Arbeta med kolumner

Skapa kolumner
För att skapa en ny kolumn till en lista eller bibliotek så går man till "Skapa kolumn" (Create Column) som du når från menyfliken "Lista"/"Bibliotek"/"Kalender" genom att trycka på knappen "Skapa kolumn" i området "Hantera vy". Man når den också från "Inställningar för lista/bibliotek".

I den första delen av "Skapa kolumn" skall man ange "Namn och typ" och det finns 13 olika typer man kan välja mellan.

Den andra delen av "Skapa kolumn" heter "Ytterligare kolumninställningar" (Additional Column Settings). Vilka kontroller som finns i detta avsnitt beror på vilket val du gör i det första avsnittet. Den tredje och sista delen heter "Kolumnverifiering" (Column Validation). Den används för att ange regler för att inmatningen skall accepteras.

Enskild rad med text
En "Enskild rad med text" (Single line of text) låter användarna mata in text i ett fält. Bilden visar två kolumner som använder denna typ:

Väljer man "Enskild rad med text" så ser den andra delen ut såhär:

• Klickar du "Ja" för "Unika värden" så får du inte lägga till två objekt i listan med samma värden för denna kolumn. 
• "Standardvärde" anger text som skall synas när användaren skapar ett nytt objekt. Standardvärdet blir bara ett förslag, användaren kan ta bort texten eller redigera den innan objektet skapas.
• Standardvärdet kan också vara ett "Beräknat värde". Då måste du i stället ange en formel i textfältet. Anger du exempelvis
         =Me & " on a fine " & TEXT(WEEKDAY(Today), "dddd")
  i fältet så blir standardvärdet typ "Peter Jochumzen on a fine Sunday". Mer om formler nedan.

Den tredje delen är "Kolumnverifiering" (Column Validation). Den ser ut på samma sätt oavsett val av kolumntyp.

Man anger en formel som måste ge värdet sant för att användaren skall få spara objektet. Om din kolumn heter "Min kolumn" kan man exempelvis skriva (längden av innehållet i kolumnen måste vara större än 4):
      =Len(Min kolumn)>4
I användarmeddelandet kan man skriva "Du måste skriva in minst fem tecken!". Mer om formler nedan.

Flera rader med text

"Beskrivning av huvudstaden" är av typen "Flera rader med text" (Multiple lines of text):

Ytterligare kolumninställningar för denna typ är enkla:

Alternativ

Med kolumntypen "Alternativ" (Choice (menu to choose from)) kan användaren välja mellan ett antal alternativ som skapas tillsammans med kolumnen:

Ytterligare kolumninställningar är även här enkel:

Använder du "beräknat värde" så måste formeln resultera i någon av strängarna i listan över alternativ.

Tal

Kolumntypen "Tal" (Number) är också självförklarande (Landets befolkning i miljoner):

Kolumntypen förhindrar att användare skriver in text i fältet. Ytterligare kolumninställningar:

Valuta

Kolumntypen "Valuta" används för att mata in belopp. När kolumnen skapas anger man ett "Valutaformat". Anger man exempelvis "123.456,00 kr (Sverige)" så formateras alla belopp enligt denna princip. Matar användaren in "1440" så kommer kolumnen att visa "1.440,00 kr". För att få rätt formatering måste "Språk" vara inställt på Svenska på sidan "Nationella inställningar" (som du når från Webbplatsinställningar).

Datum och tid

I "Datum- och tidsformat:" anger man om kolumnen skall innehålla bara datum eller datum och tid. Kolumner av denna typ ger användarna en kalender varifrån de kan välja ett datum (det går också att skriva in ett datum direkt i fältet). Visar kolumnen även tid så matar användarna in tid med två nedrullningsbara menyer (minuter kan bara anges som 00, 05, 10 o.s.v)

Uppslag

Med kolumnen "Uppslag" (Lookup) så kan användare välja från objekt i en annan lista. Säg exempelvis att du har en lista "artiklar"

Du vill nu göra en lista "Föreläsningar" där en av kolumnerna är "Artiklar" som anger vilken eller vilka artiklar som skall gås igenom på föreläsningen. Du vill naturligtvis inte mata in all information om artikeln igen i den nya listan. Då kan man koppla kolumnen "Artiklar" till kolumnen "Rubrik" i listan "Artiklar":

