Vyer

Introduktion
Har du inte arbetat med vyer tidigare kan det vara bra att börja med att läsa "Mer om listor och bibliotek - adresser och vyer". Här är en sammanfattning om grunderna för vyer:

• En vy är ett sätt att visa ut informationen i en lista eller ett bibliotek
• Vyn bestämmer vilka kolumner som skall visas, i vilken ordning de skall visas, vilka objekt som skall visas, hur datan skall sorteras och vilken stil som skall användas för att presentera datan.
• En lista/bibliotek kan ha många vyer (den måste alltid ha minst en vy).
• Varje vy har en webbsida associerad med vyn som visar listan/biblioteket i enighet med vyn.
• När en ny lista/bibliotek skapas så skapas automatiskt minst en vy. De flesta listor/bibliotek har en vy kallad "Alla objekt", "Alla dokument" eller motsvarande.
• En av listan/bibliotekets vyer är alltid standardvy. Det är till denna vy (alltså dess webbsida) du kommer om du klickar på listan/biblioteket i Snabbstart eller i "Allt webbplatsinnehåll".
• Har en lista/bibliotek flera vyer så kan du byta vy genom rullgardinsmenyn "Aktuell meny":

• Du kan också byta vy från "Bläddra" fliken:

• Skapar du en webbdel som visar ut en lista/bibliotek så måste du också välja en vy.

Skapa vy
Du når "Skapa vy" från många ställen i SharePoint exempelvis från "Inställningar för Lista", menyfliken "Lista" och menyfliken "Bläddra". För att "Skapa vy" skall vara aktiverad måste användaren antingen ha behörigheten "Hantera personliga vyer" (Delta eller uppåt) eller "Hantera listor" (Design eller uppåt). Du kan antingen skapa en ny vy baserat på ett vyformat eller på en befintlig lista.

• Standardvyn är den vanligaste vyn med den största flexibiliteten i hur objekten visas ut. 
• Kalendervyn visar objekten i en dag-, vecko- eller månadskalender. För att använda denna vy måste du ha två kolumner av typen "Datum och tid", en för händelsen stardatum och tid och en för slutdatum och tid.
• Databladsvyn visar objekten i ett kalkylbladsformat liknande Excel. Denna vy gör det enklare att massredigera objekt, kopiera områden mellan listan och Excel och mellan olika listor med denna vy. För att kunna använda denna vy måste du ha Excel installerad på din dator.
• Gantt-vyn visar objekt som har start- och slutdatum i ett stapeldiagram. Listan "Projektaktiviteter" har en Gantt-vy som sin standardvy. Ett exempel på en Gantt-vy:

• Anpassad vy i SharePoint Designer ger dig möjligheter att skapa vyer som inte kan skapas genom de andra vyerna. Återkommer till SharePoint Designer längre fram.

Standardvyn
Sidan "Skapa vy" för vyformatet standardvy består av ett antal avsnitt.

Namn

Alla vyer måste ha ett namn. Skapar du en vy med namnet "Vy1" så skapar SharePoint en webbsida med namnet Vy1.aspx som visar listan med precis denna vy. Du kan göra vyn till standardvy om du vill att användarna skall tas till denna vy/webbsida om de klickar på listan i exempelvis snabbstart.

Notera att på svenska så används begreppet "standardvy" både för vyformat och för att indikera vilken vy som visas först. På engelska heter dessa begrepp "Standard view" och "Default view". På svenska kan man alltså ha en standardvy som inte är standardvy! På engelska blir det bättre: du har "a standard view that is not the default view".

Målgrupp

För att kunna skapa en personlig vy krävs behörigheten "Hantera personliga vyer" medan "Hantera listor" krävs för att kunna skapa publika vyer. Notera att det inte går att sätta behörigheter till vyer. Det går alltså inte att skapa en vy som bara de med särskilda behörigheter kan använda.

Kolumner

I detta avsnitt väljer du vilka kolumner som skall visas och i vilken ordning. Exemplet är från en nyskapad "Anpassad lista" - andra listor och bibliotek har naturligtvis andra kolumner att välja mellan. Det enklaste sättet att lära sig vad kolumner visar är att experimentera sig fram.

Sortera

Man kan sortera på en eller två kolumner. Användaren kan dock alltid själv sortera om en lista efter en kolumn genom att klicka på rubriken för kolumnen.

