Kolumner och objekt

Introduktion
När du skapar en ny lista eller bibliotek så får du med en eller flera vyer, var och en med en tillhörande webbsida. En av vyerna är alltid standardvy och det är till dess webbsida som listan/biblioteket är länkat. På varje vys webbsida finns en webbdel som renderar ut listan men det går också att placera sådana webbdelar på andra sidor.

Objekt
Man kan tänka på en lista som en tabell med ett antal rader och kolumner. En rad i en lista kallas också för objekt. Man kan alltså tänka på en lista som en behållare för objekt där listan bestämmer vilken information objekten kan innehålla (genom sina kolumner). Ett bibliotek är enkelt uttryckt en lista där varje objekt är kopplat till en binär fil.

Lägga till nya objekt
Vill du lägga till ett nytt objekt till en lista/bibliotek kan du använda länken "Lägg till ....." där texten efter "Lägg till" beror på vilken mall listan är skapad från. För dokumentbibliotek är det exempelvis "Lägg till dokument" medan för listor baserade på mallen "Meddelanden" är det "Lägg till nytt meddelande". De flesta webbdelar har länken längst ner men det finns undantag. I standardvyn för kalenderlistor finns den exempelvis många inuti kalendern.

Du kan också använda knappen "Nytt dokument" (Nytt objekt, o.s.v) som du hittar på menyfliken "Dokument" (Objekt, o.s.v):

Lägga till nya dokument
Vad som händer när du trycker på "Lägg till ...." beror dels på vilken mall som är använd men också på inställningar gjorda för listan/biblioteket. För dokumentbibliotek får du som standard upp formuläret "Överför dokument" (som ett nytt fönster om du har installerat Silverlight, annars som en vanlig webbsida).

Du letar upp ditt dokument och trycker på OK och dokumentet kopieras över till ditt dokumentbibliotek. Notera att det inte är alls säkert att du ser dokumentet i webbdelen efter uppladdning - det beror helt på vilken vy webbdelen visar. Vill du vara säker på att dokumentet laddades upp så se till att välja en vy som visar alla dokument.

För de flesta andra bibliotek, inklusive biblioteket "Sidor" som innehåller publiceringssidor, så länkar "Lägg till ...." till "Överför dokument". Ett undantag är biblioteket "Webbplatssidor" som innehåller wikisidor. Här länkar "Lägg till ny sida" till formuläret "Ny sida".

Lägga till nya objekt till en lista
Trycker du på "Lägg till ...." från en lista får du upp formuläret "Nytt objekt":

Fälten markerade med en röd stjärna är obligatoriska.

Kolumner
Listor och bibliotek innehåller betydligt många fler kolumner än de du kan se om du använder en webbläsare. En "tom" anpassad lista innehåller exempelvis 55 kolumner (eller fält som det kallas när du skriver kod mot SharePoint).

Alla kolumner i en lista/bibliotek har "egenskaper" (properties) såsom "Titel" (kolumnens namn). En av dessa egenskaper avgör om kolumnen kan förekomma i ett formulär när du skapar eller redigerar ett objekt. Man brukar säga att kolumnen kan eller inte kan redigeras (av användaren). Skapar du exempelvis en lista med mallen "Anpassad lista" (Custom List) så får du 55 kolumner varav endast en kan redigeras (Rubrik). Övriga kolumner, exempelvis "Skapad av", hanterar SharePoint själv. Skapar du ett nytt objekt och anger en rubrik så lägger SharePoint in information i de kolumner som inte kan redigeras (SharePoint vet ju exempelvis vem som har skapat objektet). Alla nya kolumner du själv skapar till en lista/bibliotek kan alltid redigeras. Läs mer om detta: Arbeta med kolumner.

Standardinställningen för en lista/bibliotek är att visa alla kolumner som kan redigeras när man skapar ett nytt objekt (eller redigerar ett objekt):

Det går dock att ändra detta genom innehållstyper. En annan egenskap avgör om kolumnen är dold eller inte. "Skapad av" är ett exempel på en kolumn som inte är dold medan det finns gott om dolda kolumner (exempelvis "Unikt ID" som är GUID). Vyer kan innehålla kolumner som inte kan redigeras däremot inte dolda kolumner.

I "Inställningar för lista/bibliotek" finns ett avsnitt "Kolumner":

"Kolumner" visar alla redigerbara kolumner plus "Skapad av" och "Ändrad av". Anledningen till att just dessa två icke-redigerbara kolumner finns här (medan exempelvis de icke-redigerbara, icke-dolda kolumnerna "Skapad" och "Ändrad" inte finns med) är att dessa två tillåter en inställning av hur namnen skall visas (exempelvis med eller utan bild) som inte de andra icke-redigerbara kolumnerna behöver. Beskrivningen "Följande kolumner är tillgängliga i listan" som visas under "Kolumner" är alltså fel oavsett hur man tolkar "tillgängliga". Om man med tillgängliga menar "redigerbara av användaren" så borde de två sista inte finnas med och om man med tillgängliga menar att de kan läggas till en vy och visas i en lista så saknas flera kolumner.

Hantera objekt
De flesta listor och bibliotek har ett särskilt menyfliksområde för att arbeta med objekten i listan/biblioteket.

• För de flesta bibliotek, inklusive dokumentbibliotek, Wiki-sidbibliotek och bibliotek för publiceringssidor så heter fliken "Dokument"
• För Kalendrar med vyn "Kalender" heter den "Händelser" (Events)
• För nästan alla andra listor och vyer heter den "Objekt" (Items)

En del bibliotek, exempelvis bildbibliotek och presentationsbildbibliotek saknar dock denna meny. De har istället den gamla SharePoint 2007 menyn. För att få tillgång till menyfliken så kan du antingen gå till en vy av listan, exempelvis standardvyn genom att klicka på listan/biblioteket i "Allt webbplatsinnehåll". Du kommer också åt menyfliken från alla webbdelar som visar ut listan, oavsett vilken sida de ligger på. Klicka bara någonstans i webbdelen så att du får en ram runt webbdelen.

Menyfliken "Objekt"

Menyfliken objekt ("Händelser" för en kalender med kalendervyn) används för att hantera objekt i listor. Menyfliken är i stort sätt densamma oavsett vilken lista man arbetar med:

Dess exakta utseende beror på en del omständigheter. Exempelvis finns det också en "Avisera mig" knapp om man har konfigurerat utgående e-post. Längst till vänster finns dock alltid området "Nytt":

• "Nytt objekt" - för att skapa nya objekt baserade på en mall. Som standard finns här bara "Nytt objekt" som har samma funktion som "Lägg till nytt ....". 
• "Ny mapp" skapar en mapp i biblioteket. Mappar bör undvikas - det är betydligt bättre att organisera dokument med hjälp av metadata. Är "Ny mapp" inaktiverad så måste man först aktivera den (i "Avancerade inställningar" som finns i "Inställningar för lista").

För att kunna använda funktionerna i nästa område, "Hantera", måste man först markera ett, flera eller alla objekt i listan genom i klicka i rutan till vänster om objektet (rutan längst upp till höger markerar alla alternativ).

• "Visa objekt" - visar innehållet i kolumnerna i den första kategorin (de redigerbara kolumnerna) i en tabell. Under tabellen finns också information om när och av vem objektet skapades och ändrades sist. Du kan vanligtvis också "Visa objekt" genom att klicka på objektets rubrik (lite beroende på inställningar i listan). 

• "Redigera objekt" - låter dig redigera innehållet i kolumnerna i den första kategorin. SharePoint använder samma formulär som när du skapade objektet. Du kan dock inte ändra innehållet i kolumnerna i kategori två och tre med din webbläsare (det går dock att göra det med exempelvis Visual Studio). Du kan också "Redigera objekt" genom samma knapp på "Visa objekt" och i de flesta fall genom att använda objektets "Öppna-meny" som är kopplad till rubriken

• "Ta bort objekt" - flyttar objektet till papperskorgen. Från papperskorgen kan du enkelt återställa raderade objekt.
• "Versionshistorik" och "Objektbehörighet" beskrivs längre fram.

I det tredje fältet "Åtgärder" kan du bifoga en eller flera filer till objektet. De bifogade filerna är åtkomliga från "Visa objekt". Resten av detta menyfliksområde beskrivs längre fram.

Menyfliken "Dokument"
Menyfliken dokument används för att hantera dokument i bibliotek.

Precis som "Rubrik" (Title) är nyckelkolumn för listor så är "Namn" (Name) nyckelkolumn för bibliotek. Titlarna ("Rubrik" och "Namn") kan ändras men kolumnerna kan inte tas bort. Klickar man på ett listobjekts Rubrik så kommer man till "Visa objekt". Objektens "Namn" är länkat till själva dokumentet så resultatet av att klicka på objektets namn är beroende på inställningar i SharePoint, vilken webbläsare som används, vilka program användaren har installerade och inställningar på användarens dator.

Området "Nytt" är samma som för objekt med tillägget "Överför dokument". Använd denna knapp för att kopiera dokument till biblioteket. "Dokument" kan vara vilken typ av dokument som helst - pdf-filer, videofilmer, webbsidor, ljudfiler m.m. Man kan antingen överföra ett dokument eller flera på en gång.

Mellan områdena "Nytt" och "Hantera" har bibliotek ett område "Öppna och checka ut" (Open & Check Out). "Redigera dokument", i fall den är aktiv, öppnar dokumentet i redigeringsläge. "Redigera dokument" kan vara inaktiverad av flera skäl, exempelvis om man inte har något program installerat för att redigera dokumentet eller om man inte har tillräckliga rättigheter. Resten av knapparna handlar om in- och utcheckning och beskrivs längre fram.

Området "Hantera" är identiskt med samma område för listor. Knappen "Hämta en kopia" låter dig ladda ner dokumentet till din egen dator. Du kan göra samma sak genom dokumentets "Öppna-meny" (under Skicka till). Resten av knapparna på menyfliksområdet beskrivs också längre fram.

- Peter Jochumzen

Webbdelar och mer om webbsidor

Webbdel
En webbdel (web part) är en komponent som kan placeras på vissa webbsidor för att visa ut information. Ett exempel skulle kunna vara "Bloggarkivet" till vänster på den här sidan (Google använder begreppet "Gadgets" men principen för Gadgets och webbdelar är ungefär densamma).

När man installerar SharePoint får man med ett antal webbdelar som kan placeras och konfigureras på alla sidor som kan ta emot webbdelar. Samma webbdel kan placeras på många ställen och man kan enkelt flytta webbdelar inom en sida. Det går också att skapa egna webbdelar.

En webbdel kan antingen vara statisk eller dynamisk. En statisk webbdel visar samma innehåll under alla omständigheter. Det kan röra sig om statisk text, länkar, bilder eller annat material. Dynamiska webbdelar visar ut ett innehåll som påverkas av omständigheter såsom vem som är inloggad. Webbdelar kan också låta dig arbeta med innehåll i databaser, listor och bibliotek - även med data som ligger utanför SharePoint.

Alla tre typer av redigerbara, biblioteksbaserade webbsidor (Wiki-sidor, Webbdelssidor och Publiceringssidor) kan innehålla webbdelar.

Wikisidor
Wikisidor kan bara innehålla Wiki-zoner (eller wiki-fält) och inget annat. När du skapar en ny wikisida så får du en sida med en wiki-zon:

Wiki-zonen är den blå rutan som innehåller texten "Hej!". Du kan skapa fler wiki-zoner på en wiki-sida genom att klicka på "Textlayout". Här är ett exempel på en wiki-sida med fem wiki-zoner:

Det går att skapa fler textlayouter än de åtta som finns med som standard. I wiki-zonerna kan man sedan placera webbdelar men wiki-zoner kan även innehålla text, bilder, filmer och annat innehåll.

Webbdelssidor

Webbdelssidor kan innehålla många typer av kontroller. Den viktigaste av dem är Webbdel-zoner. När du skapar en ny webbdelssida måste du först ange vilken struktur du vill ha för webbdel-zonerna genom att välja en layout. Här är en ny webbdelssida baserad på layoutmallen "Sidhuvud, sidfot, 4 kolumner och övre rad" med 7 webbdel-zoner:

Till skillnad från wiki-zoner kan man i webbdel-zoner endast placera webbdelar. En zon kan innehålla flera webbdelar. Även om man inte kan lägga in text, bilder och annat innehåll direkt på en webbdelssida så finns det webbdelar man kan placera på sidan som tillåter en att lägga in all typ av innehåll.

