"Vy" (View) är ett annat mycket viktigt begrepp i SharePoint. Listor och bibliotek innehåller ju ett antal kolumner och rader (objekt). Ofta vill man visa informationen i en lista eller ett bibliotek på olika sätt. Säg exempelvis att jag har skapat en lista baserad på mallen Uppgifter. I denna lista finns en kolumn "Tilldelad" där man anger vem uppgiften är tilldelad. I vissa fall vill jag se alla uppgifter i listan och i vissa fall vill jag bara se de uppgifter som är tilldelade mig. För detta ändamål finns vyer: det finns en vy för att se alla uppgifter i listan och en vy för att se uppgifter tilldelade den person som är inloggad.
En vy kan alltså definieras som en specifikation för hur innehållet i en lista eller ett bibliotek skall visas ut. Med vyer kan man exempelvis:
- Visa bara de objekt som uppfyller vissa kriterier
- Visa objekt sorterade i en viss ordning
- Visa ett urval av kolumnerna i listan eller biblioteket
- Gruppera objekten efter en kolumn
- Kombinationer av ovan
Bilden nedan visar fyra olika vyer av samma lista med städer och länder:
- Den första vyn visar "allt innehåll". Alla kolumner och alla objekt visas sorterad på när objektet skapades.
- Den andra vyn visar bara städer jag har besökt och den visar inte kolumnen "Besökt"
- Den tredje vyn visar all objekt sorterad på stad
- Den fjärde vyn grupperar objekt på land.
En vy kan ha ett helt annat utseende än den vanliga "listan". Nedan visas ett exempel på kalendervyn för en kalender. Källan är fortfarande en vanlig lista där objekten är händelser.
När du skapar en lista eller ett bibliotek så skapar SharePoint automatiskt en eller flera vyer beroende på vilken mall du utgår ifrån. Du kan sedan själv skapa nya vyer, redigera vyerna eller ta bort dem.
En vy tillhör alltid en och endast en specifik lista eller bibliotek. Listor och bibliotek är också de enda objekt i SharePoint som kan ha vyer. I SharePoint kan du endast se innehållet i listor och bibliotek genom dess vyer. Därför måste varje lista och bibliotek ha minst en vy (annars skulle objekten i listan vara oåtkomliga). Varje lista och bibliotek måste dessutom ha en och endast en standardvy (default view).
Varje vy har en egen webbsida. Webbsidans uppgift är just att visa innehållet i listan/biblioteket med de inställningar som gäller för vyn. Nedan ser du exempelvis webbsidan för vyn "Alla objekt" för listan "Min lista":
Du kan alltid navigera till standardvyn för en lista/bibliotek genom att klicka på listan eller biblioteket i "Allt webbplatsinnehåll". Har du länkar i vänstermenyn till listor och bibliotek så tar också dessa dig till standardvyn.
Menyfliksområde (Ribbon) för listor och bibliotek
De flesta webbsidor som visar en vy av en lista eller bibliotek ger dig tillgång till ett särskilt menyfliksområde (Ribbon) som hjälper dig arbeta med listan eller biblioteket. Menyfliksområdets utseende varierar något beroende på vilken mall listan/biblioteket är skapat från och vilken vy som visas
Fliken "Bläddra" (Browse) visar webbplatsens namn ("Min gruppwebbplats"), följt av listan eller bibliotekets namn ("Meddelanden") följt av vyns namn ("Alla objekt"). På raden under ser du listans beskrivning. Från denna flik kan du byta vy (om det finns fler än en vy) genom den lilla triangeln till höger om vyns namn.
Fliken "Objekt" (Items) låter dig arbeta med objekten (raderna) i listan. Det mesta är "utgråat" tills du markerar ett eller flera objekt i listan. Namnet på fliken varierar också beroende på vilken mall du har utgått i från. Den heter exempelvis "Dokument" (Documents) för dokumentbibliotek och "Händelser" (Events) för kalendrar. Läs mer om detta menyfliksområde i "Kolumner och objekt".
Fliken "Lista" (List) låter dig arbeta med hela listan. Det exakta utseendet av detta menyfliksområde beror lite på vilken mall som listan eller bibliotek är skapat från samt hur brett ditt fönster är. Även här beror namnet på fliken på vilken mall du har utgått i från. Den heter exempelvis "Bibliotek" (Library) för dokumentbibliotek och "Kalender" (Calendar) för kalendrar. Jag använder mig av de generiska begreppen Objekt och Lista.
En kuriositet är att bibliotek skapade på mallen Bildbibliotek använder SharePoints gamla (2007) sätt att hantera listor. För dessa bibliotek finns inget menyfliksområde utan bara de gamla menyraderna "Nytt, Överför, Åtgärder och Inställningar". Antar att Microsoft "glömde" Bildbiblioteket i migrationen till 2010...
Hantera vyer
På menyfliken "Lista" hittar du avsnittet "Hantera vyer" (Manage Views):
Under "Aktuell vy:" (Current View:) ser du ser vilken vy som just nu visas. Listans alla vyer finns under rullgardinsmenyn under rubriken "Aktuell vy:" och du kan byta vy genom att klicka på en vy:
Vyerna är uppdelade i tre kategorier
- Standard: Innehåller alltid exakt en vy nämligen standardvyn - den du kommer till från "Allt webbplatsinnehåll"
- Personligt: Vyer som endast du har tillgång till
- Offentligt: Vyer som alla har tillgång till
Det har ingen betydelse vilken vy du har valt när du arbetar med listans objekt. Om du exempelvis tar bort ett objekt när en viss vy visas så är objektet borta i alla vyer. När du tar bort ett objekt så tas det bort från listan/biblioteket - inte från vyn.
Du skapar en vy genom att klicka på "Skapa vy" (Create View) på fliken Lista/Bibliotek/Kalender från listan/bibliotekets menyfliksområde. Du modifierar en vy genom att först göra den till din aktuella vy och därefter trycka på "Ändra vy" (Modify View).
För att ta bort en vy, välj "Ändra vy" och tryck på "Ta bort" längst uppe eller längst nere. Det är även under "Ändra vy" som du kan markera ifall vyn skall vara standardvy. Läs mer om hur man arbetar med vyer i ett inlägget "Vyer".
- Peter Jochumzen
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar