lördag 9 oktober 2010

Listor och bibliotek: godkännande, versionshistorik, utcheckning, schemaläggning och klassificering

Introduktion
I detta inlägg tittar vi på följande funktioner för listor och bibliotek:
  • Godkännande av innehåll”. En person skapar ett nytt objekt medan en annan kan godkänna eller avvisa objektet. Inställningar kan göras så att endast godkända objekt visas i listan.
  • Versionshistorik”. SharePoint kan hålla reda på versioner av objekt (dokument, webbsidor, m.m.) och man kan återställa äldre versioner.
  • Checka ut och checka in objekt”. Om man redigerar ett objekt så kan man checka ut det vilket förhindrar andra från att redigera samma objekt (endast bibliotek).
  • Schemaläggning av objekt”. Man kan schemalägga när objekten i ett bibliotek skall visas (endast bibliotek). 
  • Klassificeringsinställningar”. Låter användarna klassificera objekt i en lista genom att välja ett antal stjärnor. Användbart om man snabbt vill få återkoppling från användarna.
Godkännande av innehåll
Du bestämmer om listan skall använda sig av denna funktion i avsnittet ”Godkännande av innehåll” (Content Approval) som du hittar på sidan ”Versionsinställningar” (Versioning Settings) som du når från listan/bibliotekets ”Inställningar”.


Denna del fungerar identiskt för listor och bibliotek. Standardinställningen för de flesta listor/bibliotek är ”Nej”. Följande händer när man kräver godkännande av innehåll
  • Två av listans kolumner som tidigare varit dolda blir synliga (alla listor/bibliotek har dessa kolumner):
    • Godkännandestatus” (Approval Status) med alternativen ”Godkänd” (Approved), ”Avvisad” (Rejected), ”Väntande” (Pending), ”Utkast” (Draft) och ”Schemalagd” (Scheduled).
    • Kommentar av godkännare” (Approver Comments) för fritext.
  • Två nya vyer skapas ”Mina skickade objekt” (My submissions) och ”Godkänn/neka objekt” (Approve/reject Items) som grupperar objekten efter godkännandestatus.
  • ”Godkännandestatus” läggs till i de flesta existerande vyer för listan.
  • En användare som skapar ett nytt objekt får följande information
  • När ett nytt objekt skapas får det automatiskt status ”Väntande”. Objektet är då synligt för den som har skapat objektet och alla som har behörigheten ”Godkänn objekt”, som exempelvis ingår i behörighetsnivån ”Godkänna” (Approve) men inte i ”Delta” (Contribute).
  • Alla med behörigheten ”Godkänn objekt” kan få upp formuläret ”Godkänn/avvisa” (genom objektets rullgardinsmeny eller genom knappen på menyfliken Objekt). Här kan man ändra status till något av ”Godkänt”, ”Avvisat” och ”Väntande” och skriva en kommentar. Alternativen ”Utkast” och ”Schemalagd” beskrivs längre ner.
  • Om objektet har status ”Avvisad” så syns det fortfarande för den som skapade objektet. När objektet redigeras så ändras status till ”Väntande” igen.
  • När objektet har status ”Godkänd” så syns det för alla.

Versionshistorik
Du bestämmer om listan skall använda sig av denna funktion i avsnittet ”Versionshistorik för Dokument” (Document Version History) som du också hittar på sidan ”Versionsinställningar”. Här bestämmer du också antalet versioner som skall sparas. Versionshistorik skiljer sig något mellan listor och bibliotek. Listor kan ha en enklare versionshantering där en ny version skapas varje gång objektet redigeras. Bibliotek kan ha en mer avancerad versionshantering med huvudversioner och delversioner.

Bibliotek:
Lista:

Versionshistorik, lista
Följande händer när du slår på versionshistorik för en lista:
  • När du redigerar objektet ser du vilken version som är den senaste
  • När du har redigerat ett objekt och trycker på ”Spara” så skapas en ny version av objektet (version 3.0 blir 4.0 o.s.v.). Utan versionshistorik skriver SharePoint över existerande objekt.
  • Kolumnen ”Version” håller reda på vilken som är den senaste versionen av objektet. Utan versionshistorik är version alltid lika med ”1.0”.
  • Har du angett ett värde för ”Ange om du vill begränsa antalet versioner som ska behållas:” så raderas automatiskt den äldsta versionen när du skapar en ny version. Har du exempelvis ställt in den till ”3” så sparas tre gamla versioner plus den aktuella versionen (alltså totalt fyra).
  • Knappen ”Versionshistorik” på menyfliken objekt aktiveras och alternativet läggs också till objektets rullgardinsmeny för kolumnen Rubrik. Alternativet leder till följande formulär:
  • Varje version har en meny med alternativen ”Visa”, ”Återställ” och ”Ta bort”. ”Ta bort” flyttar versionen till papperskorgen men numrerar inte om de andra versionerna. ”Återställ version” skapar en ny version av objektet med de värden som gäller för det objekt du återställer. Inga versioner raderas således när du återställer ett objekt (så länge du inte har begränsat antalet versioner).
  • Det finns två speciella behörigheter relaterade till versionshistorik: ”Visa versioner” och ”Ta bort versioner”. Båda ingår exempelvis i ”Delta”, den första i ”Läsa” och ingen i ”Begränsad åtkomst”.
Versionshistorik, bibliotek
Bibliotek med huvudversioner fungerar i princip som listor. Överför du ett dokument med samma namn som ett existerande dokument och inte avmarkerar ”Lägg till som en ny version i befintliga filer” så skapas en ny version av dokumentet. Detsamma sker om du redigerar exempelvis ett Worddokument eller ändrar någon metadata för ett dokument.

För bibliotek med delversioner ökar versionsnummert med 0.1 när dokumentet ändras (nyskapade dokument får versionsnummer 0.1). Med delversioner finns alternativet ”publicera en huvudversion” som exempelvis gör en version 1.3 till 2.0. Huruvida delversioner syns för andra användare beror på inställningen i ”Säkerhet för utkastobjekt” (se nedan).

Om ett bibliotek använder både godkännande av innehåll och delversioner så kommer ”Godkännandestatus” att vara lika med ”Utkast” (Draft) så länge det senaste objektet är en delversion. För att kunna godkänna eller avvisa ett objekt måste det först ”Publiceras som en huvudversion” (varvid ”Godkännandestatus” blir ”Väntande”). Först när objektet är godkänt får det ett nytt huvudversionsnummer. Nya objekt i ett sådant bibliotek måste alltså först publiceras och godkännas innan det syns för alla.

Säkerhet för utkastobjekt
Säkerhet för utkastobjekt (Draft Item Security) bestämmer vem som ser utkast, alltså objekt som inte är godkända eller som är en delversion.



Avsnittet fungerar på samma sätt i listor och i bibliotek (för listor är det endast ”inte godkända objekt” som kan vara utkast).


Checka ut objekt
Alla bibliotek (men inte listor) har funktionalitet för att checka ut och checka in objekt. När ett objekt är utcheckat så kan ingen annan än den som checkat ut objektet redigera det (alla kan fortfarande läsa objektet). Denna funktionalitet behöver aldrig slås på (och kan inte heller avaktiveras).

Man checkar ut ett objekt i ett bibliotek genom att välja ”Checka ut” i objektets rullgardinsmeny eller genom knappen ”Checka ut” på menyfliken Dokument. Ett utcheckat objekt har en särskild symbol med en pil ner till höger:



Om man arbetar med ut- och incheckning av objekt så är kolumnen ”Utcheckat till” mycket användbar.

