Har du många dokument kan du sortera in dem i mappar. Du skapar en mapp i standardvyn för biblioteket genom att klicka på "Ny mapp" (New Folder) under fliken "Dokument":
Ange ett namn på mappen och tryck på "Spara".
Klickar du på mappen så "går du in i mappen" och du kan ladda upp dokument i mappen. Det går bra att skapa "mappar i mappar". För att ta dig upp i hierarkin kan du använda "Navigera upp" knappen
Alternativ till mappar
Det finns bättre sätt att organisera stora dokumentbibliotek än att skapa mappar. Ett alternativ är att skapa en eller flera kolumner för kategorisering av dokumenten. I listan nedan har jag skapat en kolumn av typen Alternativ (Choice (menu to choose from)) som jag kallar "Kategori". Jag valde alternativen "Inlämningsuppgift", "Artikel" och "Föreläsningsanteckning". Därefter ställde jag in kategorin för mina dokument:
Vill en användare nu se exempelvis enbart inlämningsuppgifter så klickar man på den lilla nedåtpekande triangeln på "Kategori":
Väljer vi "Inlämningsuppgifter" så ser vi bara inlämningsuppgifter:
Notera filter-symbolen (en "tratt") bredvid kategori. Filter kan tas bort genom att klicka på tratten och välja "Radera filter i ...". Användaren kan därefter som vanligt klicka på en av kolumnerna för att sortera på just den kolumnen.
Har man många dokument i en kategori kan man exempelvis lägga till en kolumn "Ordning". Har jag exempelvis många föreläsningsanteckningar kan jag låta Ordning ange vilken föreläsning ett dokument hör till så att det blir enkelt för användarna att sortera dokumenten.
En annan fördel med dokumentegenskaper och filter över mappar är att man kan ställa in så att exempelvis "Kategori" tillåter flera val. Ett dokument kan då exempelvis vara både en artikel och en föreläsningsanteckning vilket gör att dokumentet visas båda när biblioteket har filtrerats för att visa föreläsningsanteckningar och när det har filtrerats för att visa artiklar.
Arbeta med Utforskaren
Du kan öppna dokumentbibliotek i utforskaren genom att klicka på "Öppna med utforskaren" (Open with Explorer) på fliken bibliotek:
Det kan finnas flera orsaker till att kontrollen är inaktiverad. Vanligtvis aktiveras kontrollen om du använder Internet Explorer 7 (eller senare) och lägger till webbplatsen i "Tillförlitliga platser".
Trycker du på knappen öppnas dokumentbiblioteket som en "vanlig mapp":
Du kan nu jobba med dokument i biblioteket på samma sätt som du jobbar med filer i en mapp. Lägg till dokument genom att dra dem till mappen, ta bort dokument genom att trycka på "Delete"-knappen. Flytta dokument till och från mappar i biblioteket genom att dra dem dit o.s.v.
En annan möjlighet är att skapa en genväg till dokumentbiblioteket på ditt skrivbord (dra mappen i adressfältet från utforskaren av biblioteket till ditt skrivbord).
Då kan du enkelt ladda upp ett dokument till biblioteket genom att "dra och släppa" dokumentet på genvägen utan att behöva öppna SharePoint portalen i din webbläsare. Du kan också använda denna möjlighet för att enkelt kopiera eller flytta dokument mellan bibliotek.
Använda Microsoft Outlook
Har du Microsoft Outlook 2007 eller 2010 kan du ansluta dokumentbiblioteket till Outlook. Tryck på "Anslut till Outlook" (Connect to Outlook) på fliken Bibliotek:
Tryck på "Tillåt" två gånger och "Ja" en gång.
Du får nu ett nytt avsnitt i Outlook med alla dina SharePoint listor:
Du ser snabbt om det finns nya dokument i biblioteket som du inte tittat på. Klickar du på en av listorna så visas dokumenten i Outlook och du kan se vilka du har tittat på tidigare (de du inte har öppna har fet stil):
-- Peter Jochumzen
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar