Introduktion till listor och bibliotek

Om listor och bibliotek
Listor och bibliotek är, näst efter webbplatser, de viktigaste begreppen i SharePoint. Listor och bibliotek är såpass likartade resurser i SharePoint att de kan behandlas tillsammans. Du kan tänka på en lista som en tabell med ett antal rader och kolumner. Raderna i en lista kallas vanligtvis för objekt (items). Det kan exempelvis vara en lista med namn och telefonnummer. Ett bibliotek är en lista där varje objekt är en binär fil, exempelvis ett Word-dokument, en pdf-fil, en bild eller en film.

Bibliotek liknar listor eftersom de också kan ha kolumner - dessa kallas då ofta för "metadata" för objektet. Exempel på metadata är vem som skapat dokumentet, när det skapades o.s.v. Listor liknar bibliotek eftersom att man kan bifoga en eller flera binära filer till objekt i en lista. Likheterna är alltså stora och det är inte alltid enkelt att avgöra vilken av dem man skall använda.

En princip man kan följa är att

• använda bibliotek om den binära filen är fokus för objektet och där alla kolumner beskriver något om filen
• använda en lista om det är datan i kolumnera som är i fokus. 

Studenters inlämningsuppgifter hanteras exempelvis bäst av ett dokumentbibliotek medan information om huvudstäder (stadens namn, land, folkmängd m.m.) hanteras bäst i en lista, även om du till objekten bifogar en bild på staden.

Mallar
Precis som för webbplatser måste listor och bibliotek skapas utifrån en mall. När du installerar SharePoint får du med ett antal mallar men du kan också skapa egna. Några exempel på mallar:

• Dokumentbibliotek (Document Library)
• Bildbibliotek (Picture Library)
• Länkar (Links)
• Kalender (Calendar)
• Meddelanden (Announcements)
• Anpassad lista (Custom List) - för att bygga upp en egen lista från grunden.
• Diskussionstavla (Discussion Board)
• Undersökning (Survey)

De två översta är bibliotek medan resten är listor.

Alla listor och bibliotek tillhör alltid en (och endast en) specifik webbplats. Innan du arbetar med en lista eller ett bibliotek måste du alltså navigera till rätt webbplats. Även om listor och bibliotek formellt tillhör en webbplats så går det att visa innehållet från dem på en annan webbplats även om det inte är lika enkelt som att visa innehållet på samma webbplats. Objekt i bibliotek som tillhör webbplatssamlingen är enkelt tillgängliga för alla webbplatser i samlingen.

När du skapar en ny webbplats så skapas automatiskt ett antal listor och bibliotek. Precis vilka som skapas beror på vilken webbplatsmall du använder. Den enda webbplatsmallen som inte skapar någon lista eller bibliotek är "Tom webbplats" (Blank Site). Skapar du exempelvis en ny webbplats på mallen Gruppwebbplats (Team Site) så skapas åtta listor och bibliotek.

Hantera listor och bibliotek
Eftersom listor och bibliotek alltid tillhör en specifik webbplats måste du befinna dig på rätt webbplats för att se, skapa och ta bort listor och biblioteket. Det finns tre bra sidor för varje webbplats för att hantera listor och biblioteket i SharePoint:

• Allt Webbplatsinnehåll
• Webbplatsinnehåll och struktur
• Webbplatsbibliotek och listor

Allt webbplatsinnehåll
"Allt webbplatsinnehåll" är indelad i sju avsnitt, två för bibliotek, tre för listor, ett för webbplatser och ett för papperskorgen:

• Dokumentbibliotek. Innehåller alla bibliotek utom de skapade med mallen Bildbibliotek (Picture Library).
• Bildbibliotek. Innehåller alla bibliotek skapade med mallen Bildbibliotek (Picture Library)
• Listor. Innehåller alla listor utom de skapade med mallarna Diskussionstavla (Discussion Board) eller Undersökning (Survey).
• Diskussionstavlor. Innehåller alla listor skapade med mallen Diskussionstavla (Discussion Board).
• Undersökningar. Innehåller alla listor skapade med mallen Undersökning (Survey).
• Webbplatser och arbetsytor. Visar alla underwebbplatser till den aktuella webbplatsen.
• Papperskorgen. Har du exempelvis råkat ta bort ett objekt från en lista så hittar du den här och du kan återställa objektet.

Vill du skapa en ny lista eller eller bibliotek så trycker du på "Skapa" långt uppe på sidan. Det går dock inte att ta bort listor eller bibliotek från denna sida.

Webbplatsbibliotek och listor
"Webbplatsbibliotek och listor" når du genom att klicka på "Webbplatsbibliotek och listor" (Site libraries and lists) under rubriken "Webbplatsadministration" (Site Administration) från "Webbplatsinställningar". Sidan har adressen "_layouts/mcontent.aspx" (exempelvis http://sharepoint/_layouts/mcontent.aspx).

Här ser du enbart webbplatsens listor och bibliotek och klickar du på länken kan du anpassa dem. Du kan också skapa nya listor och bibliotek härifrån genom "Skapa nytt innehåll" (Create new content).

Webbplatsinnehåll och struktur
"Webbplatsinnehåll och struktur" (Site Content and Structure) visar alla webbplatser, bibliotek och listor för en hel webbplatssamling. Vänster kolumn visar allt detta innehåll i en trädstruktur medan höger kolumn visar innehåll för ett objekt du har valt i vänster kolumn.

Allra längst upp ligger webbplatssamlingens översta webbplats (se "Om webbplatser i SharePoint 2010"). Under denna kommer först alla dess underwebbplatser (i bokstavsordning) och därefter alla listor och bibliotek (i bokstavsordning - av någon anledning gäller dock inte detta för den översta webbplatsen). Öppnar du upp en underwebbplats (genom att klicka på dess plus-tecken) så har den samma struktur.

Bilderna i vänster kolumn bestäms nästan alltid av vilken mall som använts för att skapa webbplatsen, listan eller biblioteket. Nedan ser du de fyra symboler som används för webbplatser och ett urval av symboler för listor och bibliotek:

Den fjärde symbolen är lite speciell - den visar att webbplatsen använder sig av SharePoint Server-publicering (som beskrivs i ett annat inlägg) även om webbplatsen är skapad med exempelvis mallen Gruppwebbplats. Bilden ovan visar bara de vanligaste list- och dokumentsymbolerna. En fullständig lista ser du när du skapar en ny lista eller ett bibliotek.

• Du kan navigera till en webbplats, lista eller bibliotek genom att föra musen över namnet så att det bildas en rullgardinsmeny och välja "Öppna länk i nytt fönster" (Open Link in New Window).
• Du kan ta bort en webbplats, lista eller bibliotek genom att i samma meny välja "Ta bort" (vissa objekt går dock inte att ta bort och då saknas alternativet).
• Du kan skapa en webbplats, lista eller bibliotek genom att i högra kolumnen trycka på "Nytt" (New) och "Webbplats" (Site) eller "Lista" (List). Denna länk tar dig underligt nog till webbsidan "Skapa" även om Silverlight är installerad. Du kan bara skapa dessa objekt om en webbplats är markerad i vänster kolumn - det går inte att skapa en webbplats eller en lista under en annan lista.

Skapa en ny lista eller ett bibliotek
Listor och biblioteket skapas genom Silverlight formuläret "Skapa" (Create). Är inte Silverlight installerat så skapas dem från webbsidan "Skapa" som finns på "_layouts/create.aspx" på webbplatsen (exempelvis http://sharepoint/_layouts/create.aspx). På båda ställen kan du skapa inte bara listor och bibliotek utan också webbplatser och webbsidor (behandlas i ett annat inlägg).

Du når "Skapa" från någon av sidorna som diskuterats ovan ("Allt Webbplatsinnehåll", "Webbplatsinnehåll och struktur" och "Webbplatsbibliotek och listor") eller genom att trycka på Webbplatsåtgärder (Site Settings), Fler alternativ (More Options).

1. Välj "Lista" eller "Bibliotek" samt "Alla Kategorier" i vänster kolumn
2. Välj en av mallarna i mellersta kolumnen (du ser en kort beskrivning överst i högra kolumnen)
3. Ange ett namn och tryck på Skapa (Create)

Ta bort en lista eller ett bibliotek

1. Gå till listan eller biblioteket från "Allt webbplatsinnehåll"
2. Välj Bibliotek under Biblioteksverktyg (Library Tools) eller motsvarande (exempelvis Lista under Listverktyg)
3. Tryck på "Inställningar för bibliotek" (eller lista, kalender eller vad det nu är)
4. Tryck på "Ta bort bibliotek" i mellersta kolumnen
5. Trycker du OK så flyttas den till papperskorgen och du kan återställa den om du vill.

Ett enklare sätt att ta bort en list är genom "Webbplatsinnehåll och struktur" som beskrivs ovan.

Inställningar för listor och bibliotek
Alla listor och bibliotek har en sida för inställningar kallad "Inställningar för Lista" (List Settings), "Inställningar för Dokumentbibliotek" (Document Library Settings) eller motsvarande.

Du når sidan enklast från "Webbplatsbibliotek och listor". I de flesta fall når du också inställningarna från "Allt webbplatsinnehåll" genom att klicka på listan/biblioteket, trycka på Lista/Bibliotek under Listverktyg/Biblioteksverktyg, Inställningar och Inställningar för lista/bibliotek.

- Peter Jochumzen