För att ge andra möjlighet att redigera objektet måste man antingen checka in objektet eller välja ”ignorera utcheckning”. Checkar man in ett objekt så sparas de förändringar man har gjort medan de ignoreras om man väljer ”ignorera utcheckning”. Har man versionshistorik påslagen får man också bestämma om man vill skapa en ny delversion, en ny huvudversion eller skriva över den aktuella delversionen. En användare som har behörigheten ”Ignorera utcheckning” kan checka in och ignorera utcheckning av objekt som är utcheckade av andra användare.

Kräv utcheckning
Man kan ställa in ”Kräv utcheckning” (Require Check Out) på sidan ”Versionsinställningar”.


Om den är ”Ja” så får du frågan ”Du måste checka ut det här objektet innan du kan göra ändringar. Vill du checka ut objektet nu?”. Detta är användbart om man vill förhindra att två personer redigerar samma objekt (exempelvis en webbsida) samtidigt. Om den är ”Nej” så kan du få en konflikt när du sparar. Exempelvis ges följande meddelande vid ”Konflikt vid spara” för ett wiki-sidbibliotek:


Schemaläggning av objekt
Om du vill kunna schemalägga objekt så att de bara syns under en viss period så måste webbplatssamlingens funktion ”Infrastruktur för SharePoint Server-publicering” (SharePoint Server Publishing Infrastructure) vara aktiverad. Det gör du genom länken ”Webbplatssamlingens funktioner” på den översta webbplatsens ”Webbplatsinställningar”.

Du har då en länk ”Hantera schemaläggning av objekt” under ”Allmänna inställningar” på bibliotekets sida för inställningar. För att kunna ”Aktivera schemaläggning av objekt i den här listan” måste både huvud- och delversioner (utkast) samt godkännande av innehåll först aktiveras.

Efter aktivering lägger du till webbplatskolumnerna ”Schemalagt startdatum” och ”Schemalagt slutdatum” till biblioteket och därefter kan du schemalägga dokumentet eller webbsidan.


Alla schemalagda objekt har "Godkännandestaus" lika med "Schemalagd".

Klassificering
Vill du tillåta klassificering av objekt så gör du det genom ”Klassificeringsinställningar” (Rating settings) som du hittar på sidan för inställningar för listan.


När du aktiverar klassificering så synliggörs ytterligare två kolumner i listan ”Klassificering (0-5)” som innehåller medelvärde för alla klassificeringar som har angetts och ”Antal klassificeringar”.


Användarna klassificerar objektet genom att trycka på någon av stjärnorna.

-- Peter Jochumzen

söndag 26 september 2010

Listor och bibliotek: rubrik, namn, objekt, fil, dokument och dokumentmallar

Introduktion

En lista eller ett bibliotek måste alltid skapas från en mall och mallen avgör bland annat vilka kolumner, vyer och listinnehållstyper som listan kommer att innehålla. SharePoint innehåller en hel del mallar men du kan också skapa egna. List- och biblioteksmallar innehåller webbplatskolumner och webbplatsinnehållstyper. När du skapar en ny lista/bibliotek från en sådan mall så skapas en listkolumn från varje webbplatskolumn och en listinnehållstyp från varje webbplatsinnehållstyp. När listan är skapad kan man lägga till egna kolumner, vyer och innehållstyper utöver de man fick från mallen.

De flesta kolumner som skapas för en lista/bibliotek är dock dolda. Det enklaste sättet att se listans alla icke-dolda kolumner är genom att redigera eller skapa en ny vy. Bilden nedan visar alla 15 icke-dolda kolumner som skapas när mallen "Anpassad lista" används


Utöver dessa 15 skapas också 40 dolda kolumner.

Listor och ”Rubrik”
Den viktigaste kolumnen för listor är kolumnen ”Rubrik” (Title) som alla SharePoints listmallar innehåller. SharePoints listmallar innehåller alltså en referens till webbplatskolumnen ”Rubrik” så att listkolumnen ”Rubrik” alltid skapas när en ny lista skapas. Webbplatskolumnen ”Rubrik” är av typen ”Enskild rad med text” men den är dold och kan inte redigeras med en webbläsare.

Kolumnen är den enda i innehållstypen ”Objekt” (Item) där den har status ”Obligatorisk”. Eftersom alla innehållstyper i SharePoints listmallar ärver från ”Objekt” så blir ”Rubrik” alltid är ett obligatoriskt fält i alla listor när du skapar ett nytt objekt.

Det går inte att ta bort kolumnen ”Rubrik” från en lista men det går bra att döpa om den. Det går inte heller att ta bort kolumnen i någon av listans innehållstyper. Däremot kan man i alla innehållstyper ändra status för ”Rubrik” till ”Dold” vilket gör att den inte längre visas i formulär.

SharePoint skapa i själva verket tre icke-dolda kolumner med namnet ”Rubrik” för varje lista (plus en fjärde som är dold och som inte längre används). De skiljer sig åt hur de uppför sig i listor. I bilden nedan har jag lagt till alla tre i vyn:

  • Den första är ”Rubrik (länk till objekt med redigeringsmeny)” som är länkad till formuläret som visar detaljerad information om objektet och som är kopplad till en rullgardinsmeny med alternativ för att hantera objektet.
  • Den andra är ”Rubrik” som enbart visar rubriken.
  • Den tredje är ”Rubrik (länk till objekt)” som är länkad till objektets formulär men som saknar rullgardinsmeny.

Det är den andra kolumnen som ingår i innehållstypen ”Objekt”. När användaren skriver in en rubrik för ett nytt objekt ser SharePoint till att alla ”rubrik-kolumner” får samma text.

För listor är det endast ”Rubrik” som har en kolumn länkad till objekt och en kolumn länkad till objekt med redigeringsmeny. Väljer man att göra ”Rubrik” dold tappar man denna möjlighet. Det går alltså inte (med en webbläsare) att låta en annan kolumn länka till objektet eller att ha en redigeringsmeny till en annan kolumn. Man kan så klart fortfarande nå formuläret som visar detaljerad information om objektet och alla alternativ i den rullgardinsmeny som ”Rubrik” erbjuder genom menyfliken ”Objekt”.

Bibliotek och ”Namn”
Den viktigaste kolumnen för bibliotek är kolumnen ”Namn” (Name) som alla SharePoints biblioteksmallar innehåller. Webbplatskolumnen ”Namn” är dold och av typen ”Fil” – en typ som inte är tillgänglig när man skapar egna kolumner genom en webbläsare. Syftet med kolumnen är just att hålla reda på namnet på den fil som objektet i listan är kopplat till.

”Namn” ingår i innehållstypen ”Dokument” där den har status ”Obligatorisk”. Eftersom ”Dokument” ärver från ”Objekt” har den även kolumnen ”Rubrik” men här är den ”Valfri”. ”Namn” och ”Rubrik” är de enda kolumnerna i ”Dokument”. Alla innehållstyper i SharePoints biblioteksmallar ärver från ”Dokument” så ”Namn” är alltid är ett obligatoriskt fält och ”Rubrik” ett valfritt fält i alla bibliotek när du skapar ett nytt objekt.

Det går inte att ta bort någon av kolumnerna ”Namn” och ”Rubrik” från en bibliotek. ”Rubrik” kan döpas om men inte ”Namn”. Det går inte heller att ta bort kolumnerna från någon av bibliotekens innehållstyper. ”Rubrik” kan döljas men det går inte att ändra status för ”Namn”.

För bibliotek skapar SharePoint endast en kolumn med titeln ”Rubrik” och det är en vanlig kolumn som varken är länkad eller innehåller någon redigeringsmeny. Däremot skapas tre icke-dolda kolumner med titeln ”Namn” (plus två dolda). En innehåller endast filens namn, en är länkad till filen och en är länkad till filen och innehåller en redigeringsmeny.