Publiceringssidor

Publiceringssidor kan också  innehålla många typer av kontroller. De kan innehålla webbdel-zoner precis som webbdelssidor men de kan också innehålla en annan typ av kontroller som är väldigt lik wiki-zoner nämligen html-redigeringsfält ("Html Editor Field" eller "Rich Html Field") eller bara redigeringsfält.


Precis som för webbdelssidor måste du först ange vilken struktur du vill ha genom att välja en layout. Webbdelssidor och publiceringssidor har dock helt olika uppsättningar av layouts att välja från. Det kan vara värt att minnas att webbdelssidor kallar sina layout för "Layoutmall" (Layout Template) medan publiceringssidor kallar sina för "Sidlayout" (Page Layout). Publiceringssidan nedan har först en textkontroll med sidans titel. Därefter kommer redigeringsfältet (med rubrik "Page Content"). Under detta finns det sju webbdel-zoner.

Använda wiki-zoner och redigeringsfält
När en sida är i redigeringsläge och markören befinner sig i en wiki-zon eller i ett redigeringsfält så har du tillgång till två flikar med verktyg i menyfliksområdet. Du kan använda fliken  "Formatera text" (Format Text) som för wiki-zoner ser ut så här:

För redigeringsfält så ser fliken ut på samma sätt med undantag av att "Textlayout" saknas. Det går alltså inte att bygga flera zoner i ett redigeringsfält men samma resultat kan åstadkommas exempelvis med en tabell. Kontrollerna på denna flik är relativt självförklarande. Den andra fliken är "Infoga" (Insert) som för redigeringsfält ser ut så här:

Wiki-zoner saknar knappen "Innehåll som kan återanvändas" (Reusable Content). Det mesta utom gruppen webbdelar är även här självförklarande.

Infoga webbdelar

• För att infoga en webbdel i en wiki-zon eller i ett redigeringsfält så trycker man på knappen "Webbdel" på fliken "Infoga". 
• För att infoga en webbdel i en webbdel-zon så trycker man på "Lägg till en webbdel" i den zon man vill ha webbdelen. Man kan också aktivera en webbdel-zon genom att klicka i zonen (utanför rutan med "Lägg till en webbdel"). Detta ger även tillgång till fliken "Infoga" och knappen "Webbdel".

Oavsett hur man gör så får man en ett område som låter en infoga webbdelar:

• Alla webbdelar är organiserade i kategorier som du ser i vänster kolumn. 
• När du har valt en kategori ser du alla webbdelarna i denna kategori under "Webbdelar". 
• Längs till höger ser du en kort beskrivning av webbdelen, en rullgardinsmeny där du bestämmer vilken zon du vill lägga in din webbdel i och knappar för att lägga till och avbryta. 

Du kan lägga in flera webbdelar i samma zon (gäller wiki-zoner, redigeringsfält och webbdel-zoner).


Webbdel från lista eller bibliotek
För varje lista och bibliotek som finns på din webbplats så finns det en tillhörande webbdel. Dessa webbdelar har precis samma namn som motsvarande lista/bibliotek. Webbdelarnas syfte är helt enkelt att rendera ut en visning av innehållet i listan eller biblioteket på den sida de placeras. På så sätt kan innehåll från flera listor och bibliotek visas på samma sida tillsammans med mycket annat innehåll.

För att lägga till en webbdel som renderar en lista eller bibliotek sätter man först sidan i redigeringsläge.

• För att lägga till webbdelen i en wiki-zon eller redigeringsfält, ställ markören där du vill ha listan och tryck på "Befintlig lista" (Existing List) på fliken "Infoga". Välj den webbdel som motsvarar din lista och tryck på "Lägg till". Det går precis lika bra att välja " Webbdel" på samma flik och "Listor och bibliotek" i "Kategorier".
• För en webbdel-zon, markera zonen och tryck på "Befintlig lista" på fliken "Infoga". Alternativt, tryck på "Lägg till en webbdel" och välj kategorin "Listor och bibliotek".

Bilden visar en publiceringssida med ett redigeringsfält som innehåller lite text och en webbdel (Meddelanden):

När du lägger till en webbdel från kategorin "Listor och Bibliotek" så visar webbdelen alltid standardvyn. Du kan dock enkelt låta en webbdel visa ut en annan vy av listan (se längre fram).

Innehållsredigeraren
En viktig webbdel, särskilt om man arbetar med webbdel-zoner, är Innehållsredigeraren (Content Editor). Placerar man en sådan webbdel i en webbdel-zon så kan man enkelt lägga till formaterad text, bilder med mera. För att lägga till den i en webbdel-zon, markera zonen och tryck på "Text" på fliken "Infoga" (Insert). Alternativt, tryck på "Lägg till en webbdel" och välj kategorin "Media och innehåll" (Media and Content) och webbdelen "Innehållsredigeraren" (Content Editor).

Trycker man på "Klicka här för att lägga till innehåll" så får man tillgång till samma två flikar som man har för redigeringsfält: "Formatera text" och "Infoga". Det går dock inte att infoga webbdelar i Innehållsredigeraren.

Det går också att lägga till Innehållsredigeraren i en wiki-zon och i ett redigeringsfält. Vid första anblick kan detta verka meningslöst eftersom du kan göra samma sak direkt i båda utan webbdelen. Men det finns situationer då detta är användbart. Man kan exempelvis spara en innehållsredigerare med ett särskilt innehåll, exempelvis kontaktinformation, som en egen webbdel. Denna innehållsredigerare kan man sen placera på flera sidor - även i wiki-zoner.

Webbdelsverktyg
Alla webbdelar som är utplacerade på en sida har en "Webbdelsmeny" och de kan "markeras" och "avmarkeras".

De viktigaste alternativen i webbdelsmenyn:

• Minimera: Väljer man detta alternativ ser man bara titeln för webbdelen 
• Stäng: Döljer webbdelen men tar inte bort den från sidan. Alla stängda webbdelar finns bland övriga webbdelar i kategorin "Stängda webbdelar"
• Ta bort: Tar bort webbdelen från sidan. Visar webbdelen en lista eller ett bibliotek så är det bara webbdelen som tas bort - inte själva lista.
• Redigera webbdel. Öppnar webbdelens "Verktygsfönster" (Tool Panel), se längre ner.

