Webbplatskolumner

Webbplatskolumner

En webbplatskolumn (Site Column) är en kolumnmall som kan användas i listor och bibliotek. Webbplatskolumner fungerar i princip som vanliga kolumner men de tillhör inte en specifik lista/bibliotek. Precis som för vanliga kolumner så har en webbplatskolumn alltid ett namn, de är alltid av en specifik typ, de har "Ytterligare kolumninställningar" såsom standardvärde och det finns möjlighet att skapa "Kolumnverifiering".

Fördelar med webbplatskolumner
Det finns således två sätt att lägga till kolumner till en existerande lista: genom att skapa kolumnen själv eller genom att välja en webbplatskolumn. Det finns fördelar med att använda webbplatskolumner. Säg att du behöver använder kolumnen "Språk" av typen "Alternativ" i många olika listor och bibliotek. Istället för att skapa den för varje lista/bibliotek så skapar du istället en webbplatskolumn och lägger till kolumnen till de listor/bibliotek som skall ha den. Vill man vid ett senare tillfälle lägga till ett nytt språk bland alternativen så behöver du bara lägga till det nya alternativet i webbplatskolumnen så kan du uppdatera alla listor/bibliotek som använder denna kolumn på en gång.

Webbplatskolumner och webbplatssamlingen
Webbplatskolumner är tillgängliga på den webbplats de har skapats och på alla webbplatser längre ner i hiearkin (däremot inte längre upp). En webbplatskolumn som är skapad på den översta webbplatsen i en webbplatssamlingen är alltså tillgänglig i hela samlingen. Du kan endast redigera en webbplatskolumn på den webbplats den är skapad (webbplatskolumnens "källa").

När du skapar en ny webbplatssamling så skapas också en mängd webbplatskolumner (tillhörande den översta webbplatsen). De flesta kolumner i SharePoints listor och bibliotek använder webbplatskolumner som även du kan använda i dina egna listor och bibliotek. En fördel med att använda en existerande webbplatskolumn är att de finns på olika språk och att de alltid visas på rätt språk.

Hantera webbplatskolumner
För att hantera webbplatskolumner väljer du "Webbplatskolumner" under rubriken "Gallerier" på "Webbplatsinställningar".

I listan ser du webbplatskolumnernas namn, typ och källa. Är kolumnen länkad så kan du redigera den genom att klicka på den. Är den inte länkad så är den skapad på en webbplats längre upp och du kan redigera den genom att klicka på dess "Källa".

Skapa webbplatskolumner
Att skapa en webbplatskolumn skiljer sig inte mycket från att skapa en vanlig kolumn.

• Du anger ett namn och en typ (exempelvis "Enskild rad med text") för kolumnen.
• Du anger "Ytterligare kolumninställningar" som beror på vilken typ du har valt.
• Du anger "Kolumnverifiering" (endast för vissa typer)
• Webbplatskolumner har ett avsnitt "Grupp". Eftersom det finns många webbplatskolumner så är de organiserade i grupper.

Webbplatskolumner har fem typer som vanliga kolumner saknar. Det bästa sättet att förstå hur dessa typer fungerar är att experimentera med dem.

• "Fullständigt HTML-innehåll med formatering och villkor för publicering" eller "HTML för publicering" ("Full HTML content with formatting and constraints for publishing" eller "Publishing HTML"). Liknar typen "Flera rader med text" men med bättre redigeringsmöjligheter. Denna kolumntyp tillåter format (styles), rubriker, tabellformatering och "innehåll som kan återanvändas" (Reusable content, kräver webbplatsfunktionen "SharePoint Server-publicering").
• "Bild med formatering och villkor för publicering" eller "Bild för publicering" ("Image with formatting and constraints for publishing" elller "Publishing Image"). Lagrar länkar till bilder från SharePoint med dess egenskaper.
• "Hyperlänk med formatering och villkor för publicering" eller "Hyperlänk för publicering" ("Hyperlink with formatting and constraints for publishing" eller "Publishing Hyperlink"). Lagrar länkar med och dess egenskaper.
• "Data för sammanfattningslänkar" eller "Sammanfattningslänkar" ("Summary Links data" eller "Summary Links"). Kolumnen används för länkar på publiseringssidor. Två sådana kolumner finns exempelvis i biblioteket för publiceringssidor.
• "Multimedier för publicering" eller "Multimediefält" ("Rich media data for publishing" eller "Media Field"). Kolumnen används exempelvis för filmer och annan media.

Webbplatskolumner saknar kolumntypen "Extern data" som vanliga kolumner har. De typer som de har gemensamt fungerar identiskt vad det gäller "Ytterligare kolumninställningar" och "Kolumnverifiering".

Lägga till kolumn från webbplatskolumner till en lista/bibliotek
För att skapa en kolumn baserad på en webbplatskolumn går du till listan/bibliotekets Inställningar. Välj "Lägg till från befintliga webbplatskolumner" (Add from existing site columns) under rubriken Kolumner.

När man skapar en kolumn baserad på en webbplatskolumn så skapas kolumnen som en kopia av webbplatskolumnen. Du kan alltså senare redigera kolumnen i listan/biblioteket utan att påverka webbplatskolumnen (detta kallas för att "anpassa kolumnen").

Redigera webbplatskolumner
För att redigera en webbplatskolumn går du till "Webbplatskolumner" för den webbplats som kolumnen är skapad och trycker på namnet för kolumnen. Redigering av webbplatskolumner fungerar precis som redigering av vanliga kolumner med ett undantag: alternativet "Uppdatera listor".

När du redigerar en webbplatskolumn måste du svara på "Vill du uppdatera alla listkolumner baserat på den här webbplatskolumnen?". Svarar du "Ja" förlorar du alla anpassningar du har gjort av kolumner baserade på denna webbplatskolumn. Svarar du "Nej" så får dina ändringar ingen effekt på de kolumner som redan är skapade på denna webbplatskolumn.

-- Peter Jochumzen