Överföra dokument
Bibliotek och listor skiljer sig på en viktig punkt:
  • För bibliotek kan du antingen skapa ett nytt objekt eller överföra ett objekt
  • För listor kan du skapa nya objekt men inte överföra objekt.
Bibliotek har därför två knappar i avsnittet ”Nytt” medan listor bara har en:



Överföra enskilda dokument
Knappen ”Överför dokument” har två underalternativ, ”Överför dokument” och ”Överför flera dokument”. Väljer du ”Överför dokument” får du upp formuläret med samma namn. Du bläddrar fram till ditt dokument, som kan vara av vilken typ som helst (med några undantag, exempelvis ”.exe”), och trycker på OK. Filen kopieras till biblioteket och du går vidare till steg två där du anger metatdata för dokumentet:


Har biblioteket flera innehållstyper börjar du med att välja en (Bilden ovan är från ett bibliotek med bara en innehållstyp). ”Namn” är ifylld med namnet på den fil du överförde. Ändrar du ”Namn” så döper SharePoint helt enkelt om filen till det önskade namnet. Därefter följer alla andra kolumner som tillhör vald innehållstyp.

Om det i steg 1 redan finns ett dokument i biblioteket vars Namn är precis samma som namnet på det dokument du vill överföra så händer följande:
  • Om ”Skriv över befintliga filer” är avmarkerad så får du ett felmeddelande och kan inte fortsätta. Du måste då döpa om din fil innan du kan ladda upp den.
  • Om ”Skriv över befintliga filer” är markerad så skriver SharePoint, utan varning, över filen med din nya fil. I steg 2 kan du redigera metadata för objektet.

Skriva över befintliga filer
Detta standardbeteende hos SharePoint kan ställa till problem. Om flera personer arbetar med samma dokumentbibliotek så är det lätt hänt att någon skriver över ett dokument som någon annan har skapat, särskilt om man använder generiska namn såsom ”Projektplan” eller liknande. Alternativet ”Skriv över befintliga filer” borde döpas om till ”Skriv över befintliga filer men berätta inte det för mig eller för den som spenderat många timmar med att skapa dokumenten som skrivs över”.

Det finns några olika sätt att lösa problemet. Man kan ändra standardinställning för ”Skriv över befintliga filer” så att den inte är markerad. En användare måste då aktivt klicka i ”Skriv över befintliga filer” för att problemet skall uppstå. Man gör detta genom att redigera filerna ”upload.aspx” och ”uploadex.aspx” i mappen ” 14\TEMPLATE\LAYOUTS\” genom att ändra egenskapen ”Checked” till ”false” för checkboxarna med id ”OverwriteSingle” och ”OverwriteMultiple”. Man kan också slå på versionshantering för biblioteket (se längre fram). Med versionshantering skapas det i stället en ny version av dokumentet utan att det gamla dokumentet skrivs över.

Överföra flera dokument
Man kan också ladda upp flera dokument samtidigt:


Använder man denna funktion så kopieras alla filer och mappar man har dragit till formuläret till biblioteket (med samma potentiella problem som när man överför ett enskilt dokument). Däremot kan du inte ange metadata direkt när du använder denna funktion (”Namn” blir alltid filens namn och innehållstypen blir alltid bibliotekets standardinnehållstyp). Vill du byta innehållstyp, ange metadata eller redigera filens namn kan du göra det i efterhand. Har standardinnehållstypen obligatoriska kolumner (förutom ”Namn”) så kommer dokumenten du överför inte att checkas in (se mer längre fram) förrän användaren fyllt i information för dessa kolumner och checkat in dokumentet.

Hantera dokument med utforskaren
Har du behörighet kan du också hantera dokument i ett bibliotek direkt med utforskaren. Tryck på ”Öppna med utforskaren” på menyfliken ”Bibliotek”. Detta öppnar en mapp som gör att du kan hantera dokumenten i biblioteket precis som du hanterar dem i en vanlig mapp. Genom utforskaren kan du också enkelt flytta eller kopiera dokument mellan bibliotek, även mellan bibliotek som ligger i helt olika SharePoint installationer.

SharePoint bibliotek:
I utforskaren:

Nytt dokument
För att du skall kunna använda knappen ”Nytt dokument” i ett bibliotek så måste det finnas en mall att utgå från. Exempel på mallar:
  • Microsoft Word mall, en fil med ändelsen ”.dotx”.
  • Microsoft Excell mall som har ändelsen ”.xltx”.
Dessa mallar kan antingen vara tomma eller ha ett innehåll man utgår ifrån när man skapar ett nytt dokument. Du kan exempelvis ha en tentamensmall som redan har all den text som alla tentamina skall ha och så skapar du en tentamen från denna mall genom att skriva in det som är unikt för just denna tentamen.

Nytt dokument utan innehållstyper
Om du har valt att inte tillåta innehållstyper för ett bibliotek så är ju endast ett alternativ tillgängligt under ”Nytt dokument”. I detta fall kan du endast ha en mall kopplad till biblioteket och du ser vilken mall som biblioteket använder i ”Avancerade inställningar” i avsnittet ”Dokumentmall”:



Här kan du också redigera mallen eller välja en annan mall. För att välja en annan mall måste du först ladda upp mallen till bibliotekets ”Forms” mapp. Detta gör du enklast med utforskaren. Fyll därefter i ”Mall-URL:” i formatet /Forms/, exempelvis ”MittBibliotek/Forms/MinMall.dotx”. Om fältet ”Mall-URL:” är tomt så kopplas knappen ”Nytt dokument” om till ”Överför dokument”. Listor saknar av naturlig anledning avsnittet ”Dokumentmall”.

Nytt dokument med innehållstyper
Om du däremot tillåter innehållstyper så kan du ange en dokumentmall för varje innehållstyp. Varje alternativ i ”Nytt dokument” blir då kopplad till var sin mall (eller till ”Överför dokument” om innehållstypen inte har någon mall). Du ser vilken mall som används på innehållstypens ”Avancerade inställningar” i avsnittet ”Dokumentmall”:



Endast innehållstyper som ärver från ”Dokument” har detta avsnitt.

Det är enklare att arbeta med mallar genom innehållstyper eftersom du då kan ladda upp en mall direkt genom webbläsaren. Innehållstypernas mallar landar i en mapp med namnet ”Document” som ligger under bibliotekets ”Forms” mapp. Mallar till innehållstyper kan dock ligga i vilken mapp som helst (under biblioteket). Väljer du att själv ”Ange URL:en till en befintlig dokumentmall:” så är formatet ”/MittBibliotek/MappA/…/MappN/MinMall”, exempelvis ”/MittBibliotek/MinaMallar/MinaWordMallar/MinWordMall1.dotx”. Ligger mallen i ”/Forms/Document” så räcker det att du anger filnamnet som URL.

Skapa nytt dokumentbibliotek
När du skapar ett nytt dokumentbibliotek och väljer ”Fler alternativ” så kan du välja en dokumentmall för biblioteket.


Det som sker är helt enkelt att SharePoint lägger en mall som motsvarar ditt val i mappen ”Forms” och pekar bibliotekets ”Dokumentmall” till denna mall. För Word (template.dotx), Excel (template.xltx), PowerPoint (template.pptx) och OneNote (template.onepkg) är mallarna “tomma”. Alternativen “Basic Page” och “Web Part page” är lite speciella. Mallarna är i dessa fall html-sidor som länkar till formulär där du skapar nya webbsidor. Alternativet ”Microsoft SharePoint designer webb page” används om man vill använda SharePoint designer för att skapa webbsidor som sedan sparas i biblioteket. Om du inte klickar på ”Fler alternativ” så blir mallen Word. Du kan naturligtvis ändra eller byta den mall som skapades och valdes med biblioteket. Läs mer om mallar och dokumentbibliotek på Microsofts webb.

Skapa listinnehållstyper med olika mallar
I bilden nedan har jag skapat ett vanligt dokumentbibliotek med fyra innehållstyper kopplade till fyra olika dokumentmallar:


Eftersom du endast kan skapa en listinnehållstyp från varje webbplatsinnehållstyp så måste du skapa nya webbplatsinnehållstyper om du vill ha ett bibliotek med flera innehållstyper kopplade till olika mallar som i bilden ovan. Alla webbplatsinnehållstyper som ärver från ”Dokument” (inklusive ”Dokument”) har avsnittet ”Dokumentmall” och det ser ut precis som det gör för en listinnehållstyp (se ovan). När du laddar upp en ny mall lägger den sig i mappen ”/_cts/” under den webbplats innehållstypen skapades (exempelvis ”/_cts/MinWordDokumentWebbplatsinnehållstyp”). Denna mapp är dock inte tillgänglig genom utforskaren (däremot är den tillgänglig med SharePoint Designer som beskrivs i ett senare inlägg).

På så sätt kan du skapa nya webbplatsinnehållstyper som ärver från ”Dokument” med namn såsom ”Tentamen”, ”Tomt Powerpoint dokument”, ”Tentamensresultat i Excel” o.s.v. som du kopplar olika mallar till. Dessa kan sedan användas i alla bibliotek (som tillhör en webbplats som har tillgång till innehållstypen).



-- Peter Jochumzen

lördag 18 september 2010

Innehållstyper

Innehållstyper
Innehållstyper (Content Types) är ett relativt avancerat men mycket viktigt begrepp i SharePoint. Microsofts definition av en innehållstyp är inte helt glasklar:
"A content type is a reusable collection of metadata (columns), workflow, behavior, and other settings for a category of items or documents in a Microsoft SharePoint Foundation 2010 list or document library." 

Om du inte har arbetat med innehållstyper tidigare så kan du tänka på en innehållstyp som en "en samling kolumner". Detta är inte hela sanningen men en bra start. Tänk dig helt enkelt att du tar en eller flera kolumner, kombinerar dem och ger dem ett namn. Då har du en innehållstyp. Exempelvis kanske du vill slå ihop kolumnerna "Förnamn", "Efternamn" och "Adress" till en innehållstyp som du ger namnet "Personuppgift".

Innehållstyper i listor och bibliotek
De fyra viktigaste ingredienserna i en lista/bibliotek är:
Alla listor och bibliotek kan ha innehållstyper. En lista eller ett bibliotek kan ha flera innehållstyper. Har de fler än en så måste alltid en vara "Standardinnehållstyp" (Default Content Type). Varje innehållstyp använder en eller flera av listan/bibliotekets kolumner och en kolumn kan användas i flera innehållstyper. En innehållstyp kan dock endast använda de kolumner som kan redigeras av användaren.

Innehållstyper och "Nytt objekt"
Innehållstyper är kopplade till listans "Nytt objekt":


"Nytt objekt" har ett alternativ för varje innehållstyp. Listan ovan har alltså två innehållstyper med namnen "Uppgift" och "Sammanfattningsaktivitet". Länken "Lägg till nytt objekt" är alltid kopplat till den innehållstyp som är standard för listan/biblioteket (den ligger också alltid överst i "Nytt objekt").

När du väljer en av innehållstyperna i "Nytt objekt" så får du upp ett formulär med precis de kolumner som används i innehållstypen. Det är alltså innehållstypen som avgör vilka av listan/bibliotekets kolumner du får fylla i när du skapar ett nytt objekt (minns att innehållstyper bara kan innehålla kolumner som kan redigeras och inte exempelvis "Skapad av" som SharePoint själv sköter).

Varför innehållstyper?
Man kan fråga sig vad det är för poäng med innehållstyper. Varför inte låta SharePoint visa ut alla kolumner (som kan redigeras) i listan när man väljer "Nytt objekt" så kan man fylla i de kolumner man vill? Här är ett exempel där innehållstyper är användbara.

Säg att du har en lista med böcker med kolumner såsom "Titel", "Författare", "ISBN nummer" o.s.v. En del av dessa böcker är e-böcker som till största del använder samma kolumner som vanliga böcker men med några skillnader: vanliga böcker har information om "Vikt" som e-böcker saknar medan e-böcker har information om "Filtyp" som vanliga böcker saknar. Då skapar man en lista med alla kolumner (inklusive både vikt och filtyp) och två innehållstyper, "Vanlig bok" och "e-bok", där den första består av alla (redigerbara) kolumner utom "Filtyp" och den andra av alla utom "Vikt".

Poängen med innehållstyper är alltså att man kan skapa listor/bibliotek vars objekt har något olika typ av innehåll (därav namnet). SharePoint håller reda på vilken innehållstyp ett särskilt objekt i listan är av och det är användbart på flera sätt (som beskrivs längre fram). För att det skall vara meningsfullt med innehållstyper så bör objekten vara snarlika. Är de helt olika (säg böcker och recept) så hör de hemma i separata listor.

Tillåta innehållstyper i lista/bibliotek
För de flesta listor och bibliotek kan du avgöra om du vill "Tillåta hantering av innehållstyper". Detta gör du från sidan "Avancerade inställningar" som du når från "Inställningar för lista". Standardinställningen för de listor/bibliotek som bara har en innehållstyp (de flesta) är "Nej" medan den är "Ja" för övriga (exempelvis listor baserade på "Uppgifter"). Det finns dock en del listor/bibliotek som inte tillåter hantering av innehållstyper, exempelvis listor skapade på mallen "Undersökning" och bibliotek skapade på mallen "Wiki-sidbibliotek (de har dock fortfarande innehållstyper).

Om du inte tillåter hantering av innehållstyper så döljer SharePoint allt som har med innehållstyper att göra för dig (de finns fortfarande där). SharePoint använder då bara en innehållstyp, den som är standard, vilket betyder att det bara finns ett alternativ för "Nytt objekt" (även om listan har flera innehållstyper).

Om du tillåter hantering av innehållstyper så får du ett nytt avsnitt "Innehållstyper" på sidan "Inställningar för lista":

När du tillåter hantering av innehållstyper förändras också avsnittet "Kolumner" på sidan "Inställningar för lista". Utan innehållstyper så visas kolumnernas titel, kolumnernas typ och vilka som är obligatoriska (för alla redigerbara kolumner plus "Skapad av" och "Ändrad av"). Med innehållstyper så ändras "Obligatorisk" till "Används i" och där ser man vilken eller vilka innehållstyper kolumnen används i (förutom de två sista som aldrig kan användas i en innehållstyp):


Hantera innehållstyper i lista/bibliotek
Om man klickar på en innehållstyp som tillhör en lista/bibliotek så kommer du till sidan för hantering av innehållstypen:

  • "Information om innehållstyp" visar innehållstypens namn och en beskrivning. "Överordnad" förklaras i avsnittet "Innehållstyper och arv" nedan.
  • I "Namn och beskrivning" kan du redigera dessa två egenskaper.
  • "Ta bort den här innehållstypen". Du kan inte ta bort en innehållstyp om det finns ett objekt i listan som är av den innehållstypen. Tar du bort alla innehållstyper så kan du inte längre skapa nya objekt.
  • Övriga inställningar beskrivs under "Hantera en webbplatsinnehållstyp" nedan.
  • "Kolumner" visar vilka av listans kolumner som innehållstypen använder (alltså vilka av listans kolumner som objekt av denna innehållstyp kan kan hantera). Status visar om om kolumnen är obligatorisk, valfri eller dold. En kolumn kan exempelvis vara obligatorisk för en innehållstyp men valfri för en annan. "Källa" beskrivs också i avsnittet "Hantera en webbplatsinnehållstyp" nedan.
  • Alternativet under "Kolumner", "Lägg till från befintliga webbplats- eller listkolumner" beskrivs i nästa avsnitt.
  • I "Kolumnordning" får du ange i vilken ordning innehållstyperna skall visas i "Nytt objekt".
Lägga till och ta bort kolumner till en innehållstyp i lista/bibliotek
Man kan lägga till en kolumn till en existerande innehållstyp för en lista/bibliotek på två sätt:
  • Genom att välja en redigerbara kolumn som tillhör listan/biblioteket (som inte redan används av innehållstypen)
  • Genom att välja en webbplatskolumn
Väljer man en webbplatskolumn så skapas först en vanlig kolumn med webbplatskolumnen som mall till listan. Därefter läggs denna kolumn till den aktuella innehållstypen (en innehållstyp för en lista kan alltså bara innehålla "vanliga" kolumner - inte webbplatskolumner som ju bara är mallar för kolumner).

För att lägga till kolumner, tryck på "Lägg till från befintliga webbplats- eller listkolumner" från innehållstypens sida:

I "Välj kolumner från" hittar du alla grupper som finns för webbplatsens webbplatskolumner. Tillgängliga kolumner visar alla webbplatskolumner för gruppen du har valt. Om listan har redigerbara kolumner som inte redan används av innehållstypen så finns det ytterligare ett alternativ i "Välj kolumner från" och det är "Listkolumner". "Tillgängliga kolumner" visar då redigerbara listkolumner som inte redan används.

För att ta bort en kolumn från en innehållstyp i en lista klickar du bara på kolumnen på innehållstypens sida och väljer "Ta bort". Vissa kolumner kan inte tas bort från en innehållstyp, exempelvis "Rubrik", men då kan man sätta kolumninställning till "Dold" så visas den inte i formulär för nya objekt eller vid redigering av objekt.

Ny lista/bibliotek
När du skapar en ny lista/bibliotek så skapas automatiskt en eller flera innehållstyper som läggs till listan. Några exempel:
  • Listor baserade på mallen "Meddelanden" får innehållstypen"Tillkännagivande" (Announcement)
  • Listor baserade på mallen "Anpassad lista" får innehållstypen "Objekt" (Item)
  • Listor baserade på mallen "Uppgifter" får innehållstyperna "Uppgift" (Task) och "Sammanfattningsaktivitet" (Summary Task).
  • Bibliotek baserade på mallen "Dokumentbibliotek" får innehållstypen "Dokument".
Standardinnehållstypen för en ny lista använder alltid alla listan/bibliotekets redigerbara kolumner vilket betyder att du kan fylla i information i alla dessa användarkolumner när du skapar ett nytt objekt.

Om du skapar en ny kolumn till en lista och listan inte tillåter innehållstyper så lägger SharePoint automatiskt till kolumnen till alla innehållstyper för listan. Som du ser går det därför att arbeta med listor/bibliotek utan att tillåta innehållstyper - så länge alla kolumner är meningsfulla för alla objekt i listan.

Om du skapar en ny kolumn till en lista och listan tillåter innehållstyper så får du i avsnittet "Ytterligare kolumninställningar" frågan "Lägg till i alla innehållstyper". Du kan ju alltid senare lägga till kolumnen eller ta bort kolumnen från enskilda innehållstyper.

Webbplatsinnehållstyper
En webbplatsinnehållstyp fungerar som en mall för en "vanlig" innehållstyp på samma samma sätt som en webbplatskolumn fungerar som en mall för en "vanlig" kolumn. När du skapar en ny kolumn från en webbplatskolumn så skapas kolumnen med precis de inställningar som gäller för webbplatskolumnen. Samma princip gäller för innehållstyper. För att undvika missförstånd så kallas "vanliga" innehållstyper och "vanliga" kolumner, alltså de som är kopplade till listor och bibliotek, för listinnehållstyper och listkolumner.

Webbplatsinnehållstyper kan endast använda webbplatskolumner (medan listinnehållstyper endast kan använda listkolumner). Precis som för listkolumner så kan webbplatskolumer användas i flera webbplatsinnehållstyper. Och som för listinnehållstyper så innehåller webbplatsinnehållstyper endast referenser till webbplatskolumer, inte egna kopior.

Säg att du har en webbplatsinnehållstyp med namnet IT1 och att den använder webbplatskolumerna K1 och K2. Om du nu skapar en ny listinnehållstyp i en lista från IT1 så händer följande:
  • Två listkolumner (med namnen K1 och K2) skapas med webbplatskolumnerna K1 och K2 som mall och läggs till listan
  • En listinnehållstyp (med namnet IT1) skapas med webbplatsinnehållstypen IT1 som mall och läggs till listan
  • Listkolumner K1 och K2 läggs till listinnehållstypen IT.
Man kan använda en analogi från objektorienteringsspråk. Webbplatsinnehållstyper och webbplatskolumner är då "klasser" medan listinnehållstyper och listkolumner är "objekt". Det finns en avvikelse i denna analogi: listkolumner kan skapas direkt utan att man använder en webbplatskolumn som mall medan en listinnehållstyp måste skapas från en webbplatsinnehållstyp.

Webbplatsinnehållstyper och webbplatser
Webbplatsinnehållstypers relation med en webbplatssamling är samma som för webbplatskolumner:
  • Webbplatsinnehållstyper är tillgängliga på den webbplats de har skapats och på alla webbplatser längre ner i hierarkin (däremot inte längre upp). 
  • En webbplatsinnehållstyp som är skapad på den översta webbplatsen i en webbplatssamlingen är alltså tillgänglig i hela samlingen. 
  • Du kan endast redigera en webbplatsinnehållstyp på den webbplats den är skapad (webbplatsinnehållstypens "källa").
  • En webbplatsinnehållstyp skapad i en webbplatssamling är aldrig tillgänglig i andra samlingar.
Innehållstyper och arv
En webbplatsinnehållstyp måste alltid skapas från en existerande webbplatsinnehållstyp. Säg exempelvis att du har en webbplatsinnehållstyp "Personal" med webbplatskolumnerna "Förnamn" och "Efternamn". Från denna kan du skapa en ny webbplatsinnehållstyp "Lärare" där du lägger till webbplatskolumn "Undervisningsämne". Man säger att "Lärare" ärver från (inherits from) "Personal" och att "Personal" är överordnad (parent to) "Lärare". "Lärare" kan sen agera överordnad till andra webbplatsinnehållstyper.

När du skapar en ny webbplatsinnehållstyp från en existerande webbplatsinnehållstyp så kopieras alla referenser till webbplatskolumner från den existerande till den nya. Du kan därefter lägga till och ta bort webbplatskolumner till din nya webbplatsinnehållstyp. Minns att alla innehållstyper bara innehåller referenser till kolumner, inte kopior av kolumner. Ändrar du en kolumn så påverkas alla innehållstyper som använder kolumnen och det kan du inte förhindra.

När du skapar en listinnehållstyp från en webbplatsinnehållstyp så används samma terminologi: vi säger att listinnehållstypen ärver från webbplatsinnehållstypen och att den senare är överordnad den föregående. Listinnehållstyper får som standard samma namn som den webbplatsinnehållstyp den ärver ifrån och det förklarar varför innehållstypen i första bilden i avsnittet "Hantera innehållstyper i lista/bibliotek" ovan har samma titel som överordnad.