Filtrera

Filtrera används för att begränsa vilka objekt som skall visas i listan. Några exempel:

• "Rubrik", "börjar med", "A" visar alla objekt där rubriken börjar med bokstaven A (eller a).
• "Skapad av", "är lika med", "[Jag]" visar alla objekt som den som tittar på listan har skapat.
• "Ändrad", "är större än eller lika med", "[Idag]-10" visar alla objekt som är ändrade inom de senaste tio dagarna.

Direktredigering

Som standard öppnas ett formulär när du väljer att redigera ett objekt i en lista. "Tillåt direktredigering" möjliggör redigering av ett objekt direkt i listan ett objekt i taget. Vill man redigera flera objekt på en gång så används "Databasvyn".

Tabellvy

Självförklarande. Aktiverad som standard.

Gruppera

I exemplet nedan har jag grupperat först på världsdel och därefter på land:

Summor

Vilka alternativ som finns för "Totalt" beror på vilken typ kolumnen är av (Pris är av typen "Tal")

Format

Här är exempelvis en vy av ett bibliotek med webbplatssidor med formatet "Förhandsgranskningsfönster":

För man musen över webbsidorna till vänster så ser man direkt sidornas metadata till höger.

Mappar

För att använda mappar i en lista/bibliotek måste man först tillåta dem. Det gör man i "Avancerade inställningar" som du hittar i "Inställningar för lista".

Objektgräns

Har du fler objekt i listan än objektgränsen (och "Visa objekt i grupper med angiven storlek" är markerad) så får du en kontroll som styr vilka objekt som visas (i exemplet är objektgränsen 4):

Mobil

Här bestämmer man hur listan skall visas när användaren ansluter till den mobila webbplatsen. Adressen till den mobila webbplatsen hittar du på webbplatsens "Webbplatsinställningar". Den mobila webbplatsen är en avskalad version av den vanliga webbplatsen och den lämpar sig för exempelvis mobiltelefoner eller en dator med mycket långsam uppkoppling.

Kalendervy
Skapar man en vy baserat på vyformatet "Kalendervy" får man ytterligare en menyflik "Kalender" när man väljer visar en lista med denna vy. Likheter och skillnader med standardvyn:

• Avsnitt som är samma kalendervyn: Namn, Målgrupp, Filtrera, Mobil
• Avsnitt som saknas i kalendervyn: Sortera, Direktredigering, Tabellvy, Gruppera, Summor, Format, Mappar och Objektgräns
• Avsnitt som är annorlunda i kalendervyn: Kolumner
• Avsnitt som bara finns i kalendervyn: Tidsintervall och Standardomfattning.

Tidsintervall

Kolumnerna måste vara av typen "Datum och tid".

Kalenderkolumner

Här bestämmer man från vilka kolumner information skall hämtas för att visas ut i månads-, vecko- och dagsvyn.

Standardomfattning

Bestämmer vilken av månads-, vecko- och dagsvyn skall visas som standard i denna vy. Användaren kan byta i menyfliken "Kalender".

Databladsvy
Ett exempel på en lista i en databladsvy:

Likheter och skillnader med standardvyn:

• Avsnitt som är samma databladsvyn: Namn, Kolumner, Sortera, Filtrera, Summor, Mappar och Objektgräns
• Avsnitt som saknas i databladsvyn: Målgrupp, Direktredigering, Tabellvy, Gruppera, Format, Mobil.

Gantt-vy
Likheter och skillnader med standardvyn:

• Avsnitt som är samma Gantt-vyn: Namn, Målgrupp, Kolumner, Sortera, Filtrera, Gruppera, Summor, Format, Mappar och Objektgräns
• Avsnitt som saknas i Gantt-vyn: Direktredigering, Tabellvy och Mobil
• Avsnitt som bara finns i Gantt-vyn: Gantt-kolumner.

Gantt-kolumner

• "Startdatum" bestämmer var stolparna börjar och "Förfallodatum" var de slutar
• "Procent färdigt" bestämmer längden på den grå inre stapeln (kolumntyp Tal med "Visa som procent")
• "Föregående" skall vara en kolumn av typen "Uppslag", den måste hämta information från samma lista och den måste "Tillåta flera värden". För denna kolumn väljer du ett eller flera objekt från listan för att skapa de blå pilarna.

Ta bort och redigera en vy

För att ta bort eller redigera en vy, gå till listans inställningar och klicka på den vy du vill ta bort eller redigera. Sidan för att redigera en vy (ViewEdit.aspx) ser ut och fungerar på samma sätt som sidan som används för att skapa en ny vy (ViewNew.aspx). Vill du ta bort standardvyn måste du först göra en annan vy till standardvy. Du når också Redigera vy genom knappen "Ändra vy" som finns på menyfliken "Lista/Dokument".

Arbeta med kolumner

Skapa kolumner
För att skapa en ny kolumn till en lista eller bibliotek så går man till "Skapa kolumn" (Create Column) som du når från menyfliken "Lista"/"Bibliotek"/"Kalender" genom att trycka på knappen "Skapa kolumn" i området "Hantera vy". Man når den också från "Inställningar för lista/bibliotek".

I den första delen av "Skapa kolumn" skall man ange "Namn och typ" och det finns 13 olika typer man kan välja mellan.

Den andra delen av "Skapa kolumn" heter "Ytterligare kolumninställningar" (Additional Column Settings). Vilka kontroller som finns i detta avsnitt beror på vilket val du gör i det första avsnittet. Den tredje och sista delen heter "Kolumnverifiering" (Column Validation). Den används för att ange regler för att inmatningen skall accepteras.

Enskild rad med text
En "Enskild rad med text" (Single line of text) låter användarna mata in text i ett fält. Bilden visar två kolumner som använder denna typ:

Väljer man "Enskild rad med text" så ser den andra delen ut såhär:

• Klickar du "Ja" för "Unika värden" så får du inte lägga till två objekt i listan med samma värden för denna kolumn. 
• "Standardvärde" anger text som skall synas när användaren skapar ett nytt objekt. Standardvärdet blir bara ett förslag, användaren kan ta bort texten eller redigera den innan objektet skapas.
• Standardvärdet kan också vara ett "Beräknat värde". Då måste du i stället ange en formel i textfältet. Anger du exempelvis
         =Me & " on a fine " & TEXT(WEEKDAY(Today), "dddd")
  i fältet så blir standardvärdet typ "Peter Jochumzen on a fine Sunday". Mer om formler nedan.

Den tredje delen är "Kolumnverifiering" (Column Validation). Den ser ut på samma sätt oavsett val av kolumntyp.

Man anger en formel som måste ge värdet sant för att användaren skall få spara objektet. Om din kolumn heter "Min kolumn" kan man exempelvis skriva (längden av innehållet i kolumnen måste vara större än 4):
      =Len(Min kolumn)>4
I användarmeddelandet kan man skriva "Du måste skriva in minst fem tecken!". Mer om formler nedan.

Flera rader med text

"Beskrivning av huvudstaden" är av typen "Flera rader med text" (Multiple lines of text):

Ytterligare kolumninställningar för denna typ är enkla:

Alternativ

Med kolumntypen "Alternativ" (Choice (menu to choose from)) kan användaren välja mellan ett antal alternativ som skapas tillsammans med kolumnen:

Ytterligare kolumninställningar är även här enkel:

Använder du "beräknat värde" så måste formeln resultera i någon av strängarna i listan över alternativ.

Tal

Kolumntypen "Tal" (Number) är också självförklarande (Landets befolkning i miljoner):

Kolumntypen förhindrar att användare skriver in text i fältet. Ytterligare kolumninställningar:

Valuta

Kolumntypen "Valuta" används för att mata in belopp. När kolumnen skapas anger man ett "Valutaformat". Anger man exempelvis "123.456,00 kr (Sverige)" så formateras alla belopp enligt denna princip. Matar användaren in "1440" så kommer kolumnen att visa "1.440,00 kr". För att få rätt formatering måste "Språk" vara inställt på Svenska på sidan "Nationella inställningar" (som du når från Webbplatsinställningar).

Datum och tid

I "Datum- och tidsformat:" anger man om kolumnen skall innehålla bara datum eller datum och tid. Kolumner av denna typ ger användarna en kalender varifrån de kan välja ett datum (det går också att skriva in ett datum direkt i fältet). Visar kolumnen även tid så matar användarna in tid med två nedrullningsbara menyer (minuter kan bara anges som 00, 05, 10 o.s.v)

Uppslag

Med kolumnen "Uppslag" (Lookup) så kan användare välja från objekt i en annan lista. Säg exempelvis att du har en lista "artiklar"

