Introduktion till dokumentbibliotek

Introduktion

I detta inlägg tittar vi närmare på grundläggande funktionalitet för dokumentbiblioteket. I ett tidigare avsnitt finns en introduktion till listor och bibliotek och hur man skapar dem.

Standardvyn
Alla dokumentbibliotek i SharePoint har en standardvy ("Standard View"). När du skapar ett dokumentbibliotek så heter denna vy "Alla dokument" (men det går att ändra). Bilden visar webbplatsen "Demo" med dokumentbiblioteket "Mitt Dokumentbibliotek" och vyn "Alla dokument" som det ser utan när allt är standard.

Din standardvy av ett dokumentbibliotek kan se annorlunda ut om er organisation använder en annan mall och/eller om standardvyn har modifierats. Bilden nedan visar standardvyn av ett dokumentbibliotek i Live@Lund (SharePoint portal på Lunds universitet):

Även om mallen är annorlunda så är den högra nedre delen samma (med början från kryssrutan till vänster om "Typ").

Sammanfattningsvyer
Ofta finns det en eller flera sammanfattningsvyer av ett dokumentbibliotek på andra webbsidor:

Då tar du dig till standardvyn genom att klicka på rubriken "Mitt Dokumentbibliotek".

Överför dokument
Du kan ladda upp dokument till ditt bibliotek på några olika ställen:

• I standardvyn för biblioteket, längst ner i listan över dokument klickar du på "Lägg till dokument" / "Add document".
• I standardvyn, i menyn längst upp klickar du på "Dokument"/"Documents" och "Överför dokument"/"Upload Document".
• Genom att klicka på "Lägg till dokument" / "Add document" i en vy av biblioteket på en webbsida

I vilket fall får du upp följande:

Formuläret "Överför dokument"/"Upload Document" kan se annorlunda ut för dig. Använder du exempelvis versionshistorik för dokumentbiblioteket så har du också ett avsnitt "Versionskommentar" under "Överför dokument". Ser du inte "Överför flera filer..." så kan det bero på flera saker. Vanligtvis ser du alternativet om du använder Internet Explorer 7 (eller senare) och lägger till webbplatsen i "Tillförlitliga platser".

Tryck på "Bläddra"/"Browse", leta upp ditt dokument och tryck "Öppna"/"Open":

Om du låter "Skriv över befintliga filer" ("Overwrite existing files") vara markerad och du redan har ett dokument med samma "Namn" ("Name") i biblioteket ("Dokument 1.pdf" i mitt exempel) så kommer ditt existerande dokument att skrivas över utan någon bekräftelse. Avmarkerar du detta alternativ får du däremot ett felmeddelande om du försöker ladda upp en fil med samma namn.

Trycker du på OK i ett dokumentbiblioteket som är helt standard så laddas ditt dokument upp:

Har du däremot konfigurerat biblioteket och exempelvis lagt till en ny kolumn så får du möjlighet att ange dokumentets egenskaper (dess "metadata") först:

Här kan du exempelvis ange vilken kategori dokumentet tillhör. Har du inte konfigurerat vyerna för biblioteket så visas "Namn" men inte "Rubrik" (Title) och du kan då låta rubrik vara tom. Notera också att du i detta formulär kan byta namn på ditt dokument. Tryck på spara:

Ta bort dokument

Om du pekar på namnet på ett valfritt dokument och du har en liten triangel som pekar nedåt, så kan du trycka på den och välja "Ta bort" (Delete). 

Inte alla vyer erbjuder denna meny (vyn måste inkludera kolumnen "Namn (länk till dokument med redigeringsmeny)" (Name (linked to document with edit menu))). En icke-konfigurerad standardvy erbjuder dock alltid menyn.

Du kan också ta bort ett eller flera dokument från bibliotekets standardvy genom att markera de dokument du vill ta bort och välja "Ta bort dokument" (Delete document):

Du kan markera alla dokument genom att klicka i kryssrutan till vänster om "Typ". Ser du inga kryssrutor måste "Tillåt enskilda kryssrutor för objekt" markeras (under "Tabellvy" i vyn, i en icke-konfigurerad standardvy är detta alltid markerat).

Redigera dokumentets egenskaper (metadata)

Du kan redigera ett dokuments egenskaper genom att klicka på "Redigera egenskaper" (Edit Properties) i dokumentets redigeringsmeny ("den lilla triangeln"). 

Du kan också markera dokumentet i standardvyn och välja "Redigera egenskaper" i den övre menyn under "Dokument". I ett standardbibliotek kan du redigera dokumentets namn och rubrik (rubrik syns inte om du inte konfigurerar egna vyer).

Har du lagt till fler kolumner kan du redigera dem här också.

För mer avancerade dokumentbiblioteksfunktioner kan du läsa Mer om dokumentbibliotek.
-- Peter Jochumzen