Publiceringssidor, utcheckning och publicering

Introduktion
Detta inlägg handlar om publiceringssidor, utcheckning och publicering. Publiceringssidor är en av tre typer av webbsidor du kan skapa i SharePoint 2010. Du kan läsa mer om dessa typer i inlägget Webbsidor som också beskriver hur man skapar nya webbsidor.

Sidor-biblioteket
Alla webbplatser som använder publiceringssidor måste ha ett speciellt bibliotek där publiceringssidorna sparas. Som standard heter detta bibliotek "Sidor" (Pages). "Allt webbplatsinnehåll" (All Site Content), som du når från "Webbplatsåtgärder" (Site Actions), visar biblioteket:

Klickar du på "Sidor" så ser du alla publiceringssidor för hela webbplatsen:

Bilden ovan visar Sidor-biblioteket som det ser ut som standard.

Versionshistorik
Sidor-biblioteket har versionshistorik med huvudversioner och delversioner (utkast) som standardinställning. Läs mer om versionshistorik i ett tidigare inlägg. Standardinställningen är att alla som har skrivrättigheter till en publiceringsida ser delversionerna medan de som endast har läsrättigheter endast ser huvudversioner.

Har du skrivrättigheter till sidor-biblioteket kan du se vilken som är den senaste versionen av en publiceringssida. Gå till biblioteket, klicka på publiceringssidans "öppna-meny" och välj "Visa egenskaper". Du kan också välja att visa hela versionshistoriken.

Den senaste versionen av publiceringssidan ovan är 3.3 men användare med läsrättigheter ser version 3.0.

Utcheckning
Sidor-biblioteket har som standardinställning att "användare måste checka ut dokument innan de kan redigera dem". Läs mer om in- och utcheckning i ett tidigare inlägg. Krav på utcheckning kan skapa en del problem och även om det går att stänga av funktionen så bör den vara påslagen för att undvika att flera personer redigerar samma sida samtidigt.

Du kan se vilka sidor som är utcheckade och av vem genom att gå till sidor-biblioteket.

Utcheckade sidor har en liten pil som pekar nedåt till höger på en grön bakgrund. I exemplet ovan är Sida 2 utcheckad av Systemkontot och Sida 3 är utcheckad till och Homer.

Checka ut en publiceringssida
Det finns flera sätt att checka ut en publiceringssida.

• Alla sidor (som inte redan är utcheckade) kan checkas ut från sidor-biblioteket genom sidans "öppna-meny".
• Du kan checka ut den publiceringssida du befinner dig på genom att klicka på knappen "Checka ut" på fliken "Sida". Ser du inte fliken kan du välja "Visa menyfliksområde" (Show Ribbon) under Webbplatsåtgärder.
• När du väljer "Redigera sida" så checkas sidan automatiskt ut till dig. Är sidan redan utcheckad till någon annan så får du ett felmeddelande att sidan har checkats ut av en annan användare och du kan inte redigera sidan.

Så fort du checkar ut en publiceringssida så skapas en ny delversion av sidan. Den nya delversionen är dock endast tillgänglig för dig. Gör du förändringar på sidan och sedan lämnar sidan så är det endast du som kan se förändringarna. Så fort du checkar in sidan blir den nya delversionen tillgänglig för alla med skrivrättigheter (med standardinställningen). Vill du att alla skall kunna se ändringarna så måste du publicera en huvudversion.

Tänk på att alltid checka in eller publicera publiceringssidor så att du inte låser dem för andra som vill redigera sidan!

Checka in och publicera publiceringssidor
Det finns flera sätt att checka in (skapa en delversion/utkast) en publiceringssida:

• Alla sidor (som du har checkat ut) kan checkas in från sidor-biblioteket genom sidans "öppna-meny" och alternativet "Checka in". Välj därefter "Delversion (utkast)"
• Du kan checka in en publiceringssida du befinner dig på och som du har utcheckad genom att klicka på knappen "Checka in" på fliken "Sida".

Det finns också flera sätt att publicera (skapa en huvudversion) en publiceringssida: 

• Alla sidor (som du har checkat ut) kan publiceras från sidor-biblioteket genom sidans "öppna-meny" och alternativet "Checka in". Välj därefter "Huvudversion (publicera)"
• Du kan publicera en publiceringssida du befinner dig på och som du har utcheckad genom att klicka på knappen "Publicera" på fliken "Publicera".

Checka in sidor som någon annan har checkat ut
Ibland kan man behöva redigera en sida som är utcheckad till en annan användare. Har man tillräcklig behörighet så kan man från sidor-biblioteket checka in webbsidan så att man själv kan checka ut den. Notera dock att användaren som har sidan utcheckad riskerar att förlora förändringar hon har gjort på sidan. Välj dock alltid att checka in sidan snarare än att ignorera utcheckningen. Om den andra användaren har gjort förändringar men sedan lämnat sidan så kommer dessa förändringar med i det första fallet men inte i det andra.

Ett irritationsmoment
Tänk på att alltid checka ut en publiceringssida innan du redigerar webbdelar på sidan. SharePoint kommer att tillåta dig att redigera webbdelar men ge dig ett felmeddelande när du försöker spara inställningen för webbdelen. Du måste då börja om, checka ut sidan och göra förändringarna igen.

-- Peter Jochumzen