Hantera webbplatsinnehållstyper
För att hantera en webbplats innehållstyper väljer du "Webbplatsinnehållstyper" under rubriken "Gallerier" på "Webbplatsinställningar".


I listan ser du webbplatsinnehållstypernas namn, dess överordnad och källa (var den är skapad). Är den länkad så kan du redigera den genom att klicka på den. Är den inte länkad så är den skapad på en webbplats längre upp och du kan redigera den genom att klicka på dess källa. Webbplatsinnehållstyper är grupperade i en nivå av grupper (du kan skapa nya grupper men inte grupper i grupper) och det finns dolda webbplatsinnehållstyper som inte visas i listan. Notera att det finns en grupp som heter "Listinnehållstyper". Alla innehållstyper i denna grupp är webbplatsinnehållstyper och inte listinnehållstyper med de används för att skapa listinnehållstyper.

Hantera en webbplatsinnehållstyp
För att hantera en enskild webbplatsinnehållstyp så går du till den webbplats den är skapad och till dess "Webbplatsinnehållstyper" och klickar på namnet. I nedan exempel visas webbplatsinnehållstypen "Objekt".


Sidan för att hantera en webbplatsinnehållstyp är mycket snarlik sidan för att hantera en listinnehållstyp men det finns några skillnader. Några kommentarer
  • Webbplatsinnehållstyper kan sorteras i grupper, det kan inte listinnehållstyper
  • "Avancerade inställningar": 
    • "Skrivskydd". Ange om innehållstypen kan ändras
    • "Uppdatera webbplatser och listor". Ange om alla underordnade webbplats- och listinnehållstyper som använder denna typ ska uppdateras med inställningarna på den här sidan.
    •  "Dokumentmall". Här anger man en mall som skall användas när ett nytt dokument skapas med denna innehållstyp. Gäller endast webbplatsinnehållstyp "Dokument" och alla som ärver från "Dokument".
  • "Arbetsflödesinställningar" (Workflow settings) behandlas i ett annat inlägg.
  • "Ta bort den här webbplatsinnehållstypen". Du kan inte ta bort en innehållstyp som är överordnad en annan webbplats- eller listinnehållstyp.
  • "Inställningar för informationshanteringsprincip" (Information management policy settings) är ett avancerat alternativ som behandlas i ett annat inlägg.
  • "Inställningar för dokumentinformationspanelen" (Document Information Panel settings) är också ett avancerat alternativ som behandlas i ett annat inlägg i samband med InfoPath. Gäller endast webbplatsinnehållstyp "Dokument" och alla som ärver från "Dokument".
  • "Hantera dokumentkonvertering för den här innehållstypen" (Manage document conversion for this content type). SharePoint har inbyggda konverterare från exempelvis Word till webbsida. Här anger man vilka som tillåts och hur konvertering skall ske. Gäller endast webbplatsinnehållstyp "Dokument" och alla som ärver från "Dokument".
  • "Kolumner" visar alla webbplatskolumner som webbplatsinnehållstypen använder och från vilken källa (webbplatsinnehållstyp) de härstammar (saknas källa så har webbplatskolumnen lagts till den aktuella webbplatsinnehållstypen direkt).
  • "Lägg till från befintliga webbplatskolumner" fungerar precis som "Lägg till från befintliga webbplats- eller listkolumner" för en listinnehållstyp (förutom att man så klart inte kan lägga till listkolumner)
  • "Lägg till från ny webbplatskolumn" skapar och lägger till en webbplatskolumn i ett steg. När du lägger till en ny webbplatskolumn måste du bestämma om kolumnen skall läggas till alla underordnade  innehållstyper.
  • "Kolumnordning" låter dig välja ordning för kolumnerna.
I bilden ovan ser du exempelvis att webbplatsinnehållstypen "Objekt" ärver från "System" som är den översta webbplatsinnehållstypen (den har ingen överordnad). Alla webbplatsinnehållstypen kommer ursprungligen från "System" som du dock inte hittar i listan eftersom den är dold (du kan därför inte skapa en listinnehållstyp baserad på System).

Webbplatsinnehållstypens kolumner
Om du från webbplatsinnehållstypens sida klickar på en kolumn kommer du till "Ändra innehållstypkolumn". Exemplet nedan visar kolumnen "Rubrik" för webbplatsinnehållstypen "Objekt" som är dess enda kolumn.

Det finns en länk för dig om du vill redigera webbplatskolumnen men tänk på att du då redigerar orginalet vilket påverkar alla innehållstyper. Kolumninställningen Obligatorisk (måste innehålla information), Valfri (kan innehålla information) eller Dold (visas inte i formulär) har ingen direkt funktion för webbplatsinnehållstypen. Den blir meningsfull först för listinnehållstypen som hämtar värdet för kolumninställning från sin överordnade webbplatsinnehållstyp.


Skapa en ny webbplatsinnehållstyp
Att skapa en ny webbplatsinnehållstyp är enkelt. Gå till "Webbplatsinnehållstyper" för den webbplats där du vill skapa webbplatsinnehållstypen (minns att den blir tillgänglig på denna webbplats och alla underordnade webbplatser). Tryck på Skapa:

När du trycker på OK kommer du till webbplatsinnehållstypens sida och du kan lägga till fler webbplatskolumner.

Skapa en ny listinnehållstyp
Utöver den eller de listinnehållstyper som du får automatiskt när du skapar en lista eller ett bibliotek så kan du skapa nya och lägga till listan. Gå till "Inställningar för lista" och se till att listan tillåter hantering av innehållstyper. Klicka på "Lägg till från befintliga webbplatsinnehållstyper" under rubriken "Innehållstyper":

Välj bland existerande webbplatsinnehållstyper och tryck på OK. Inte alla webbplatsinnehållstyper är tillgängliga för alla listor och bibliotek. Exempelvis kan du inte lägga till en webbplatsinnehållstyp som ärver från "Dokument" till en lista vilket du kan göra till ett bibliotek. För att du skall kunna lägga till en webbplatsinnehållstyp till ett bibliotek måste den ha kolumnen "Fil" vilket alla som ärver från dokument har.

Visa objektets innehållstyp i listan
Alla listor och bibliotek har en kolumn "Innehållstyp" som innehåller titeln på den innehållstyp som objektet är av. Denna kolumn är inte redigerbar och inte dold (även om du inte tillåter innehållstyper). För att experimentera med objektets innehållstyp,
  • Skapa en ny lista baserad på mallen "Anpassad lista"
  • Tillåt hantering av innehållstyper för listan
  • Lägg till innehållstypen meddelande till listan. 
  • Ändra så att kolumnen "Rubrik" är obligatorisk även för "Meddelande". 
  • Ändra standardvyn och lägg till kolumnerna "Brödtext" och "Innehållstyp".
  • Skapa ett objekt av varje innehållstyp:

Om du redigerar den första posten (som är av typen objekt) så kan du inte skriva in någon brödtext. Du kan däremot ändra innehållstypen för ett objekt.


Väljer du istället innehållstyp "Meddelande" så ändras formuläret och du kan lägga till brödtext.


Mappar
Avslutningsvis bör det nämnas att SharePoint internt hanterar mappar som en speciell innehållstyp. I listans avancerade inställningar kan du ange om "kommandot Ny mapp ska visas" i listan/biblioteket (standardinställning är Nej). När du skapar en ny mapp så skapas helt enkelt ett nytt objekt av innehållstypen "Mapp":


Innehållstypen "Mapp" är dock något speciell. Du kan exempelvis inte ändra en mapp till en annan innehållstyp och vice versa. Mappar finns inte heller med i listans innehållstyper i "inställningar för lista" och du kan inte lägga till kolumner till denna innehållstyp.