Om en webbdel är markerad så får man ytterligare en flik i menyfliksområdet: "Alternativ" (Options) under Webbdelsverktyg (Webb Part Tools)

Härifrån kan du också minimera och ta bort en webbdel samt komma åt webbdelens "Verktygsfönster".

Webbdelens "Verktygsfönster"
Varje webbdel har ett antal egenskaper som man kan ställa in i verktygsfönstret.

Även om olika webbdelar har olika uppsättningar egenskaper så har de flesta en hel del egenskaper gemensamt. Gemensamma egenskaper finns framförallt i kategorierna Utseende (Appearance), Layout (Layout) och Avancerat (Advanced).

Alla egenskaper i "Utseende" är relativt självförklarande (experimentera med Chrome-typen för att se hur den fungerar).

I "Layout" kan du flytta en webbdel genom att ange en annan zon och zonindex (i vilken ordning webbdelen ligger inom zonen). Du kan också flytta en webbdel genom att "dra och släppa" den där du vill ha den.

De första fyra egenskaperna i  "Avancerat" är självförklarande

• "Titel-URL". Webbdelens titel länkas till denna URL. Notera att för webbdelar som visar ut listor så är Titel-URL som standard inställd på listans URL vilket tar dig till listans standardvy
• "Beskrivning". Denna text visas när användaren placerar markören på titeln. Förifylld med webbdelens beskrivning.
• "Hjälp-URL". Anges en URL här så får Webbdelsmenyn ytterligare ett alternativ: "Hjälp". Väljer man detta alternativ så tas man till denna sida.
• "Hjälpläge". Endast relevant om man har angett en Hjälp-URL.
  
  
  
  • "Modal": Trycker användaren på "Hjälp" öppnas ett lite fönster utan navigering, adressfält eller menyer som måste stängas innan man kan fortsätta använda SharePoint.
  • "Icke-modal": Som Modal men med ett större fönster som kan vara fortsatt öppet när man arbetar med SharePoint.
  • "Navigera": Navigerar användaren till Hjälp-URLen.
• "Bild-URL för titelikon". Bilden på denna URL visas till vänster om titeln för webbdelen.

Övriga egenskaper har med anslutningar, personliga vyer, export och målgrupper att göra och de beskrivs senare.

Andra egenskaper i verktygsfönstret
En del egenskaper gäller bara för vissa webbdelar:

• För innehållsredigeraren kan du använda egenskapen "Innehållslänk" (Content link). Du anger då en URL till en textfil vars innehåll kommer att visas i webbdelen. Textfilen kan exempelvis placeras i ett dokumentbibliotek. Ändrar man innehållet i textfilen så uppdateras utvisningen av webbdelen automatiskt. Detta alternativ är bra om man vill visa samma text på flera olika sidor eftersom man då bara behöver ändra texten på ett ställe. Det går också bra att skriva html-kod i textfilen. 
• För webbdelar som visar ut listor kan man använda egenskapen "Markerad Vy" (Selected View). Här ställer man vilken vy som skall användas för listan.
• För webbdelar som visar ut listor finns också egenskapen "Typ av verktygsfält". Prova de fyra olika typerna för att se vad de betyder.
• För webbdelar som visar ut listor finns även ytterligare två kategorier: AJAX-alternativ och Diverse. Dessa är mer avancerade och beskrivs längre fram.

Knappen "Använd" i verktygsfönstret gör så att ändrade egenskaper tillämpas medan "OK" är "Använd" plus att fönstret stängs.

Sidvisning
En annan användbar webbdel är "Sidvisning" (Page Viewer) som finns i kategorin "Media och innehåll". Denna webbdel visar en hel webbsida inne i webbdelen i en så kallad "iframe".

När du har lagt till webbdelen måste du gå in i verktygsfönstret. Välj alternativet "Webbsida" och skriv in en URL till den sida du vill visa ut i webbdelen.

Med hjälp av sidvisning kan man också visa ut exempelvis en pdf-fil i webbdel. Lägg pdf-filen i ett dokumentbibliotek och lägg in filens URL i  sidvisningens länkegenskap. För att detta skall fungera måste du dock först ha ställt in hantering av webbläsarfiler till "Tillåtande". För att få fram adressen till pdf-filen, gå till biblioteket och klicka på den så kan du avläsa adressen i webbläsarens adressfält.

RSS Visning
Webbdelen "RSS visning" (RSS Viewer) i kategorin Samlat innehåll (Content Rollup) är också en enkel och användbar webbdel. Denna wikisida innehåller tre RSS visare:

När du har lagt till webbdelen måste du gå in i verktygsfönstret. I kategorin "RSS-egenskaper" ställer du in URL för RSS-feed, uppdateringsintervall för feed och feedgräns.

Andra webbdelar
Det finns många andra webbdelar utöver Innehållsredigeraren, Sidvisning, RSS visning och webbdelarna i kategorin "Listor och bibliotek". En del av dem är enkla att förstå och använda medan andra är mer avancerade. Ett bra sätt att lära sig om de inbyggda webbdelarna är genom att lägga till dem på en sida och se hur de fungerar. Några av de enklare webbdelarna finns i kategorin "Media och innehåll":

• Bildvisning (Image Viewer): Visar en bild som finns på en URL som du anger i verktygsfönstret.
• Webbdel för bildspel i bildbibliotek (Picture Library Slideshow Web Part): Visar ett bildspel med bilderna som finns i ett bibliotek som du anger.

Andra webbdelar beskrivs längre fram.

Vyer
Som diskuterades i Introduktion till listor och bibliotek så har varje vy till en lista och bibliotek en egen webbsida. Dessa webbsidor är helt vanliga webbdelssidor som bara innehåller en webbdel - nämligen den webbdel som hör till listan eller biblioteket. Eftersom vyerna är webbdelssidor kan de redigeras på samma sätt som alla andra webbdelssidor. Man kan exempelvis lägga till fler webbdelar till vyns webbsida - exempelvis text i en innehållsredigerare. Tar du bort den webbdel som hör till listan så kommer  SharePoint inte längre att se webbsidan som en vy för listan.

- Peter Jochumzen

Huvudsida och navigering

Alla webbsidor i SharePoint är en kombination av en Huvudsida (Master page) och en Innehållssida (Content page). Huvudsidan ser till att du får samma utseende och struktur på alla webbsidor för en webbplats medan innehållssidan har det unika innehållet för webbsidan.

