lista:

• När du redigerar objektet ser du vilken version som är den senaste

• När du har redigerat ett objekt och trycker på ”Spara” så skapas en ny version av objektet (version 3.0 blir 4.0 o.s.v.). Utan versionshistorik skriver SharePoint över existerande objekt.
• Kolumnen ”Version” håller reda på vilken som är den senaste versionen av objektet. Utan versionshistorik är version alltid lika med ”1.0”.
• Har du angett ett värde för ”Ange om du vill begränsa antalet versioner som ska behållas:” så raderas automatiskt den äldsta versionen när du skapar en ny version. Har du exempelvis ställt in den till ”3” så sparas tre gamla versioner plus den aktuella versionen (alltså totalt fyra).
• Knappen ”Versionshistorik” på menyfliken objekt aktiveras och alternativet läggs också till objektets rullgardinsmeny för kolumnen Rubrik. Alternativet leder till följande formulär:

• Varje version har en meny med alternativen ”Visa”, ”Återställ” och ”Ta bort”. ”Ta bort” flyttar versionen till papperskorgen men numrerar inte om de andra versionerna. ”Återställ version” skapar en ny version av objektet med de värden som gäller för det objekt du återställer. Inga versioner raderas således när du återställer ett objekt (så länge du inte har begränsat antalet versioner).
• Det finns två speciella behörigheter relaterade till versionshistorik: ”Visa versioner” och ”Ta bort versioner”. Båda ingår exempelvis i ”Delta”, den första i ”Läsa” och ingen i ”Begränsad åtkomst”.

Versionshistorik, bibliotek

Bibliotek med huvudversioner fungerar i princip som listor. Överför du ett dokument med samma namn som ett existerande dokument och inte avmarkerar ”Lägg till som en ny version i befintliga filer” så skapas en ny version av dokumentet. Detsamma sker om du redigerar exempelvis ett Worddokument eller ändrar någon metadata för ett dokument.

För bibliotek med delversioner ökar versionsnummert med 0.1 när dokumentet ändras (nyskapade dokument får versionsnummer 0.1). Med delversioner finns alternativet ”publicera en huvudversion” som exempelvis gör en version 1.3 till 2.0. Huruvida delversioner syns för andra användare beror på inställningen i ”Säkerhet för utkastobjekt” (se nedan).

Om ett bibliotek använder både godkännande av innehåll och delversioner så kommer ”Godkännandestatus” att vara lika med ”Utkast” (Draft) så länge det senaste objektet är en delversion. För att kunna godkänna eller avvisa ett objekt måste det först ”Publiceras som en huvudversion” (varvid ”Godkännandestatus” blir ”Väntande”). Först när objektet är godkänt får det ett nytt huvudversionsnummer. Nya objekt i ett sådant bibliotek måste alltså först publiceras och godkännas innan det syns för alla.

Säkerhet för utkastobjekt

Säkerhet för utkastobjekt (Draft Item Security) bestämmer vem som ser utkast, alltså objekt som inte är godkända eller som är en delversion.

Avsnittet fungerar på samma sätt i listor och i bibliotek (för listor är det endast ”inte godkända objekt” som kan vara utkast).

Checka ut objekt

Alla bibliotek (men inte listor) har funktionalitet för att checka ut och checka in objekt. När ett objekt är utcheckat så kan ingen annan än den som checkat ut objektet redigera det (alla kan fortfarande läsa objektet). Denna funktionalitet behöver aldrig slås på (och kan inte heller avaktiveras).

Man checkar ut ett objekt i ett bibliotek genom att välja ”Checka ut” i objektets rullgardinsmeny eller genom knappen ”Checka ut” på menyfliken Dokument. Ett utcheckat objekt har en särskild symbol med en pil ner till höger:

Om man arbetar med ut- och incheckning av objekt så är kolumnen ”Utcheckat till” mycket användbar.

För att ge andra möjlighet att redigera objektet måste man antingen checka in objektet eller välja ”ignorera utcheckning”. Checkar man in ett objekt så sparas de förändringar man har gjort medan de ignoreras om man väljer ”ignorera utcheckning”. Har man versionshistorik påslagen får man också bestämma om man vill skapa en ny delversion, en ny huvudversion eller skriva över den aktuella delversionen. En användare som har behörigheten ”Ignorera utcheckning” kan checka in och ignorera utcheckning av objekt som är utcheckade av andra användare.

Kräv utcheckning

Man kan ställa in ”Kräv utcheckning” (Require Check Out) på sidan ”Versionsinställningar”.

Om den är ”Ja” så får du frågan ”Du måste checka ut det här objektet innan du kan göra ändringar. Vill du checka ut objektet nu?”. Detta är användbart om man vill förhindra att två personer redigerar samma objekt (exempelvis en webbsida) samtidigt. Om den är ”Nej” så kan du få en konflikt när du sparar. Exempelvis ges följande meddelande vid ”Konflikt vid spara” för ett wiki-sidbibliotek:

Schemaläggning av objekt

Om du vill kunna schemalägga objekt så att de bara syns under en viss period så måste webbplatssamlingens funktion ”Infrastruktur för SharePoint Server-publicering” (SharePoint Server Publishing Infrastructure) vara aktiverad. Det gör du genom länken ”Webbplatssamlingens funktioner” på den översta webbplatsens ”Webbplatsinställningar”.

Du har då en länk ”Hantera schemaläggning av objekt” under ”Allmänna inställningar” på bibliotekets sida för inställningar. För att kunna ”Aktivera schemaläggning av objekt i den här listan” måste både huvud- och delversioner (utkast) samt godkännande av innehåll först aktiveras.

Efter aktivering lägger du till webbplatskolumnerna ”Schemalagt startdatum” och ”Schemalagt slutdatum” till biblioteket och därefter kan du schemalägga dokumentet eller webbsidan.

Alla schemalagda objekt har "Godkännandestaus" lika med "Schemalagd".

Klassificering

Vill du tillåta klassificering av objekt så gör du det genom ”Klassificeringsinställningar” (Rating settings) som du hittar på sidan för inställningar för listan.

När du aktiverar klassificering så synliggörs ytterligare två kolumner i listan ”Klassificering (0-5)” som innehåller medelvärde för alla klassificeringar som har angetts och ”Antal klassificeringar”.

Användarna klassificerar objektet genom att trycka på någon av stjärnorna.

-- Peter Jochumzen