Du vill nu göra en lista "Föreläsningar" där en av kolumnerna är "Artiklar" som anger vilken eller vilka artiklar som skall gås igenom på föreläsningen. Du vill naturligtvis inte mata in all information om artikeln igen i den nya listan. Då kan man koppla kolumnen "Artiklar" till kolumnen "Rubrik" i listan "Artiklar":

Artiklarna i listan "Föreläsningar" länkar nu direkt till objektet så att studenterna kan få mer information om artikeln. När man skapar en Uppslagskolumn har man följande val för kolumninställningar:

Det går att visa flera kolumner i den aktuella listan (föreläsningar) från mållistan (artiklar) - man klickar bara i de man vill visa. Om man inte klickar i "Tvinga relationsbeteende" (Enforce relationship behavior) så förblir kolumnerna orelaterade. Man kan då ta bort en artikel även om det finns en referens till den i Föreläsningar (den försvinner då helt enkelt från listan Föreläsningar). Klickar man i "Tvinga relationsbeteende" så får man välja mellan "Begränsa borttagning" och "Borttagning av relaterade". 

• "Begränsa borttagning". Med detta alternativet kan man inte ta bort artiklar som det finns referenser till 
• "Borttagning av relaterade". Om man tar bort en artikel så tas alla föreläsningar som refererar till denna artikeln också bort. 

Tvingat relationsbeteende kan dock inte användas om uppslag tillåter flera värden från mållistan.

Ja/Nej

"Obligatorisk föreläsning" är ett exempel på en Ja/Nej kolumn:

Kolumninställningar för Ja/Nej:

För denna typ av kolumn saknas naturligtvis Kolumnverifiering.

Person eller Grupp
"Student" är ett exempel på en kolumn av typen "Person eller grupp":

Inmatning sker genom personväljaren. "Boken" används som vanligt om man vill söka fram en individ. I detta exempel har jag dolt standardkolumnen "Rubrik" (se "Innehållstyper" längre fram för hur man gör detta).

Kolumninställningar för denna typ (Läs mer om "Lägg till i alla innehållstyper" längre fram):

Man kan ställa in så att kolumnen tillåter SharePoint grupper. Domängrupper tillåts dock aldrig i en kolumn av denna typ. Alternativet "Välj från SharePoint grupp" är mycket användbart. Gör du detta val så kommer "boken" att visa alla användare i gruppen vilket gör det enklare att hitta den person du vill välja.

Hyperlänk eller bild
För den här typen av kolumn matar man in en URL:

"URL" och "Bild" är två exempel på denna typ av kolumn. Kolumninställningar:

"Formatera URL som" har alternativen "Hyperlänk" och "Bild". Exemplet ovan har en av varje. Valet får betydelse för hur informationen visas ut i listan:

Beräknat
Kolumnen "Resultat" är ett exempel på en kolumn av typen "Beräknat":

Man kan inte själv mata in något i denna typ av kolumner. Inställningar:

Läs mer om hur man skriver formler nedan.

Extern data
Extern data (External Data) är en mer avancerad kolumntyp. Enkelt uttryckt så möjliggör den arbete med externa databaser precis som om datan skulle finnas i vanliga SharePoint listor. På så sätt får du ett extremt kraftfullt användargränssnitt mot externa databaser. För att arbeta med extern data bör du vara förtrogen med innehållstyper (content types), SharePoint Designer och databaser (exempelvis SQL Server). Återkommer till extern data längre fram. Se http://msdn.microsoft.com/en-us/sharepoint/ee513153.aspx för en introduktion.

Hanterade metadata
Hanterade metadata (Managed Metadata) är också en avancerad kolumntyp. Hantera metadata gör det  exempelvis möjligt för användaren att välja från en hiearki. Man kan exempelvis ha en kolumn med namnet "Kurs" av denna typ. När användaren skall mata in en kurs får hon först välja fakultet från en lista. Efter detta väljs en institution på fakulteten och slutligen en kurs från institutionen.

Mer om denna kolumntyp längre fram i samband med "Termlagringsplats" (Term Stor Management).

Formler
Formler används på flera ställen när man skapar kolumner:

• Typen "Beräknad" kräver en formel.
• Många typer kan ha en formel för standardvärde (Enskild rad med text, Alternativ, Tal, Valuta, Datum och tid).
• Kolumnverifiering.

Det finns alldeles för många formler och funktioner. En bra källa med relativt fullständigt material är "Formulas and Functions". Ett bar ställe att börja är "Examples of common formulas".

-- Peter Jochumzen