När du redigerar en webbsida så är det innehållssidan du redigerar. Du kan inte direkt redigera huvudsidan med din webbläsare. Huvudsidan kan skapas och redigeras med exempelvis SharePoint Designer och Visual Studio. Att skapa en ny huvudsida för en organisation är en tidskrävande och inte helt enkelt uppgift.  Även om du inte direkt kan redigera huvudsidan så kan du påverka huvudsidans bidrag till webbsidan genom olika inställningar. Du kan exempelvis ställa in hur huvudsidan skall rendera menyn till vänster.

Huvudsidan v4.master

Nästan alla webbplatsmallar som följer med SharePoint 2010 skapar webbplatser som använder huvudsidan v4.master (SharePoint 2010 är version 4 av SharePoint). Detta gör att nästan alla webbplatser har ett likartat utseende och struktur. De webbplatsmallar som inte använder v4.master är:

• De tre mallarna för sök
• De fem mallarna för webbdatabaser 
• Mallen Anpassningswebbplats (Personalization Site)

Huvudsidan v4.master kan delas upp i tre områden:

• Toppen
• Vänsterpanelen
• Område med plats för innehållssida

På en del webbsidor är dock vänster panel dold för att ge innehållssidan mer plats.

Toppen: Menyfliksområdet
Allra längst upp på sidan finns Menyfliksområdet (Ribbon). Beroende på vad som visas så är menyfliksområdet antingen minimerat:

eller så är det expanderat:

Precis vad som visas i den del som expanderar ut beror dels på vilken flik man har valt men också på omständigheter såsom exempelvis vilken typ av sida som visas.

 Tre kontroller finns alltid på den översta, fasta delen av menyfliksområdet:

• Webbplatsåtgärder (Site Actions). En rullgardinsmeny med ett antal olika poster såsom "Visa allt webbplatsinnehåll" (View All Site Content) och "Webbplatsinställningar" (Site Settings). Precis vilka poster du ser beror bland annat på vilken mall webbplatsen har utgått från men också på vilka webbplatsfunktioner som har aktiverats.
• Global brödsmula med rubrik "Navigera upp" (Navigate up). Trycker man på knappen så fälls en meny ut som visar var i webpplatssamlingens hierarki man befinner sig och man kan nå webbplatser som ligger längre upp i hiearkin.
• Användarmenyn. Visar namnet på det konto som för tillfället är inloggad. Användarmenyn är en rullgardinsmeny vars poster beror på omständigheter såsom vilka rättigheter den som är inloggad har. Här kan man exempelvis logga ut, redigera sin profil och byta språk.

Utöver dessa tre kontroller så kan det finnas fler kontroller och flikar beroende på vilken sida som visas

Toppen: Titelområdet
I de fall då menyfliksområdet är minimerat så syns istället titelområdet:

Titelområdet har precis samma höjd som den expanderande delen av menyfliksområdet vilket gör att toppen av webbsidan alltid har samma höjd oavsett om menyfliksområdet är expanderat eller inte.

Titelområdet har två rader:

• "Titel"
• "Övre rubrik". 

Titel

• Längst till vänster på titelraden så finns "Webbplatsens logotyp" (Site logo), en liten bild som bestäms av vilken mall man utgår från men som kan bytas ut. 
• Därefter kommer "Webbplatsens brödsmula" som visar var i hierarkin man befinner sig. Till skillnad mot den globala brödsmulan längre upp så ser du här bara placeringen inom den aktuella webbplatsen. 
• Under brödsmulan finns "Sidbeskrivning" som ger en kort förklaring till den webbsida man befinner sig på. 
• Längst till höger finns "Sociala nätverksfunktioner". Som standard finns två knappar: den första för att  för att "Märka sidan" (Tag page) med "Jag gillar" och den andra för att lägga till andra märkningar eller kommentarer till sidan.

Övre rubrik

• Den viktigaste delen på den övre rubriken är "Globala navigering". Mer om global navigering längre ner.
• Därefter kommer en sökruta - den syns inte på alla webbsidor. 
• Sist kommer en hjälpknapp.

Vänster panel

Den viktigaste delen av vänsterpanelen är "Aktuell navigering" (Current Navigation) som också kallas för "Snabbstart" (Quick Launch):

Om "Papperskorgen" och "Allt webbplatsinnehåll" ingår i "Aktuell navigering" och/eller i "Snabbstart" eller bara är en del av vänster panel beror på vem man frågar (Microsoft är själva inkonsekventa här). Vänster panel kan också innehålla andra kontroller, exempelvis en kalenderkontroll:

En del kallar hela vänstra panelen för snabbstart medan andra med snabbstart endast menar den nedre delen (som i bilden ovan börjar med "Bibliotek"). Med de definitioner jag använder tillhör kalenderkontrollen vänster panel men inte snabbstarten eller aktuell navigering.

Global och aktuell navigering
Man kan kontrollera global navigering (i toppen) och aktuell navigering (till vänster) genom två sidor på "Webbplatsinställningar" (Site Settings) som du når via "Webbplatsåtgärder"

• Trädvy (Tree view)
• Navigering (Navigation)

Vill man lägga till en länk till en lista eller ett bibliotek i "aktuell navigering" så kan man antingen göra det manuellt på sidan "Navigering" i avsnittet "Navigering - Redigering och sortering" med knappen "Lägg till länk..." eller så kan man gå till "Inställningar för dokumentbibliotek", välja Allmänna inställningar och "Ange om en länk till denna/detta dokumentbibliotek ska visas i fältet Snabbstart." under "Navigering". För övrigt är dessa två sidor relativt enkla att använda - ett bra sätt att lära sig hur man kontrollerar navigering genom dessa sidor är genom att prova olika alternativ och se vad som händer. 

- Peter Jochumzen

Webbsidor

Redigerbara och icke-redigerbara sidor i SharePoint
Man kan dela upp alla webbsidor i SharePoint i två kategorier: webbsidor som man kan redigera direkt i webbläsaren och sidor man inte kan redigera direkt i webbläsaren. Det är enkelt att avgöra vilken kategori en sida tillhör är genom att klicka på Webbplatsåtgärder (Site Actions): finns alternativet "Redigera sida" så tillhör sidan den första kategorin, annars den andra.