-- Peter Jochumzen

lördag 11 september 2010

Webbplatskolumner

Webbplatskolumner
En webbplatskolumn (Site Column) är en kolumnmall som kan användas i listor och bibliotek. Webbplatskolumner fungerar i princip som vanliga kolumner men de tillhör inte en specifik lista/bibliotek. Precis som för vanliga kolumner så har en webbplatskolumn alltid ett namn, de är alltid av en specifik typ, de har "Ytterligare kolumninställningar" såsom standardvärde och det finns möjlighet att skapa "Kolumnverifiering".

Fördelar med webbplatskolumner
Det finns således två sätt att lägga till kolumner till en existerande lista: genom att skapa kolumnen själv eller genom att välja en webbplatskolumn. Det finns fördelar med att använda webbplatskolumner. Säg att du behöver använder kolumnen "Språk" av typen "Alternativ" i många olika listor och bibliotek. Istället för att skapa den för varje lista/bibliotek så skapar du istället en webbplatskolumn och lägger till kolumnen till de listor/bibliotek som skall ha den. Vill man vid ett senare tillfälle lägga till ett nytt språk bland alternativen så behöver du bara lägga till det nya alternativet i webbplatskolumnen så kan du uppdatera alla listor/bibliotek som använder denna kolumn på en gång.

Webbplatskolumner och webbplatssamlingen
Webbplatskolumner är tillgängliga på den webbplats de har skapats och på alla webbplatser längre ner i hiearkin (däremot inte längre upp). En webbplatskolumn som är skapad på den översta webbplatsen i en webbplatssamlingen är alltså tillgänglig i hela samlingen. Du kan endast redigera en webbplatskolumn på den webbplats den är skapad (webbplatskolumnens "källa").

När du skapar en ny webbplatssamling så skapas också en mängd webbplatskolumner (tillhörande den översta webbplatsen). De flesta kolumner i SharePoints listor och bibliotek använder webbplatskolumner som även du kan använda i dina egna listor och bibliotek. En fördel med att använda en existerande webbplatskolumn är att de finns på olika språk och att de alltid visas på rätt språk.

Hantera webbplatskolumner
För att hantera webbplatskolumner väljer du "Webbplatskolumner" under rubriken "Gallerier" på "Webbplatsinställningar".


I listan ser du webbplatskolumnernas namn, typ och källa. Är kolumnen länkad så kan du redigera den genom att klicka på den. Är den inte länkad så är den skapad på en webbplats längre upp och du kan redigera den genom att klicka på dess "Källa".

Skapa webbplatskolumner
Att skapa en webbplatskolumn skiljer sig inte mycket från att skapa en vanlig kolumn.
  • Du anger ett namn och en typ (exempelvis "Enskild rad med text") för kolumnen.
  • Du anger "Ytterligare kolumninställningar" som beror på vilken typ du har valt.
  • Du anger "Kolumnverifiering" (endast för vissa typer)
  • Webbplatskolumner har ett avsnitt "Grupp". Eftersom det finns många webbplatskolumner så är de organiserade i grupper.
Webbplatskolumner har fem typer som vanliga kolumner saknar. Det bästa sättet att förstå hur dessa typer fungerar är att experimentera med dem.
  • "Fullständigt HTML-innehåll med formatering och villkor för publicering" eller "HTML för publicering" ("Full HTML content with formatting and constraints for publishing" eller "Publishing HTML"). Liknar typen "Flera rader med text" men med bättre redigeringsmöjligheter. Denna kolumntyp tillåter format (styles), rubriker, tabellformatering och "innehåll som kan återanvändas" (Reusable content, kräver webbplatsfunktionen "SharePoint Server-publicering").
  • "Bild med formatering och villkor för publicering" eller "Bild för publicering" ("Image with formatting and constraints for publishing" elller "Publishing Image"). Lagrar länkar till bilder från SharePoint med dess egenskaper.
  • "Hyperlänk med formatering och villkor för publicering" eller "Hyperlänk för publicering" ("Hyperlink with formatting and constraints for publishing" eller "Publishing Hyperlink"). Lagrar länkar med och dess egenskaper.
  • "Data för sammanfattningslänkar" eller "Sammanfattningslänkar" ("Summary Links data" eller "Summary Links"). Kolumnen används för länkar på publiseringssidor. Två sådana kolumner finns exempelvis i biblioteket för publiceringssidor.
  • "Multimedier för publicering" eller "Multimediefält" ("Rich media data for publishing" eller "Media Field"). Kolumnen används exempelvis för filmer och annan media.
    Webbplatskolumner saknar kolumntypen "Extern data" som vanliga kolumner har. De typer som de har gemensamt fungerar identiskt vad det gäller "Ytterligare kolumninställningar" och "Kolumnverifiering".

    Lägga till kolumn från webbplatskolumner till en lista/bibliotek
    För att skapa en kolumn baserad på en webbplatskolumn går du till listan/bibliotekets Inställningar. Välj "Lägg till från befintliga webbplatskolumner" (Add from existing site columns) under rubriken Kolumner.


    När man skapar en kolumn baserad på en webbplatskolumn så skapas kolumnen som en kopia av webbplatskolumnen. Du kan alltså senare redigera kolumnen i listan/biblioteket utan att påverka webbplatskolumnen (detta kallas för att "anpassa kolumnen").

    Redigera webbplatskolumner
    För att redigera en webbplatskolumn går du till "Webbplatskolumner" för den webbplats som kolumnen är skapad och trycker på namnet för kolumnen. Redigering av webbplatskolumner fungerar precis som redigering av vanliga kolumner med ett undantag: alternativet "Uppdatera listor".

    När du redigerar en webbplatskolumn måste du svara på "Vill du uppdatera alla listkolumner baserat på den här webbplatskolumnen?". Svarar du "Ja" förlorar du alla anpassningar du har gjort av kolumner baserade på denna webbplatskolumn. Svarar du "Nej" så får dina ändringar ingen effekt på de kolumner som redan är skapade på denna webbplatskolumn.

    -- Peter Jochumzen

    lördag 28 augusti 2010

    Vyer

    Introduktion
    Har du inte arbetat med vyer tidigare kan det vara bra att börja med att läsa "Mer om listor och bibliotek - adresser och vyer". Här är en sammanfattning om grunderna för vyer:
    • En vy är ett sätt att visa ut informationen i en lista eller ett bibliotek
    • Vyn bestämmer vilka kolumner som skall visas, i vilken ordning de skall visas, vilka objekt som skall visas, hur datan skall sorteras och vilken stil som skall användas för att presentera datan.
    • En lista/bibliotek kan ha många vyer (den måste alltid ha minst en vy).
    • Varje vy har en webbsida associerad med vyn som visar listan/biblioteket i enighet med vyn.
    • När en ny lista/bibliotek skapas så skapas automatiskt minst en vy. De flesta listor/bibliotek har en vy kallad "Alla objekt", "Alla dokument" eller motsvarande.
    • En av listan/bibliotekets vyer är alltid standardvy. Det är till denna vy (alltså dess webbsida) du kommer om du klickar på listan/biblioteket i Snabbstart eller i "Allt webbplatsinnehåll".
    • Har en lista/bibliotek flera vyer så kan du byta vy genom rullgardinsmenyn "Aktuell meny":
    • Du kan också byta vy från "Bläddra" fliken:
    • Skapar du en webbdel som visar ut en lista/bibliotek så måste du också välja en vy.
    Skapa vy
    Du når "Skapa vy" från många ställen i SharePoint exempelvis från "Inställningar för Lista", menyfliken "Lista" och menyfliken "Bläddra". För att "Skapa vy" skall vara aktiverad måste användaren antingen ha behörigheten "Hantera personliga vyer" (Delta eller uppåt) eller "Hantera listor" (Design eller uppåt). Du kan antingen skapa en ny vy baserat på ett vyformat eller på en befintlig lista.