Artiklarna i listan "Föreläsningar" länkar nu direkt till objektet så att studenterna kan få mer information om artikeln. När man skapar en Uppslagskolumn har man följande val för kolumninställningar:

Det går att visa flera kolumner i den aktuella listan (föreläsningar) från mållistan (artiklar) - man klickar bara i de man vill visa. Om man inte klickar i "Tvinga relationsbeteende" (Enforce relationship behavior) så förblir kolumnerna orelaterade. Man kan då ta bort en artikel även om det finns en referens till den i Föreläsningar (den försvinner då helt enkelt från listan Föreläsningar). Klickar man i "Tvinga relationsbeteende" så får man välja mellan "Begränsa borttagning" och "Borttagning av relaterade". 

• "Begränsa borttagning". Med detta alternativet kan man inte ta bort artiklar som det finns referenser till 
• "Borttagning av relaterade". Om man tar bort en artikel så tas alla föreläsningar som refererar till denna artikeln också bort. 

Tvingat relationsbeteende kan dock inte användas om uppslag tillåter flera värden från mållistan.

Ja/Nej

"Obligatorisk föreläsning" är ett exempel på en Ja/Nej kolumn:

Kolumninställningar för Ja/Nej:

För denna typ av kolumn saknas naturligtvis Kolumnverifiering.

Person eller Grupp
"Student" är ett exempel på en kolumn av typen "Person eller grupp":

Inmatning sker genom personväljaren. "Boken" används som vanligt om man vill söka fram en individ. I detta exempel har jag dolt standardkolumnen "Rubrik" (se "Innehållstyper" längre fram för hur man gör detta).

Kolumninställningar för denna typ (Läs mer om "Lägg till i alla innehållstyper" längre fram):

Man kan ställa in så att kolumnen tillåter SharePoint grupper. Domängrupper tillåts dock aldrig i en kolumn av denna typ. Alternativet "Välj från SharePoint grupp" är mycket användbart. Gör du detta val så kommer "boken" att visa alla användare i gruppen vilket gör det enklare att hitta den person du vill välja.

Hyperlänk eller bild
För den här typen av kolumn matar man in en URL:

"URL" och "Bild" är två exempel på denna typ av kolumn. Kolumninställningar:

"Formatera URL som" har alternativen "Hyperlänk" och "Bild". Exemplet ovan har en av varje. Valet får betydelse för hur informationen visas ut i listan:

Beräknat
Kolumnen "Resultat" är ett exempel på en kolumn av typen "Beräknat":

Man kan inte själv mata in något i denna typ av kolumner. Inställningar:

Läs mer om hur man skriver formler nedan.

Extern data
Extern data (External Data) är en mer avancerad kolumntyp. Enkelt uttryckt så möjliggör den arbete med externa databaser precis som om datan skulle finnas i vanliga SharePoint listor. På så sätt får du ett extremt kraftfullt användargränssnitt mot externa databaser. För att arbeta med extern data bör du vara förtrogen med innehållstyper (content types), SharePoint Designer och databaser (exempelvis SQL Server). Återkommer till extern data längre fram. Se http://msdn.microsoft.com/en-us/sharepoint/ee513153.aspx för en introduktion.

Hanterade metadata
Hanterade metadata (Managed Metadata) är också en avancerad kolumntyp. Hantera metadata gör det  exempelvis möjligt för användaren att välja från en hiearki. Man kan exempelvis ha en kolumn med namnet "Kurs" av denna typ. När användaren skall mata in en kurs får hon först välja fakultet från en lista. Efter detta väljs en institution på fakulteten och slutligen en kurs från institutionen.

Mer om denna kolumntyp längre fram i samband med "Termlagringsplats" (Term Stor Management).

Formler
Formler används på flera ställen när man skapar kolumner:

• Typen "Beräknad" kräver en formel.
• Många typer kan ha en formel för standardvärde (Enskild rad med text, Alternativ, Tal, Valuta, Datum och tid).
• Kolumnverifiering.

Det finns alldeles för många formler och funktioner. En bra källa med relativt fullständigt material är "Formulas and Functions". Ett bar ställe att börja är "Examples of common formulas".

-- Peter Jochumzen