Bilden nedan visar en redigerbar webbsida (startsidan för en gruppwebbplats) till vänster och en icke-redigerbar webbsida (Allt webbplatsinnehåll) till höger:

Sidor man inte kan redigera har ofta "_layouts" med i adressen, exempelvis "Allt webbplatsinnehåll" på adressen /_layouts/viewlsts.aspx. Icke-redigerbara sidor kallas ibland för "systemsidor" och SharePoint låter inte dig redigera dem eftersom det kan leda till att webbplatsen blir obrukbar. Det går naturligtvis att redigera även systemsidor med andra metoder - dock inte genom SharePoint direkt.

Redigerbara webbsidor
Redigerbara sidor kan ytterligare delas upp i två kategorier: de som ligger i ett bibliotek och de som inte ligger i ett bibliotek. Startsidan för en gruppwebbplats tillhör exempelvis den första kategorin:

Detta kan man se om man väljer "Allt webbplatsinnehåll" och biblioteket "Webbplatssidor":

Här ser vi att startsidan helt enkelt är ett objekt i biblioteket "Webbplatssidor". Exempel på sidor som inte ligger i bibliotek är vyernas webbsidor. Webbsidan ovan som visade innehållet i biblioteket "Webbplatssidor" ligger exempelvis inte själv i ett bibliotek. De flesta sidor i SharePoint ligger dock i bibliotek.

Redigerbara webbsidor i bibliotek
Det finns tre typer av redigerbara, biblioteksbaserade webbsidor:

• Wiki-sidor
• Webbdelssidor
• Publiceringssidor

Det finns en fjärde typ, Bassida (Basic Page) men det är en kvarleva från SharePoint 2007 som du troligtvis bör undvika.

Det är inte helt enkelt att kort beskriva vad som skiljer dessa sidtyper åt. All tre har för- och nackdelar och alla tre är viktiga i SharePoint. Kort kan man säga att Wiki-sidorna är enklast att arbeta och de ger de som arbetar med sidorna mycket stor frihet. Detta är också nackdelen med dem - det är svår att få ett enhetligt utseende med wiki-sidor. Webbdelssidor är svårare, mer tidskrävande och mer begränsande att arbeta med men de är bra om man vill ha en tydlig struktur på webbplatsen. Publiceringssidor kombinerar fördelar med wiki-sidor och webbdelssidor - man kan få en bra struktur men ändå göra det enkelt att lägga in material på vissa ställen på sidan. För att publiceringssidor skall vara effektiva måste man dock först göra bra mallar och det är lite mer komplicerat och tidskrävande.

Exempel
En wiki-sida:

En webbdelssida:

En publiceringssida:

Webbplatsfunktioner
För att kunna arbeta med wiki-sidor på en webbplats så måste webbplatsfunktionen "Startsida för Wiki-sida" (Wiki Page Home Page) aktiveras. För att kunna arbeta med publiceringssidor på en webbplats så måste webbplatsfunktionen "SharePoint Server-publicering" (SharePoint Server Publishing) aktiveras. Webbdelssidor kräver dock ingen aktivering av någon webbplatsfunktion.

För att aktivera en webbplatsfunktion:

1. Gå till "Webbplatsinställningar" (Site Settings)
2. Välj "Hantera webbplatsfunktioner" (Manage site features) Under "Webbplatsåtgärder" (Site Actions)
3. Leta upp funktionen du vill aktivera och tryck på Aktivera.

För att kunna aktivera webbplatsfunktionen "SharePoint Server-publicering" måste webbplatssamlingsfunktionen "Infrastruktur för SharePoint Server-publicering" (SharePoint Server Publishing Infrastructure) aktiveras.

För att aktivera en webbplatssamlingsfunktion:

1. Gå till "Webbplatsinställningar" (Site Settings) på den översta webbplatsen. Är du inte på den översta webbplatsen så klicka på "Gå till webbplatsinställningarna på den översta nivån" (Go to top level site settings) under "Administration av webbplatssamling" (Site Collection Administration).
2. Välj "Webbplatssamlingens funktioner" (Site collection features) under "Administration av webbplatssamling" (Site Collection Administration)
3. Leta upp funktionen du vill aktivera och tryck på Aktivera.

Vissa mallar aktiverar automatiskt dessa funktioner:

• Gruppwebbplats (Team Site) är bra om du vill arbeta med wiki-sidor eftersom den automatiskt startar "Startsida för Wiki-sida"
• Publiceringswebbplats (Publishing Site) är bra om du vill arbeta med publiceringssidor eftersom den automatiskt startar "SharePoint Server-publicering"

Vill du lära dig om webbsidor i SharePoint så rekommenderar jag att du skapar en webbplats vardera från dessa två mallar - webbdelssidor kan du enkelt skapa i båda.

Bibliotek för webbsidor
Webbsidor av alla tre typer kan i princip placeras i vilket bibliotek som helst. Det finns dock fördelar med att lägga webbsidor i särskilda bibliotek beroende på typ.

När du aktiverar funktion "Startsida för Wiki-sida" så får du automatiskt ett bibliotek som är lämpligt för wiki-sidor (detta bibliotek finns alltså som standard för gruppwebbplatser) och när du aktiverar funktion "SharePoint Server-publicering" så får du automatiskt ett bibliotek som är lämpligt för publiceringssidor (som alltså finns som standard för exempelvis publiceringswebbplatser). Dessa får namnen:

• För wiki-sidor: "Webbplatssidor" om standardspråket för webbplatsen är svenska (är standardspråket engelska döps biblioteket istället till "Site Pages")
• För publiceringssidor: "Sidor" om standardspråket för webbplatsen är svenska (är standardspråket engelska döps biblioteket istället till "Pages").

Webbdelssidor trivs bra i vanliga dokumentbibliotek som du kan döpa till vad du vill.

Visa alla webbsidor i biblioteken
För att ta dig till standardvyn för ett biblioteket med webbsidor så kan du som vanligt följa länken från "Allt webbplatsinnehåll". Länken till wiki-sidbiblioteket fungerar dock inte på andra webbplatser än gruppwebbplatser (den tar dig istället till en wiki-sida). Du kan dock alltid ta dig till biblioteket, exempelvis genom att i adressfältet lägga till "/Forms/AllPages.aspx" efter adressen till biblioteket (exempelvis http://sharepoint/SitePages/Forms/AllPages.aspx). Du kan därifrån gå till en webbsida genom att trycka på namnet i bibliotekslistan.

Skapa nya webbsidor
Det finns flera sätt att skapa nya webbsidor:

• Du kan trycka på "Webbplatsåtgärder" (Site Actions), "Fler Alternativ..." (More Options...) och filtrera efter "Sida".
  
  
  
  De flesta webbplatser låter dig se alternativen "Sida", som är en wiki-sida, och "Webbdelssida". Har du aktiverat webbplatsfunktionen  "SharePoint Server-publicering" så ser du också alternativet "Publiceringssida". Notera symbolerna SharePoint använder: En pil för publiceringssidor och en "blomma av något slag" för wiki-sidor.
• Du kan trycka på "Lägg till ny sida" (Add new page) från biblioteket "Webbplatssidor" för att lägga till Wiksididor.

• Du kan trycka på "Nytt dokument" från bibliotek "Sidor" för att lägga till publiceringssidor  

• För gruppwebbplatser kan du välja "Ny Sida" (New Page) direkt under "Webbplatsåtgärder" för att skapa en wiki-sida.
• För publiceringswebbplatser kan du välja "Ny Sida" direkt under "Webbplatsåtgärder" för att skapa en publiceringssida.
• Du kan lägga till "/_layouts/Createwebpage.aspx" efter adressen till webbplatsen för att skapa en wiki-sida.
• Du kan lägga till "/_layouts/spcf.aspx" efter adressen till webbplatsen för att skapa en webbdelssida.
• Du kan lägga till "/_layouts/CreatePage.aspx" efter adressen till webbplatsen för att skapa en publiceringssida (du får ett felmeddelande om inte webbplatsfunktionen  "SharePoint Server-publicering" är aktiverad)

När du skapar en wiki-sida behöver du bara ange ett sidnamn. Sidan skapas därefter och den läggs in i biblioteket "Webbplatssidor".

För att skapa en webbdelssida måste du ange:

• Ett filnamn för sidan (mellanslag byts ut mot %20)
• En layoutmall som definierar strukturen på sidan. Det finns 8 att välja mellan (det finns inget enkelt sätt att ändra mallarna eller att lägga till flera).
• Vilket bibliotek sidan skall hamna i. Har webbplatsen inget bibliotek måste ett sådant skapas först.

När du skapar en ny publiceringssida genom "Fler Alternativ..." eller "/_layouts/CreatePage.aspx" så får du ange:

• Rubrik
• Beskrivning
• Filnamn
• Sidlayout

Trycker du på OK så skapas en webbsida som sparas i biblioteket "Sidor" (Pages). Till skillnad från wiki-sidor och webbdelssidor så kan publiceringssidor ha en rubrik som skiljer sig från filnamnet och till skillnad från webbdelssidor så är det enkelt att ändra och skapa nya sidlayouter. För wiki-sidor anger man inte en layout när de skapas - däremot kan man ändra Textlayout för sidan efter den är skapad (se "Webbdelar och mer om webbsidor" för mer om detta).

När du skapar en ny publiceringssida genom "Ny Sida" så får du bara ange ett namn. Filnamnet skapas då automatiskt från namnet, beskrivningen blir tom och sidlayouten blir "Body only".

Hantera webbsidor
Genom att titta längst upp på en sida kan man enkelt avgöra om en given sida är en wiki-sida, en webbdelssida eller en opublicerad publiceringssida:

​Wiki-sida:	​
Webbdelssida:​	​
Publiceringssida:​	​

• En wikisida känns igen på att den alltid börjar med (om vi bortser från "Webbplatsåtgärder" och "Navigera upp") en "Redigera"-knapp, följt av flikarna "Bläddra" (Browse) och "Sida" (Page). Det kan dock finnas fler flikar till höger om dessa.
• En webbdelssida börjar alltid med flikarna "Bläddra" (Browse) och "Sida" (Page). 
• En publiceringssida har antingen fliken "Publicera" som ingen annan typ har, eller så är det helt tomt efter "Navigera upp".

För menyflikarna gäller:

• Redigera (Edit) - knappen med "penna och papper". Finns bara för wiki- och publiceringssidor. Ställer webbsidan i redigeringsläge och ger dig ytterligare två flikar: Formatera text (Format Text) och Infoga (Insert). För att redigera en webbdelssida går du via fliken  "Sida"
• Bläddra (Browse) visar webbplatsens namn följt av webbsidans namn. Till höger finns funktioner för taggar.
• Sida (Page) ger dig olika verktyg för att hantera en enskild webbsida såsom att hantera rättigheter till sidan m.m.
• Publicera (Publish) finns bara för publiceringssidor. Används bland annat för att publicera och avpublicera sidor.

Webbplatsens startsida
För varje webbplats finns det en sida som är webbplatsens startsida. Du kan enkelt ta reda på vilken sida som är webbplatsens startsida genom att skriva in adressen till webbplatsen i adressfältet. Då kommer du automatiskt till webbplatsens startsida.

Alla tre sidtyper kan göras till startsida. Vill du göra en webbsida till startsida, gå till sidan och tryck på "Använd som startsida" (Make Homepage) på fliken Sida. När du aktiverar webbplatsfunktionen "Startsida för Wiki-sida" så blir automatiskt sidan "Startsida" (Home) startsida för webbplatsen.


Redigera webbsidor
För att redigera webbsidor går du till webbsidan och ställer den i redigeringsläge. Detta kan göras på flera sätt:

• Tryck på "Webbplatsåtgärder" (Site Actions) och "Redigera sida" (Edit page). Saknas detta alternativ så beror det antingen på att du inte har rättigheter att redigera sidan eller att sidan inte är redigeringsbar genom en webbläsare.
• Tryck på knappen "redigera" (Edit). Fungerar endast för wiki- och publiceringssidor.
• Tryck på fliken "Sida" (Page) och knappen "Redigera" (Edit). Gäller det en publiceringssida och du inte ser "Sida" så välj "Visa menyfliksområde" under webbplatsåtgärder.

Vill du spara och/eller avsluta redigering så väljer du något av alternativen "Spara och stäng", "Spara och fortsätt redigera" eller "Avsluta redigering". För webbdelssidor finns det dock inget sätt att avsluta redigering utan att spara förändringarna man har gjort.

- Peter Jochumzen

Mer om listor och bibliotek - adresser och vyer

Vyer
"Vy" (View) är ett annat mycket viktigt begrepp i SharePoint. Listor och bibliotek innehåller ju ett antal kolumner och rader (objekt). Ofta vill man visa informationen i en lista eller ett bibliotek på olika sätt. Säg exempelvis att jag har skapat en lista baserad på mallen Uppgifter. I denna lista finns en kolumn "Tilldelad" där man anger vem uppgiften är tilldelad. I vissa fall vill jag se alla uppgifter i listan och i vissa fall vill jag bara se de uppgifter som är tilldelade mig. För detta ändamål finns vyer: det finns en vy för att se alla uppgifter i listan och en vy för att se uppgifter tilldelade den person som är inloggad.

En vy kan alltså definieras som en specifikation för hur innehållet i en lista eller ett bibliotek skall visas ut. Med vyer kan man exempelvis:

• Visa bara de objekt som uppfyller vissa kriterier
• Visa objekt sorterade i en viss ordning
• Visa ett urval av kolumnerna i listan eller biblioteket
• Gruppera objekten efter en kolumn
• Kombinationer av ovan

Bilden nedan visar fyra olika vyer av samma lista med städer och länder:

• Den första vyn visar "allt innehåll". Alla kolumner och alla objekt visas sorterad på när objektet skapades.
• Den andra vyn visar bara städer jag har besökt och den visar inte kolumnen "Besökt"
• Den tredje vyn visar all objekt sorterad på stad
• Den fjärde vyn grupperar objekt på land.

En vy kan ha ett helt annat utseende än den vanliga "listan". Nedan visas ett exempel på kalendervyn för en kalender. Källan är fortfarande en vanlig lista där objekten är händelser.

Vyer, dess webbsidor och standardvyn
När du skapar en lista eller ett bibliotek så skapar SharePoint automatiskt en eller flera vyer beroende på vilken mall du utgår ifrån. Du kan sedan själv skapa nya vyer, redigera vyerna eller ta bort dem.

En vy tillhör alltid en och endast en specifik lista eller bibliotek. Listor och bibliotek är också de enda objekt i SharePoint som kan ha vyer. I SharePoint kan du endast se innehållet i listor och bibliotek genom dess vyer. Därför måste varje lista och bibliotek ha minst en vy (annars skulle objekten i listan vara oåtkomliga). Varje lista och bibliotek måste dessutom ha en och endast en standardvy (default view).

Varje vy har en egen webbsida. Webbsidans uppgift är just att visa innehållet i listan/biblioteket med de inställningar som gäller för vyn. Nedan ser du exempelvis webbsidan för vyn "Alla objekt" för listan "Min lista":

Du kan alltid navigera till standardvyn för en lista/bibliotek genom att klicka på listan eller biblioteket i "Allt webbplatsinnehåll". Har du länkar i vänstermenyn till listor och bibliotek så tar också dessa dig till standardvyn.


Menyfliksområde (Ribbon) för listor och bibliotek
De flesta webbsidor som visar en vy av en lista eller bibliotek ger dig tillgång till ett särskilt menyfliksområde (Ribbon) som hjälper dig arbeta med listan eller biblioteket. Menyfliksområdets utseende varierar något beroende på vilken mall listan/biblioteket är skapat från och vilken vy som visas

Fliken "Bläddra" (Browse) visar webbplatsens namn ("Min gruppwebbplats"), följt av listan eller bibliotekets namn ("Meddelanden") följt av vyns namn ("Alla objekt"). På raden under ser du listans beskrivning. Från denna flik kan du  byta vy (om det finns fler än en vy) genom den lilla triangeln till höger om vyns namn.

Fliken "Objekt" (Items) låter dig arbeta med objekten (raderna) i listan. Det mesta är "utgråat" tills du markerar ett eller flera objekt i listan. Namnet på fliken varierar också beroende på vilken mall du har utgått i från. Den heter exempelvis "Dokument" (Documents) för dokumentbibliotek och "Händelser" (Events) för kalendrar. Läs mer om detta menyfliksområde i "Kolumner och objekt".

Fliken "Lista" (List) låter dig arbeta med hela listan. Det exakta utseendet av detta menyfliksområde beror lite på vilken mall som listan eller bibliotek är skapat från samt hur brett ditt fönster är. Även här beror namnet på fliken på vilken mall du har utgått i från.  Den heter exempelvis "Bibliotek" (Library) för dokumentbibliotek och "Kalender" (Calendar) för kalendrar. Jag använder mig av de generiska begreppen Objekt och Lista.

En kuriositet är att bibliotek skapade på mallen Bildbibliotek använder SharePoints gamla (2007) sätt att hantera listor. För dessa bibliotek finns inget menyfliksområde utan bara de gamla menyraderna "Nytt, Överför, Åtgärder och Inställningar". Antar att Microsoft "glömde" Bildbiblioteket i migrationen till 2010...

Hantera vyer
På menyfliken "Lista" hittar du avsnittet "Hantera vyer" (Manage Views):

Under "Aktuell vy:" (Current View:) ser du ser vilken vy som just nu visas. Listans alla vyer finns under rullgardinsmenyn under rubriken "Aktuell vy:" och du kan byta vy genom att klicka på en vy:

Vyerna är uppdelade i tre kategorier

• Standard: Innehåller alltid exakt en vy nämligen standardvyn - den du kommer till från "Allt webbplatsinnehåll"
• Personligt: Vyer som endast du har tillgång till
• Offentligt: Vyer som alla har tillgång till

"Konfigurera vyer för den här platsen" är ingen vy utan en länk till en sida som bland annat gör det möjligt att dölja vyer från rullgardinsmenyn.

Det har ingen betydelse vilken vy du har valt när du arbetar med listans objekt. Om du exempelvis tar bort ett objekt när en viss vy visas så är objektet borta i alla vyer. När du tar bort ett objekt så tas det bort från listan/biblioteket - inte från vyn.

Du skapar en vy genom att klicka på "Skapa vy" (Create View) på fliken Lista/Bibliotek/Kalender från listan/bibliotekets menyfliksområde. Du modifierar en vy genom att först göra den till din aktuella vy och därefter trycka på "Ändra vy" (Modify View).

För att ta bort en vy, välj "Ändra vy" och tryck på "Ta bort" längst uppe eller längst nere. Det är även under "Ändra vy" som du kan markera ifall vyn skall vara standardvy. Läs mer om hur man arbetar med vyer i ett inlägget "Vyer".

- Peter Jochumzen