Listor och bibliotek: rubrik, namn, objekt, fil, dokument och dokumentmallar

Introduktion

En lista eller ett bibliotek måste alltid skapas från en mall och mallen avgör bland annat vilka kolumner, vyer och listinnehållstyper som listan kommer att innehålla. SharePoint innehåller en hel del mallar men du kan också skapa egna. List- och biblioteksmallar innehåller webbplatskolumner och webbplatsinnehållstyper. När du skapar en ny lista/bibliotek från en sådan mall så skapas en listkolumn från varje webbplatskolumn och en listinnehållstyp från varje webbplatsinnehållstyp. När listan är skapad kan man lägga till egna kolumner, vyer och innehållstyper utöver de man fick från mallen.

De flesta kolumner som skapas för en lista/bibliotek är dock dolda. Det enklaste sättet att se listans alla icke-dolda kolumner är genom att redigera eller skapa en ny vy. Bilden nedan visar alla 15 icke-dolda kolumner som skapas när mallen "Anpassad lista" används

Utöver dessa 15 skapas också 40 dolda kolumner.

Listor och ”Rubrik”

Den viktigaste kolumnen för listor är kolumnen ”Rubrik” (Title) som alla SharePoints listmallar innehåller. SharePoints listmallar innehåller alltså en referens till webbplatskolumnen ”Rubrik” så att listkolumnen ”Rubrik” alltid skapas när en ny lista skapas. Webbplatskolumnen ”Rubrik” är av typen ”Enskild rad med text” men den är dold och kan inte redigeras med en webbläsare.

Kolumnen är den enda i innehållstypen ”Objekt” (Item) där den har status ”Obligatorisk”. Eftersom alla innehållstyper i SharePoints listmallar ärver från ”Objekt” så blir ”Rubrik” alltid är ett obligatoriskt fält i alla listor när du skapar ett nytt objekt.

Det går inte att ta bort kolumnen ”Rubrik” från en lista men det går bra att döpa om den. Det går inte heller att ta bort kolumnen i någon av listans innehållstyper. Däremot kan man i alla innehållstyper ändra status för ”Rubrik” till ”Dold” vilket gör att den inte längre visas i formulär.

SharePoint skapa i själva verket tre icke-dolda kolumner med namnet ”Rubrik” för varje lista (plus en fjärde som är dold och som inte längre används). De skiljer sig åt hur de uppför sig i listor. I bilden nedan har jag lagt till alla tre i vyn:

• Den första är ”Rubrik (länk till objekt med redigeringsmeny)” som är länkad till formuläret som visar detaljerad information om objektet och som är kopplad till en rullgardinsmeny med alternativ för att hantera objektet.
• Den andra är ”Rubrik” som enbart visar rubriken.
• Den tredje är ”Rubrik (länk till objekt)” som är länkad till objektets formulär men som saknar rullgardinsmeny.

Det är den andra kolumnen som ingår i innehållstypen ”Objekt”. När användaren skriver in en rubrik för ett nytt objekt ser SharePoint till att alla ”rubrik-kolumner” får samma text.

För listor är det endast ”Rubrik” som har en kolumn länkad till objekt och en kolumn länkad till objekt med redigeringsmeny. Väljer man att göra ”Rubrik” dold tappar man denna möjlighet. Det går alltså inte (med en webbläsare) att låta en annan kolumn länka till objektet eller att ha en redigeringsmeny till en annan kolumn. Man kan så klart fortfarande nå formuläret som visar detaljerad information om objektet och alla alternativ i den rullgardinsmeny som ”Rubrik” erbjuder genom menyfliken ”Objekt”.

Bibliotek och ”Namn”

Den viktigaste kolumnen för bibliotek är kolumnen ”Namn” (Name) som alla SharePoints biblioteksmallar innehåller. Webbplatskolumnen ”Namn” är dold och av typen ”Fil” – en typ som inte är tillgänglig när man skapar egna kolumner genom en webbläsare. Syftet med kolumnen är just att hålla reda på namnet på den fil som objektet i listan är kopplat till.

”Namn” ingår i innehållstypen ”Dokument” där den har status ”Obligatorisk”. Eftersom ”Dokument” ärver från ”Objekt” har den även kolumnen ”Rubrik” men här är den ”Valfri”. ”Namn” och ”Rubrik” är de enda kolumnerna i ”Dokument”. Alla innehållstyper i SharePoints biblioteksmallar ärver från ”Dokument” så ”Namn” är alltid är ett obligatoriskt fält och ”Rubrik” ett valfritt fält i alla bibliotek när du skapar ett nytt objekt.

Det går inte att ta bort någon av kolumnerna ”Namn” och ”Rubrik” från en bibliotek. ”Rubrik” kan döpas om men inte ”Namn”. Det går inte heller att ta bort kolumnerna från någon av bibliotekens innehållstyper. ”Rubrik” kan döljas men det går inte att ändra status för ”Namn”.