    • Standardvyn är den vanligaste vyn med den största flexibiliteten i hur objekten visas ut. 
    • Kalendervyn visar objekten i en dag-, vecko- eller månadskalender. För att använda denna vy måste du ha två kolumner av typen "Datum och tid", en för händelsen stardatum och tid och en för slutdatum och tid.
    • Databladsvyn visar objekten i ett kalkylbladsformat liknande Excel. Denna vy gör det enklare att massredigera objekt, kopiera områden mellan listan och Excel och mellan olika listor med denna vy. För att kunna använda denna vy måste du ha Excel installerad på din dator.
    • Gantt-vyn visar objekt som har start- och slutdatum i ett stapeldiagram. Listan "Projektaktiviteter" har en Gantt-vy som sin standardvy. Ett exempel på en Gantt-vy:


    • Anpassad vy i SharePoint Designer ger dig möjligheter att skapa vyer som inte kan skapas genom de andra vyerna. Återkommer till SharePoint Designer längre fram.
    Standardvyn
    Sidan "Skapa vy" för vyformatet standardvy består av ett antal avsnitt.

    Namn
    Alla vyer måste ha ett namn. Skapar du en vy med namnet "Vy1" så skapar SharePoint en webbsida med namnet Vy1.aspx som visar listan med precis denna vy. Du kan göra vyn till standardvy om du vill att användarna skall tas till denna vy/webbsida om de klickar på listan i exempelvis snabbstart.

    Notera att på svenska så används begreppet "standardvy" både för vyformat och för att indikera vilken vy som visas först. På engelska heter dessa begrepp "Standard view" och "Default view". På svenska kan man alltså ha en standardvy som inte är standardvy! På engelska blir det bättre: du har "a standard view that is not the default view".

    Målgrupp

    För att kunna skapa en personlig vy krävs behörigheten "Hantera personliga vyer" medan "Hantera listor" krävs för att kunna skapa publika vyer. Notera att det inte går att sätta behörigheter till vyer. Det går alltså inte att skapa en vy som bara de med särskilda behörigheter kan använda.

    Kolumner

    I detta avsnitt väljer du vilka kolumner som skall visas och i vilken ordning. Exemplet är från en nyskapad "Anpassad lista" - andra listor och bibliotek har naturligtvis andra kolumner att välja mellan. Det enklaste sättet att lära sig vad kolumner visar är att experimentera sig fram.

    Sortera

    Man kan sortera på en eller två kolumner. Användaren kan dock alltid själv sortera om en lista efter en kolumn genom att klicka på rubriken för kolumnen.

    Filtrera

    Filtrera används för att begränsa vilka objekt som skall visas i listan. Några exempel:

    • "Rubrik", "börjar med", "A" visar alla objekt där rubriken börjar med bokstaven A (eller a).
    • "Skapad av", "är lika med", "[Jag]" visar alla objekt som den som tittar på listan har skapat.
    • "Ändrad", "är större än eller lika med", "[Idag]-10" visar alla objekt som är ändrade inom de senaste tio dagarna.
    Direktredigering

    Som standard öppnas ett formulär när du väljer att redigera ett objekt i en lista. "Tillåt direktredigering" möjliggör redigering av ett objekt direkt i listan ett objekt i taget. Vill man redigera flera objekt på en gång så används "Databasvyn".

    Tabellvy

    Självförklarande. Aktiverad som standard.

    Gruppera

    I exemplet nedan har jag grupperat först på världsdel och därefter på land:


    Summor

    Vilka alternativ som finns för "Totalt" beror på vilken typ kolumnen är av (Pris är av typen "Tal")

    Format

    Här är exempelvis en vy av ett bibliotek med webbplatssidor med formatet "Förhandsgranskningsfönster":


    För man musen över webbsidorna till vänster så ser man direkt sidornas metadata till höger.

    Mappar

    För att använda mappar i en lista/bibliotek måste man först tillåta dem. Det gör man i "Avancerade inställningar" som du hittar i "Inställningar för lista".

    Objektgräns

    Har du fler objekt i listan än objektgränsen (och "Visa objekt i grupper med angiven storlek" är markerad) så får du en kontroll som styr vilka objekt som visas (i exemplet är objektgränsen 4):


    Mobil

    Här bestämmer man hur listan skall visas när användaren ansluter till den mobila webbplatsen. Adressen till den mobila webbplatsen hittar du på webbplatsens "Webbplatsinställningar". Den mobila webbplatsen är en avskalad version av den vanliga webbplatsen och den lämpar sig för exempelvis mobiltelefoner eller en dator med mycket långsam uppkoppling.

    Kalendervy
    Skapar man en vy baserat på vyformatet "Kalendervy" får man ytterligare en menyflik "Kalender" när man väljer visar en lista med denna vy. Likheter och skillnader med standardvyn:
    • Avsnitt som är samma kalendervyn: Namn, Målgrupp, Filtrera, Mobil
    • Avsnitt som saknas i kalendervyn: Sortera, Direktredigering, Tabellvy, Gruppera, Summor, Format, Mappar och Objektgräns
    • Avsnitt som är annorlunda i kalendervyn: Kolumner
    • Avsnitt som bara finns i kalendervyn: Tidsintervall och Standardomfattning.
    Tidsintervall

    Kolumnerna måste vara av typen "Datum och tid".

    Kalenderkolumner

    Här bestämmer man från vilka kolumner information skall hämtas för att visas ut i månads-, vecko- och dagsvyn.

    Standardomfattning

    Bestämmer vilken av månads-, vecko- och dagsvyn skall visas som standard i denna vy. Användaren kan byta i menyfliken "Kalender".

    Databladsvy
    Ett exempel på en lista i en databladsvy:

    Likheter och skillnader med standardvyn:

    • Avsnitt som är samma databladsvyn: Namn, Kolumner, Sortera, Filtrera, Summor, Mappar och Objektgräns
    • Avsnitt som saknas i databladsvyn: Målgrupp, Direktredigering, Tabellvy, Gruppera, Format, Mobil.
    Gantt-vy
    Likheter och skillnader med standardvyn:
    • Avsnitt som är samma Gantt-vyn: Namn, Målgrupp, Kolumner, Sortera, Filtrera, Gruppera, Summor, Format, Mappar och Objektgräns
    • Avsnitt som saknas i Gantt-vyn: Direktredigering, Tabellvy och Mobil
    • Avsnitt som bara finns i Gantt-vyn: Gantt-kolumner.
    Gantt-kolumner
    • "Startdatum" bestämmer var stolparna börjar och "Förfallodatum" var de slutar
    • "Procent färdigt" bestämmer längden på den grå inre stapeln (kolumntyp Tal med "Visa som procent")
    • "Föregående" skall vara en kolumn av typen "Uppslag", den måste hämta information från samma lista och den måste "Tillåta flera värden". För denna kolumn väljer du ett eller flera objekt från listan för att skapa de blå pilarna.
    Ta bort och redigera en vy
    För att ta bort eller redigera en vy, gå till listans inställningar och klicka på den vy du vill ta bort eller redigera. Sidan för att redigera en vy (ViewEdit.aspx) ser ut och fungerar på samma sätt som sidan som används för att skapa en ny vy (ViewNew.aspx). Vill du ta bort standardvyn måste du först göra en annan vy till standardvy. Du når också Redigera vy genom knappen "Ändra vy" som finns på menyfliken "Lista/Dokument".