För bibliotek skapar SharePoint endast en kolumn med titeln ”Rubrik” och det är en vanlig kolumn som varken är länkad eller innehåller någon redigeringsmeny. Däremot skapas tre icke-dolda kolumner med titeln ”Namn” (plus två dolda). En innehåller endast filens namn, en är länkad till filen och en är länkad till filen och innehåller en redigeringsmeny.

Överföra dokument

Bibliotek och listor skiljer sig på en viktig punkt:

• För bibliotek kan du antingen skapa ett nytt objekt eller överföra ett objekt
• För listor kan du skapa nya objekt men inte överföra objekt.

Bibliotek har därför två knappar i avsnittet ”Nytt” medan listor bara har en:

Överföra enskilda dokument
Knappen ”Överför dokument” har två underalternativ, ”Överför dokument” och ”Överför flera dokument”. Väljer du ”Överför dokument” får du upp formuläret med samma namn. Du bläddrar fram till ditt dokument, som kan vara av vilken typ som helst (med några undantag, exempelvis ”.exe”), och trycker på OK. Filen kopieras till biblioteket och du går vidare till steg två där du anger metatdata för dokumentet:

Har biblioteket flera innehållstyper börjar du med att välja en (Bilden ovan är från ett bibliotek med bara en innehållstyp). ”Namn” är ifylld med namnet på den fil du överförde. Ändrar du ”Namn” så döper SharePoint helt enkelt om filen till det önskade namnet. Därefter följer alla andra kolumner som tillhör vald innehållstyp.

Om det i steg 1 redan finns ett dokument i biblioteket vars Namn är precis samma som namnet på det dokument du vill överföra så händer följande:

• Om ”Skriv över befintliga filer” är avmarkerad så får du ett felmeddelande och kan inte fortsätta. Du måste då döpa om din fil innan du kan ladda upp den.
• Om ”Skriv över befintliga filer” är markerad så skriver SharePoint, utan varning, över filen med din nya fil. I steg 2 kan du redigera metadata för objektet.

Skriva över befintliga filer
Detta standardbeteende hos SharePoint kan ställa till problem. Om flera personer arbetar med samma dokumentbibliotek så är det lätt hänt att någon skriver över ett dokument som någon annan har skapat, särskilt om man använder generiska namn såsom ”Projektplan” eller liknande. Alternativet ”Skriv över befintliga filer” borde döpas om till ”Skriv över befintliga filer men berätta inte det för mig eller för den som spenderat många timmar med att skapa dokumenten som skrivs över”.

Det finns några olika sätt att lösa problemet. Man kan ändra standardinställning för ”Skriv över befintliga filer” så att den inte är markerad. En användare måste då aktivt klicka i ”Skriv över befintliga filer” för att problemet skall uppstå. Man gör detta genom att redigera filerna ”upload.aspx” och ”uploadex.aspx” i mappen ” 14\TEMPLATE\LAYOUTS\” genom att ändra egenskapen ”Checked” till ”false” för checkboxarna med id ”OverwriteSingle” och ”OverwriteMultiple”. Man kan också slå på versionshantering för biblioteket (se längre fram). Med versionshantering skapas det i stället en ny version av dokumentet utan att det gamla dokumentet skrivs över.

Överföra flera dokument
Man kan också ladda upp flera dokument samtidigt:

Använder man denna funktion så kopieras alla filer och mappar man har dragit till formuläret till biblioteket (med samma potentiella problem som när man överför ett enskilt dokument). Däremot kan du inte ange metadata direkt när du använder denna funktion (”Namn” blir alltid filens namn och innehållstypen blir alltid bibliotekets standardinnehållstyp). Vill du byta innehållstyp, ange metadata eller redigera filens namn kan du göra det i efterhand. Har standardinnehållstypen obligatoriska kolumner (förutom ”Namn”) så kommer dokumenten du överför inte att checkas in (se mer längre fram) förrän användaren fyllt i information för dessa kolumner och checkat in dokumentet.

Hantera dokument med utforskaren

Har du behörighet kan du också hantera dokument i ett bibliotek direkt med utforskaren. Tryck på ”Öppna med utforskaren” på menyfliken ”Bibliotek”. Detta öppnar en mapp som gör att du kan hantera dokumenten i biblioteket precis som du hanterar dem i en vanlig mapp. Genom utforskaren kan du också enkelt flytta eller kopiera dokument mellan bibliotek, även mellan bibliotek som ligger i helt olika SharePoint installationer.

SharePoint bibliotek:

I utforskaren:

Nytt dokument

För att du skall kunna använda knappen ”Nytt dokument” i ett bibliotek så måste det finnas en mall att utgå från. Exempel på mallar:

• Microsoft Word mall, en fil med ändelsen ”.dotx”.
• Microsoft Excell mall som har ändelsen ”.xltx”.

Dessa mallar kan antingen vara tomma eller ha ett innehåll man utgår ifrån när man skapar ett nytt dokument. Du kan exempelvis ha en tentamensmall som redan har all den text som alla tentamina skall ha och så skapar du en tentamen från denna mall genom att skriva in det som är unikt för just denna tentamen.

Nytt dokument utan innehållstyper
Om du har valt att inte tillåta innehållstyper för ett bibliotek så är ju endast ett alternativ tillgängligt under ”Nytt dokument”. I detta fall kan du endast ha en mall kopplad till biblioteket och du ser vilken mall som biblioteket använder i ”Avancerade inställningar” i avsnittet ”Dokumentmall”:

Här kan du också redigera mallen eller välja en annan mall. För att välja en annan mall måste du först ladda upp mallen till bibliotekets ”Forms” mapp. Detta gör du enklast med utforskaren. Fyll därefter i ”Mall-URL:” i formatet /Forms/, exempelvis ”MittBibliotek/Forms/MinMall.dotx”. Om fältet ”Mall-URL:” är tomt så kopplas knappen ”Nytt dokument” om till ”Överför dokument”. Listor saknar av naturlig anledning avsnittet ”Dokumentmall”.

Nytt dokument med innehållstyper
Om du däremot tillåter innehållstyper så kan du ange en dokumentmall för varje innehållstyp. Varje alternativ i ”Nytt dokument” blir då kopplad till var sin mall (eller till ”Överför dokument” om innehållstypen inte har någon mall). Du ser vilken mall som används på innehållstypens ”Avancerade inställningar” i avsnittet ”Dokumentmall”:

Endast innehållstyper som ärver från ”Dokument” har detta avsnitt.

Det är enklare att arbeta med mallar genom innehållstyper eftersom du då kan ladda upp en mall direkt genom webbläsaren. Innehållstypernas mallar landar i en mapp med namnet ”Document” som ligger under bibliotekets ”Forms” mapp. Mallar till innehållstyper kan dock ligga i vilken mapp som helst (under biblioteket). Väljer du att själv ”Ange URL:en till en befintlig dokumentmall:” så är formatet ”/MittBibliotek/MappA/…/MappN/MinMall”, exempelvis ”/MittBibliotek/MinaMallar/MinaWordMallar/MinWordMall1.dotx”. Ligger mallen i ”/Forms/Document” så räcker det att du anger filnamnet som URL.

Skapa nytt dokumentbibliotek
När du skapar ett nytt dokumentbibliotek och väljer ”Fler alternativ” så kan du välja en dokumentmall för biblioteket.

Det som sker är helt enkelt att SharePoint lägger en mall som motsvarar ditt val i mappen ”Forms” och pekar bibliotekets ”Dokumentmall” till denna mall. För Word (template.dotx), Excel (template.xltx), PowerPoint (template.pptx) och OneNote (template.onepkg) är mallarna “tomma”. Alternativen “Basic Page” och “Web Part page” är lite speciella. Mallarna är i dessa fall html-sidor som länkar till formulär där du skapar nya webbsidor. Alternativet ”Microsoft SharePoint designer webb page” används om man vill använda SharePoint designer för att skapa webbsidor som sedan sparas i biblioteket. Om du inte klickar på ”Fler alternativ” så blir mallen Word. Du kan naturligtvis ändra eller byta den mall som skapades och valdes med biblioteket. Läs mer om mallar och dokumentbibliotek på Microsofts webb.

Skapa listinnehållstyper med olika mallar
I bilden nedan har jag skapat ett vanligt dokumentbibliotek med fyra innehållstyper kopplade till fyra olika dokumentmallar:

Eftersom du endast kan skapa en listinnehållstyp från varje webbplatsinnehållstyp så måste du skapa nya webbplatsinnehållstyper om du vill ha ett bibliotek med flera innehållstyper kopplade till olika mallar som i bilden ovan. Alla webbplatsinnehållstyper som ärver från ”Dokument” (inklusive ”Dokument”) har avsnittet ”Dokumentmall” och det ser ut precis som det gör för en listinnehållstyp (se ovan). När du laddar upp en ny mall lägger den sig i mappen ”/_cts/” under den webbplats innehållstypen skapades (exempelvis ”/_cts/MinWordDokumentWebbplatsinnehållstyp”). Denna mapp är dock inte tillgänglig genom utforskaren (däremot är den tillgänglig med SharePoint Designer som beskrivs i ett senare inlägg).

På så sätt kan du skapa nya webbplatsinnehållstyper som ärver från ”Dokument” med namn såsom ”Tentamen”, ”Tomt Powerpoint dokument”, ”Tentamensresultat i Excel” o.s.v. som du kopplar olika mallar till. Dessa kan sedan användas i alla bibliotek (som tillhör en webbplats som har tillgång till innehållstypen).


-- Peter Jochumzen